4761
.pdf51
димых сведений.
Движение сырья и материалов по видам, сортам учитывается в карточках складского учета на основании первичных приходо-расходных документов: приходных ордеров, журналов учета поступающих грузов, транспортных и отгрузочных документов, актов о приеме материалов, требований для учета и отпуска, накладных на внутреннее перемещение и отпуск на сторону материалов и сырья, нарядов.
Виды обязательной финансово-бухгалтерской документации:
расчетные счета. Расчетные счета открываются предприятиями (организациями) или отдельными предпринимателями, имеющими статус юридического лица, на основании заявлений, карточек с образцами подписей, оттиска печати предприятия (организации), устава или учредительного договора, справки о государственной регистрации и полномочиях руководителей и главных бухгалтеров – по установленным формам;
документы по безналичным расчетным операциям – посредством ак-
цептной и безакцептной форм расчетов, аккредитивов, особых счетов, платежных переводов, чеков, распоряжений по бесспорномусписанию средств;
доверенности – письменные свидетельства о полномочиях, выдаваемые одним юридическим лицом другому для представительства перед третьими лицами. Реквизиты доверенности: срок действия, наименование и номер расчетного счета предприятия (организации), наименование и адрес банка, дата выдачи, фамилия, имя, отчество, паспортные данные лица, которому выдана доверенность, цель доверенности, подписи доверенного и доверяющего, печать юридического лица и дата выдачи доверенности, регистрационный номер по журналу учета выданных доверенностей;
приемные квитанции – документы, использующиеся для оформления приемки сырья, материалов, готовой продукции. В приемных квитанциях фиксируются: категория, сортность, вид материала, соответствие стандартам, единичная цена и общая стоимость. Заверяются квитанции подписями должностных лиц и печатью;
авансовые отчеты – документы, составляемые лицом, получившим наличные деньги (суммы под отчет) для выполнения возложенных на него обязательств или поручений руководства предприятия (организации).
Порядок подписания и удостоверения документов определяется должностными инструкциями предприятия (организации). Документы и письма, имеющие отношение к материальным гарантиям, связанные с получением товарноматериальных ценностей и денежных средств, подписываются первым руководителем предприятия (организации) и главным бухгалтером. На подписанных документах ставится печать, служащая удостоверением подписей и придает документам юридическую силу. Полномочия должностных лиц на подписание документов по учету и отчетности оформляются приказом по предприятию (организации).
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1.Каковы общие требования к составлению первичных документов?
2.Назовите виды обязательной бухгалтерской документации и их назначение.
3.Каковы особенности хранения бухгалтерских документов?
52
8 ЭТИКЕТ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ
8.1 Деловой этикет
Деловой этикет является одной из наиболее существенных характеристик делового мира. Деловой мир можно представить в виде следующих составных частей: личность делового человека, условия, в которых осуществляется то или иное дело, деловые отношения между партнерами и сослуживцами.
Деловой этикет – это совокупность правил, принципов и конкретных форм общения, обладающих рядом специфических особенностей. Важнейшими среди них являются ориентация на конструктивный результат, стремление разрешения конфликта, спорного положения, достижения договоренности, соглашения. В деловом общении интерес к обсуждаемой проблеме должен преобладать над симпатией или антипатией к партнеру. Речевой этикет является основной частью делового общения. Он предполагает вежливое и уважительное отношение к собеседнику, использование речевых норм приветствия, прощания и представления, умение правильно и лаконично формулировать свои мысли.
В основе правил делового этикета лежит: вежливое и уважительное отношение в деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающимися разное служебное положение; умение принимать решения и способность их выполнять; честность в деловых отношениях; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера и не задевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпадающему с мнением партнера; умение признавать свои ошибки, быть самокритичным; умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.
Деловое общение – это не только голосовое общение, но и общение посредством документов, деловой этикет проявляет себя в форме и содержании документов. Большое значение имеет соблюдение норм делового этикета при веде нии переписки. Первое и основное правило переписки – нельзя затягивать с ответом, заставляя корреспондента ждать. С деловым партнером нужно быть искренним и не писать ненужных писем. Проявлением этикета является употребление вступительных и заключительных формул вежливости.
