5710

33

Представления Использование ресурсов и График ресурсов дают бо-

лее подробную информацию, позволяя узнать, на какие дни и задачи приходится перегрузка ресурса. Участок графика ресурсов, отображающего трудозатраты ресурса Петров В.В., представлен на рисунке 27. Выбор данных, отображаемых на графике, осуществляется в контекстном меню, вызываемом щелчком правой кнопкой мыши в правой области графика.

Рисунок 27 – Представление График ресурсов

После выявления перегруженных ресурсов необходимо провести выравнивание загрузки. В MS Project эту операцию можно выполнить автоматическими средствами или перераспределить загрузку вручную. Следует помнить, что MS Project выполняет автоматическое выравнивание только для типовых случаев, в более сложных ситуациях необходимо работать в полуавтоматическом или ручном режимах.

Диалоговое окно автоматического выравнивания ресурсов открываем командой Сервис → Выравнивание загрузки ресурсов (рисунок 28). Работа средства основана на использовании классических методов выравнивания: переносе сроков выполнения задач и увеличении их длительности. Выполним настройку средства, установив следующие параметры:

способ пересчёта параметров проекта: автоматический пересчёт параметров проекта сразу при создании назначений или вручную – пересчёт выполняется при нажатии кнопки Выравнять;

интервал времени, учитываемый при выравнивании перегрузки (по минутам, по часам, по дням и т. д.);

диапазон времени, в пределах которого выполняется выравнивание: от начала до конца проекта или только для заданного периода;

способ (алгоритм) устранения превышений доступности.

34

Алгоритм устранения превышений доступности в первую очередь определяется принятым порядком выравнивания. Возможны три варианта:

Только по идентификаторам – в первую очередь изменяются параметры задач с наибольшими идентификаторами, то есть расположенных ниже в списке задач.

Стандартный – порядок переноса сроков выполнения и увеличение длительности задач определяется временным резервом задачи (первыми переносятся задачи с наибольшим резервом), датами (в первую очередь откладываются задачи с поздней датой начала), приоритетом и ограничениями задачи.

По приоритетам, стандартный – программа сортирует задачи по приоритету, а затем использует стандартный способ (этот вариант используется, если при составлении плана у задач был установлен разный приоритет).

Набор флажков позволяет дополнительно указать может ли MS Project при переносе задач изменять дату окончания проекта (флажок Выравни-

вание только в пределах имеющегося резерва); допускается ли коррек-

ция только отдельных назначений для задачи, а не всей задачи; допускается ли при выравнивании прерывать задачи (флажок При выравнивании допускается прерывание оставшихся трудозатрат).

Если необходимо выровнять загрузку только некоторых ресурсов, то предварительно выделяем эти ресурсы в представлениях Лист ресурсов

или Использование ресурсов.

Рисунок 28 – Окно Выравнивание загрузки ресурсов

35

В ряде случаев возникает необходимость запрета выравнивания назначений для некоторых задач. Также может возникнуть необходимость запре-

та прерывания задач при выравнивании для определенных задач. Однако запрет (разрешение) соответствующих флажков (см. рисунок 28) распространяется на все задачи. В этих случаях в таблицу со списком задач (используем представление Диаграмма Ганта или представление Использо-

вание задач) необходимо добавить поле Выравнивание назначений и поле Допускается прерывание при выравнивании. Для этого командой

Вставка → Столбец открываем окно Определение столбца. В раскрыва-

ющемся списке выбираем требуемое поле. После добавления поля в таблицу необходимо в этом поле указать значения Да или Нет для требуемых задач. Пример добавления полей представлен на рисунке 29. В проекте – примере при выравнивании загрузки запреты для задач не используются.

Рисунок 29 – Добавление полей в таблицу

Выполним автоматическое выравнивание загрузки ресурсов. Результаты выравнивания загрузки просмотрим в представлении Диаграмма Ганта с выравниванием (команда Вид → Другие представления → в окне выделяем «Диаграмма Ганта с выравниванием» → кнопка «Применить»).

На этой разновидности диаграммы Ганта отображаются текущий план проекта (план после выравнивания) и состояние плана до выравнивания. Кроме этого тонкими линиями отображаются задержки задач в результате выравнивания и(или) образовавшийся резерв времени задач. Выравнивающая задержка задач, выраженная в единицах астрономической длительности, дополнительно приведена в таблице представления.

После выравнивания загрузки даты начала и окончания ряда задач изменились, длительность этих задач и проекта в увеличилась (рисунок 30).

36

Рисунок 30 – Представление Диаграмма Ганта с выравниванием

Если в процессе автоматического выравнивания возникла ситуация, когда выровнять загрузку ресурсов невозможно, то MS Project отобразит специальное диалоговое окно с сообщениями. Кнопки этого окна позволяют пропустить ресурсы, перегрузка которых неустранима или полностью отменить выравнивание.