С появлением Интернета образовалась глобальная среда письменной речи, которая имеет свой этикет. Сетевой этикет предъявляет к письмам свои требования. Свое имя и фамилию надо писать по-русски. Обязательно надо указывать конкретную тему письма. В содержании письма необходимо избегать долгих отступлений, писать надо кратко, ясно и по делу. Хороший стиль и связный текст письма говорит о грамотности автора.
Для переписки с иностранными корреспондентами можно использовать специально разработанные программы. Самые известные и распространенные в России текстовые процессоры – это Microsoft Word (для работы в системе Windows) и Лексикон (для работы в MS-DOS), а также Write и WordPad. Они являются хорошими помощниками в написании деловых писем на русском и других языках. В них есть готовые документы, которые можно выбрать по тематике, стилю, назначению. Нужно лишь дополнить письмо именами и коорди-
53
натами, которые известны только пользователю, и отправить его адресату. Если переписка ведется на английском или других языках могут помочь электронные словари: МультиЛекс, Lingo и другие. Как правило, время ответа на e-mail не должно превышать сутки (исключая нерабочие дни), если тема не подразумевает более длительных сроков для подготовки ответа.
Преимущество электронной почты определяется оперативностью доставки информации от корреспондента к адресату. При этом каждое переданное по электронной почте письмо должно быть оформлено в соответствии с установленными требованиями делового этикета. Любые документы должны иметь безупречный внешний вид, иначе можно потерять свой престиж и доверие партнеров.
Этикет деловых отношений предполагает широкий выбор правил и рекомендаций культурного поведения на работе. Культура деловых отношений нередко имеет большее влияние в управлении людьми, чем все другие, часто более глубокие и существенные качества.
8.2 Взаимодействие с иностранными партнерами
Деловая документация отражает особенности языка, культуры, традиции различных стран. Эти особенности нужно учитывать при составлении совместных документов с зарубежными партнерами и ведении переписки.
Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации, классификации и кодирования информации, унификации документов осуществляется национальными службами стандартизации в рамках ИСО – Международной организации по стандартизации. Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе установлены:
форматы бумаги для документов (ИСО 216: 1975); межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882: 1979);
формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535: 1977); основные требования к бланкам документов (ИСО 8439: 1990);
принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422: 1985).
Различия в правилах оформления документов, установленных стандартами ИСО и российскими стандартами, касаются: требований к проектированию бланков; состава реквизитов; написания реквизитов (лексика, оформление, пунктуация); расположения реквизитов на бланке.
В международных и отечественных стандартах нет единого подхода к установлению полей документа.
Применение международного стандарта, регионального или национального стандарта другой страны осуществляется в Российской Федерации путем полного или частичного включения его содержания в отечественный нормативный документ по стандартизации.
Деловая почтовая переписка – один из способов «наведения мостов» и достижения соглашения, особенно с новым торговым партнером, а также служит важным компонентом, способствующим достижению делового
54
взаимопонимания.
Основные требования к деловому письму – ясность изложения и легкость чтения, а также положительный тон. Дружеский тон, искренность, естественность – достижение желаемого результата.
Согласно принятому в международных отношениях стандарту, деловое письмо должно содержать четыре обязательных составных части – данные адресата, информативную часть, заключение. Данные отправителя и адресата содержат имя, фамилию, адрес и телефон.
В англоязычных странах адрес принято писать в такой последовательности: номер дома, название улицы, номер квартиры, город, штат, почтовый индекс. В странах СНГ адрес содержит наименование государства, почтовый индекс, город, улицу, номер дома, номер квартиры.
Деловое письмо оформляется на лицевой стороне листа. Международное письмо имеет следующие реквизиты:
сведения об отправителе (Issuer Field): наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номера телефона, телекса, телефакса; ссылки на индексы отправителя (получателя) (Reference Line);
дата (Date);
«внутренний адрес» (The inside Address), включающий наименование получателя письма (лица, организации) и его почтовый адрес;
указание на конкретное лицо, «К сведению» (Attention Line); вступительное обращение (Salution);
заголовок (Subject Line);
основной текст письма (Body of the Letter);
заключительная формула вежливости (Complimentary Close);
подпись (Signature);
указание на приложение (Enclosure);
указание на рассылку копий данного письма (CCNotation).
При оформлении писем зарубежному партнеру часто пользуются «блоковым стилем» (block style), имеющим следующие черты:
в левом углу сверху проставляются фамилия и адрес лица, которому направляется письмо;
фамилия и должность отправителя письма указываются ниже его подписи; справа пишется дата;
отсутствие пунктуации в адресе, а также после заключительной формулы вежливости;
от левого поля без отступа печатается текст.
Готовясь к переговорам, обмениваясь письмами, партнер должен готовить информацию о себе. Подготовка информации о себе – важная составляющая делового общения. Информация о себе должна содержать сведения об основных направлениях деятельности и об особенностях организации, которые могут представить особый интерес для потенциального партнера. Полезны сведения об опыте успешной работы, включая отзывы партнеров о работе организации,
55
информация о продукции, показывающая ее преимущества, гарантии надежной работы и обслуживания предполагаемой продукции.
Приглашение иностранного партнера (международный протокол)
При приглашении иностранного партнера в Российскую Федерацию необходимо быстро и юридически грамотно решить ряд вопросов: как правильно оформить приглашение; как получить визу на въезд в страну; как зарегистрировать прибывших.
Для того чтобы пригласить иностранного партнера, любая организация должна пройти обязательную регистрацию в Консульском управлении Министерства иностранных дел Российской Федерации. Для этого необходимо подготовить заявку-письмо на имя начальника Консульского управления Министерства иностранных дел Российской Федерации, в которой должны быть указаны: сфера деятельности; номера банковских счетов (рублевого и валютного); почтовые реквизиты; перечень средств связи; имена сотрудников, имеющих право подписи договоров; фамилии и телефоны сотрудников, занимающихся протокольными вопросами; и представлены копии: устава (нотариально заверенную копию); решения местных органов о регистрации; справки о постановке на учет в налоговой инспекции; свидетельства о регистрации в МИД РФ (для общественных организаций); свидетельства о регистрации в Российском агентстве международного сотрудничества и развития (для предприятий и фирм с иностранными инвестициями).
После получения от организации перечисленных документов Консульское управление МИД РФ в течение 30 дней вносит ее в списки организаций, имеющих право непосредственного приглашения иностранных партнеров в Россию.
В тексте приглашения должны быть указаны: фамилия и имя; число, месяц и год рождения; пол, гражданство, номер паспорта; цель поездки (переговоры, выставка, симпозиум); маршрут следования; дата въезда и выезда из страны; наименование принимающей организации; фамилия и должность лица, подписавшего приглашение.
Приглашение направляется в виде телекса или письма. Приглашение, направленное иностранному партнеру, является достаточным основанием для получения визы.
Для получения визы иностранному партнеру следует представить: письмозапрос на визу от инофирмы; российскую визовую анкету; полученное приглашение; паспорт; 3 фото размером 4х5 см.
Целью визита иностранных партнеров является проведение переговоров, семинаров, симпозиумов, подписание договоров, организация выставок.
Программа пребывания зарубежных партнеров разрабатывается заранее и обычно включает следующие пункты:
утверждение программы пребывания иностранной делегации; состав делегации; срок пребывания;
ответственные за прием делегации;
56
контактные телефоны; подпись лица, отвечающего за прием иностранной делегации.
Смета расходов на прием иностранной делегации включает пункты: утверждение сметы руководителем организации; сроки пребывания иностранной делегации; количественный состав иностранной делегации;
статьи расходов (бытовые расходы, культмассовые мероприятия); оплата переводчика по договорным ценам; транспортные расходы; товарищеский ужин; стоимость сувениров; завтраки, обеды, ужины;
подпись ответственного за прием делегации и главного бухгалтера. Основным элементом ведения переговоров по импорту является составление
и утверждение документа «Конкурентный лист», а по экспорту «Обоснование цены». Обязательные реквизиты конкурентного листа: утверждение; название документа; наименование товара, качество, упаковка; количество; срок поставки; платеж; рыночные цены; тенденция рынка; особые условия; цена предыдущей сделки в рублях с указанием страны, фирмы; оптовая цена; лимит цены и базис по курсам валют Центробанка на (дата) в пересчете на СИФ или франко граница РФ; срок действия лимита; подпись руководителя организации и руководителя подразделения.
Обязательные реквизиты документа «Обоснование цены»: (помимо реквизитов предыдущего документа); страны назначения; таможенные пошлины в странах назначения на товар из РФ и товар конкурентов; накладные расходы в Российской Федерации.