Когда автоматическое выравнивание загрузки не даёт желаемого результата, прибегают к ручному выравниванию. Оно осуществляется в два этапа.

1.В представлении Использование ресурсов находят задачи назначения, на которые перегружают ресурсы. Для удобства поиска можно применить фильтр, отбирающий только перегруженные ресурсы (команда

Проект → Фильтр → Ресурсы с превышением доступности).

2.Выбирают один из способов выравнивания загрузки:

снижение объёма работы для перегруженных ресурсов, сокращением некоторых задач или назначением другого ресурса на их выполнение;

перенос «конфликтных» задач по срокам, изменение длительности или перерыв исполнения этих задач;

изменение профиля загрузки ресурсов;

ресурс остаётся перегруженным, но работа, выполняемая ресурсом сверх нормы, обозначается как сверхурочная.

Перенос трудозатрат на сверхурочные работы осуществляется следующим способом. В таблицу представления Использование ресурсов добавляем поле Сверхурочные трудозатраты (способ добавления представлен на рисунке 29). Для задач, дающих перегрузку ресурса, часть или все трудозатраты указываются как сверхурочные.

В проекте – примере автоматическое выравнивание загрузки ресурсов дает удовлетворительный результат (рисунок 30), поэтому ручное выравнивание загрузки не применяется.

37

Практическое задание

1.Используя необходимые представления, определите, есть ли в Вашем проекте перегруженные ресурсы.

2.Найдите задачи назначения, на которые перегружают ресурсы. Определите, на какие дни попадает перегрузка.

3.Настройте средство автоматического выравнивания загрузки ресурсов и выполните выравнивание загрузки.

4.Просмотрите результаты выравнивания загрузки в представлении

Диаграмма Ганта с выравниванием. Что произошло с параметрами отдельных задач и проекта в целом?

5.Если результат выравнивания не удовлетворителен, проведите автоматическое выравнивание при измененных настройках или выровняйте загрузку ресурсов вручную.

4.Анализ и оптимизация плана

4.1. Анализ и оптимизация длительности проекта

В ходе анализа плана проекта необходимо оценить возможность его выполнения в установленные сроки. В MS Project используется два классиче-

ских метода анализа: метода PERT (Program, Evaluation and Review Technique) и метод критического пути (CPM – Critical Path Method).

Суть метода PERT заключается в расчёте наиболее вероятной длительности каждой задачи проекта, основанном на трёх оценках длительности задач:

Пессимистичной – соответствует наименее благоприятным условиям выполнения задачи, даёт максимально возможную длительность;

Оптимистичной – соответствует наиболее благоприятным условиям выполнения задачи, дает минимально возможную длительность;

Ожидаемой – усредненные условия выполнения задачи.

Все варианты длительности каждой задачи находятся в интервале между оптимистической и пессимистической оценками. Предполагается, что продолжительность каждой задачи подчиняется так называемому бета – распределению. Поэтому наиболее вероятная длительность задачи рассчитывается в соответствии с удельным весом каждой оценки и может не совпадать со средним значением длительности задачи.

Наиболее вероятная длительность задачи рассчитывается по формуле

		38
	T	TОПТ KОПТ TОЖИД KОЖИД TПС KПС	,
		6

где ТОПТ, ТОЖИД, ТПС – оптимистическая, ожидаемая и пессимистическая длительности задач; КОПТ, КОЖИД, КПС – оптимистический, ожидаемый и пессимистический весовые коэффициенты (сумма коэффициентов должна равняться 6).

Выполним анализ проекта по методу PERT. Для этого добавим на панели инструментов MS Project панель инструментов метода (Вид → Панель инструментов → Анализ по методу PERT) (см. рисунок 31).

Рисунок 31 – Панель инструментов для анализа по методу PERT

После активизации панели инструментов нажимаем на кнопку Лист ввода PERT и переходим в таблицу ввода данных для анализа (рисунок 32). В соответствующие поля появившейся таблицы вводим оценки дли-

тельности задач (оценки водим только для задач, не имеющих подзадач, и собственно подзадач; веха не имеет длительности!). Пессимистическая,

оптимистическая и ожидаемая длительности не обязательно должны быть разными, если задача имеет фиксированную длительность, то все три поля должны содержать одинаковые значения. Кроме того, ожидаемая длительность может совпадать с пессимистической или оптимистической оценкой.

Рисунок 32 – Ввод данных для анализа по методу PERT

39

В случае, когда метод PERT применяется только для нескольких задач проекта, для ввода данных целесообразно воспользоваться специальной формой метода. Для этого в любом представлении выделяем нужную задачу и нажимаем на кнопку Форма ввода PERT (см. рисунок 33).

Рисунок 33 – Форма ввода данных для анализа по методу PERT

По умолчанию ожидаемая длительность имеет весовой коэффициент 4, а пессимистическая и оптимистическая по 1. Чем больше будет весовой коэффициент у определённой длительности, тем ближе к ней будет длительность, определённая в результате анализа. Если развитие событий ожидается по оптимистическому или пессимистическому сценарию, то соответствующие весовые коэффициенты можно увеличить за счёт снижения других. Для изменения коэффициентов метода нажимаем на кнопку Задание весовых коэффициентов метода PERT и вводим значения в открывшейся форме (рисунок 34).

Рисунок 34 – Задание весовых коэффициентов метода PERT

После ввода исходных данных метода переходим к расчёту. Так как в результате расчёта длительности, даты начала и окончания задач (подзадач), определённые на предыдущих этапах планирования, будут изменены,

целесообразно сохранить файл проекта под другим именем. Это даст воз-

можность вернуться к исходным параметрам плана. Расчёт начинается по-

сле нажатия кнопки Вычисления по методу PERT.

40

После расчёта все представления MS Project будут отображать план проекта с ожидаемой длительностью задач (подзадач). Просмотреть диаграммы Ганта для разных оценок длительности задач можно после нажатия соответствующих кнопок панели инструментов метода (см. рисунки 31 и 35).

Рисунок 35 – Диаграммы Ганта различных вариантов плана проекта

Примечание: Анализ по методу PERT можно применять на начальном этапе формирования плана проекта.

После проведения анализа необходимо проверить, не появилась ли перегрузка ресурсов проекта.

41

В ходе анализа может возникнуть необходимость сокращения длительности проекта, что может быть выполнено уменьшением длительности определённых задач (подзадач). Для выявления задач, от которых зависит длительность проекта, можно воспользоваться анализом плана проекта методом критического пути.

MS Project считает критическими задачи, которые имеют ограничения «Фиксированное начало» или «Фиксированное окончание»; ограничения «Как можно позже», если проект планируется от даты начала, ограничения «Как можно раньше», если проект планируется от даты окончания; задачи, дата окончания которых превышает дату крайнего срока или совпадает с ней и задачи с резервом времени меньше установленного значения.

Время, на которое можно задержать исполнение задачи без увеличения длительности проекта – резерв времени. Величину критического резерва времени можно установить на вкладке Расчёт окна Параметры (команда Сервис → Параметры) в пункте «Считать критическими задачи, имеющие резерв не более ... дней».

Критический путь проекта на диаграмме Ганта можно получить после форматирования диаграммы. Для форматирования диаграммы запустим

Мастер диаграмм Ганта (команда Формат → Мастер диаграмм Ган-

та). Установим переключатель Критический путь во втором окне мастера, последовательно нажмем кнопки Готово и Форматировать. В результате критические задачи (подзадачи) проекта будут выделены красным цветом (рисунок 36).

Рисунок 36 – Диаграмма Ганта с критическими задачами проекта

После проведения анализа плана проекта по методу PERT можно сделать вывод о возможности реализации проекта в установленные сроки. Если сроки не выдерживаются, приступаем к корректировке длительности критических задач (подзадач). Для этого можно применить несколько методов: сократить объём работ задачи, добавить ресурсы для ускорения вы-

42

полнения работ задачи, разбить задачу на подзадачи, выполняемые одновременно разными ресурсами.

Практическое задание

1.Сохраните файл проекта под новым именем.

2.Используя экспертные оценки длительности задач (подзадач), задайте исходные данные для анализа по методу PERT. Выполните расчёт.

3.Просмотрите диаграммы Ганта оптимистического, ожидаемого и пессимистического вариантов плана. Сделайте вывод о возможности реализации проекта в установленные сроки.

4.Определите критический путь проекта путём форматирования диаграммы Ганта.

5.Если проект невозможно выполнить в установленные сроки, приступайте к корректировке длительности задач (подзадач) проекта.

4.2. Анализ стоимости проекта. Отчёты MS Project

При анализе стоимости проекта оцениваются суммарные затраты на проект и соотношение составляющих затрат. Если затраты на какую-то из составляющих проекта или весь проект превышают ожидаемые то выполняется корректировка стоимости проекта.

Для просмотра данных о затратах необходимо в выбранном представле-

нии открыть таблицу Затраты (Вид → Таблица → выбрать таблицу

«Затраты»). При анализе структуры затрат рассматривается:

распределение затрат по задачам проекта (используем представления

Диаграмма Ганта или Использование задач);

распределение затрат на ресурсы проекта (представления Лист ре-

сурсов или Использование ресурсов);

соотношение между затратами на сверхурочные и обычнее работы (для просмотра данных о сверхурочных затратах необходимо добавить поле Затраты на сверхурочные в таблицу выбранного представления (добавление поля см. на рисунке 29)).

Данные о суммарных затратах проекта представлены в окне Статисти-

ка проекта (Проект → Сведения о проекте → кнопка «Статистика»).

Во всех рассмотренных случаях мы получаем абсолютную величину затрат. Для определения процентного соотношения затрат необходимо ис-

пользовать вычисления в таблицах MS Project.