УТВЕРЖДАЮ Президент АО
___________И. И. Иванов «___»__________2006 г.
ПРОГРАММА пребывания немецкой делегации в составе 2-х человек, прибывающих в
АО « » для решения вопросов взаимного сотрудничества
Состав: 2 человека – Франц Шмидт – президент фирмы «Аустроварен»;
– Отто Штайнер – руководитель отдела закупок. Срок пребывания – 3 дня.
Прибытие 1 мая 2006 г. Убытие 3 мая 2006 г.
Ответственный за прием – Семёнов Юрий Константинович.
57
Дата |
Время |
Мероприятия |
|
Ответственные |
01.05.2006 |
10.00 |
Встреча в аэропорту |
|
Семенов Ю. К. |
|
10.45 |
Размещение в гостинице |
|
Семенов Ю. К. |
|
|
«Интурист» |
|
|
|
11.00 |
Уточнение программы |
|
|
|
11.15 – 17.00 |
Свободное время, автомобильная |
Семенов Ю. К. |
|
|
|
и пешеходная прогулка по городу |
|
|
|
18.00 – 21.00 |
Праздничный ужин с представи- |
Галкина Г. Н. |
|
|
|
телями компании |
|
|
|
21.00 – 23.00 |
Вечерняя прогулка по городу |
Морозов С. Г. |
|
02.05.2006 |
8.00 |
Завтрак |
|
Семенов Ю. К. |
|
12.00 – 14.00 |
Переговоры на предприятии |
Морозов С. Г. |
|
|
|
|
|
Холодов И. И. |
|
|
|
|
Галкина Г. Н. |
|
|
|
|
Семенов Ю. К. |
|
15.00 – 17.00 |
Продолжение переговоров |
|
|
|
с 17.00 |
Свободное время, автомобильная |
Холодов И. И. |
|
|
|
прогулка по окрестностям города |
|
|
|
|
|
|
|
03.05.2006 |
8.00 – 9.00 |
Завтрак |
|
Семенов Ю. К. |
|
9.00 – 11.00 |
Ознакомление с отделами фирмы |
Иванов И. И. |
|
|
12.00 – 13.00 |
Обед |
|
|
|
14.00 – 15.30 |
Выработка конкретной програм- |
Морозов С. Г. |
|
|
|
мы сотрудничества по экспорту и |
Холодов И. И. |
|
|
|
импорту |
|
Галкина Г. Н. |
|
|
|
|
Семенов Ю. К. |
|
15.40 – 16.40 |
Посещение музея |
|
Холодов И. И. |
|
17.30 |
Подписание соглашения о взаим- |
Иванов И. И. |
|
|
|
ном сотрудничестве и конкрет- |
|
|
|
|
ных контрактов по экспорту и |
|
|
|
|
импорту |
|
|
|
19.00 |
Торжественный ужин |
|
|
|
22.00 |
Отлет в Берлин |
|
|
Начальник отдела внешних связей |
Ю. С. Воробьев |
Запись беседы (справка) – документ, оформляемый при ведении переговоров с иностранным партнером. В справке должны быть отмечены позиции сторон, высказывания, соображения, возражения, достигнутые договоренности.
Обязательными реквизитами документа являются:
фамилия и должность ведущего беседу от имени российской делегации; имя и должность иностранного представителя фирмы; фамилия лица, разрешившего проведение встречи; место проведения встречи и дата; продолжительность беседы; присутствующие на беседе с обеих сторон;
58
язык, на котором велась беседа; содержание беседы (краткое или полное); лицо, записавшее беседу; виза лица, проводившего беседу;
количество экземпляров документа.
В содержание беседы должно быть обязательно включено: существо беседы; факты передачи или получения служебной или технической документации; факты получения или вручения памятных подарков или сувениров.
ЗАПИСЬ БЕСЕДЫ
__________________________________________________________________
( фамилия и должность ведущего беседу от имени российской организации)
__________________________________________________________________
(имя и должность иностранного представителя фирмы, организации)
Проведение встречи разрешил:
_____________________________________________________________
( фамилия руководителя подразделения, должность)
Встреча состоялась: ____________________________________________
(место проведения встречи и дата)
Продолжительность беседы, с ______ часов до ____________ часов
На беседе присутствовали:
со стороны РФ: ____________________________________________________
__________________________________________________________________
со стороны инофирмы (организации):
__________________________________________________________________
Беседа велась на ______________________________ языке.
Содержание беседы :
Беседу записал
__________________________________________________________________
(Должность, подпись, фамилия)
__________________________________________________________________
(Виза лица, проводившего беседу)
59
Беседа составлена на ________________ листах.
УКАЗАНИЕ: в содержании беседы должно быть обязательно включено:
1)существо беседы;
2)факты передачи или получения служебной или технической документации (памятные записки, письма, чертежи, нормали, технические паспорта, стандарты, формуляры, схемы, эскизы;
3)факты получения или вручения памятных подарков или сувениров;
4)если беседа записана на 2-х и более листах, фамилия и должность записавшего беседу с его подписью и виза лица, проводившего беседу указываются в конце беседы, а на обратной стороне последнего листа беседы делается поэкземплярная разметка.
Справка на фирму – юридический документ, дающий характеристику организации, фирмы, товара или услуги. Обязательными реквизитами справки являются: название фирмы, организации; страна; юридический адрес; телеграфный адрес; год основания; товар (услуги); деловая характеристика фирмы (общая характеристика, финансово-экономические показатели, руководящий состав фирмы, организации).
Знание делового протокола, этикета очень важны для любого делового человека, чтобы быть способным вести дела на высоком профессиональном уровне, уметь построить беседу, переговоры и добиться успеха, как вести себя на протокольных мероприятиях. Важно понимать общие закономерности делового общения для анализа складывающихся ситуаций и нахождения решения проблем, учитывая интересы партнера говорить с ним на общем языке.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1.Перечислите правила делового этикета?
2.Какие основные требования предъявляются к деловому письму согласно международному стандарту ИСО?
3.Какие существуют правила переписки по Интернету с иностранными корреспондентами?
4.Перечислите правила оформления иностранного партнера в Российской Федерации?
5.Что входит в состав реквизита «Программа пребывания»?
6.Какие виды документов оформляются при ведении переговоров с иностранными партнерами?
9АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
9.1Выбор подхода к автоматизации документооборота
Необходимость автоматизации документооборота фирмы (организации) является требованием сегодняшнего дня. Делопроизводство с использованием бумажных журналов и карточек несовместимо с требованиями повышения эф-
60
фективности работы на фирме (организации) в силу причин:
информация о документах и ходе их исполнения распределена по системе карточек организации и ее структурных подразделений. Получение информации о работе с документами на фирме (организации) требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных карточек;
картотеки документов обычно отделены от исполнителей, они содержат неполную и неоперативную информацию о состоянии документов;
размножение и перемещение большого количества бумажных документов, ведение многочисленных и дублирующих друг друга журналов и карточек приводит к большим объемам непроизводительных трудозатрат.
Фирма Microsoft совместно с партнерами предлагает два поэтапных про- граммно-методологических решения в области организации документооборота:
автоматизированное делопроизводство для бумажного документооборота; электронный документооборот и делопроизводство.
Автоматизированное делопроизводство для бумажного документооборота является основным подходом к автоматизации документооборота на фирмах (организациях). Обрабатываемые документы, в том числе и передаваемые при использовании средств вычислительной техники, имеют две формы – традиционно бумажную и электронную. Современные средства подготовки документов подразумевают электронную форму хранения документа, а нормативная база и устоявшиеся правила обращения – бумажную. Как правило, руководители предпочитают работать с документами в бумажном виде. Обмен официальными документами между фирмами (организациями) и передача их в государственные архивы происходит в бумажной форме.
Документом считается документированная информация в любой форме и на любом носителе, произведенная или полученная в начале, в ходе или по завершении деятельности организации или отдельного лица и имеющая содержание, контекст и структуру. Отличительной характеристикой электронных документов является то, что их содержание документируется на таком носителе и такими символами (двоичными знаками), которые требуют компьютерной или подобной технологии для прочтения и понимания. Электронные документы, в отличие от традиционных документов, являются не физической, а логической целостностью. Электронным документом не может считаться дискета или файл. Электронная запись признается электронным документом, только если она является результатом и доказательством деятельности.
Электронный документооборот и делопроизводство является технологическим ответом на требования, предъявляемые текущей политико-экономической ситуацией к эффективности фирм (организаций). Электронный документооборот и делопроизводство является конечной целью, достижимой после внедрения автоматизированного бумажного документооборота и делопроизводства.
10 января 2002 г. принят Федеральный закон № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», целью которого является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном