книги / Основы делопроизводства
..pdf
Демидова Н.И. Основы делопроизводства |
21 |
24.ОФОРМЛЕНИЕ ОТМЕТКИ О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ
ВРАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТАХ И ПРИЛОЖЕНИЯХ К НИМ
Обратите внимание на особенности оформления реквизитов в Указе Президента РФ
22 |
Демидова Н.И. Основы делопроизводства |
25. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТА «ПОДПИСЬ»
Подпись реквизит документа, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
а) Подписание документа руководителем предприятия
Директор |
|
С.Д. Промокашкин |
|
|
Подпись в документе, оформленном |
|
|
на бланке предприятия, содержит |
|
|
краткое наименование должности |
|
|
Подпись в документе, оформленном |
|
|
не на бланке предприятия. |
|
|
Расшифровка личной подписи |
|
|
оформляется на уровне последней |
Директор |
|
строки наименования должности |
|
|
|
Всероссийского |
|
|
научно-исследовательского |
|
|
института бумаги |
|
С.Д. Промокашкин¶¶ |
12 см
б) Подписание документа несколькими должностными лицами одной организации
Директор |
Мел |
М.М. Мельник |
Главный бухгалтер |
Веснина |
Т.Г. Веснина |
в) Подписание документа несколькими должностными лицами разных организаций
Директор |
|
Директор ПТУ № 21 |
НПО „Северстройпроект" |
|
|
Иванов |
А.О. Иванов |
Петров Ю.Я. Петров |
4 см
10 см
12 см
Демидова Н.И. Основы делопроизводства |
23 |
26. ПРОЦЕДУРА СОГЛАСОВАНИЯ
Согласование документа; визирование ‒ оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
СОГЛАСОВАНИЕ
внешнее |
внутреннее |
гриф согласования |
виза согласования |
|
лист согласования
Документ
согласования (письмо, протокол)
27. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТА «ВИЗА СОГЛАСОВАНИЯ»
Виза официального документа реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Начальник отдела кадров Кадровская С.Д. Кадровская
29.01.2016
4 см
Замечания прилагаются
Юрисконсульт
БуквИ В. Буквин
25.01.2016
24 Демидова Н.И. Основы делопроизводства
28. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТА «ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ»
Гриф согласования реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
|
|
|
|
|
Согласование |
|
|
СОГЛАСОВАНО |
|
|
с должностным лицом |
|
|
|
Зав.архивом |
|
|
|
|
|
|
Пермского государственного |
|
|
|
||
|
технического университета |
|
|
|
||
|
|
|
А.Г. Грязнова |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4 см |
|
Согласование документом |
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
СОГЛАСОВАНО |
|
(протоколом, письмом) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Письмо Росархива |
|
|
|
|
|
от 21.02.2016 № 03-11/189 |
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ |
|
|
|
|
|
проекта Положения о принципах сотрудничества |
|
|||
|
|
СОГЛАСОВАНО |
|
СОГЛАСОВАНО |
|
|
|
|
Генеральный директор |
Генеральный директор |
|
||
|
|
АО «Урал» |
|
АО Торговый дом «Пермь» |
|
|
|
|
Пирогов |
Н.А. Пирогов |
Влас |
В.В. Власов |
|
|
24.12.2015 |
|
24.12.2015 |
|
|
|
|
|
СОГЛАСОВАНО |
|
СОГЛАСОВАНО |
|
|
|
|
Генеральный директор |
Директор ООО «Сфера» |
|
||
|
|
ПАО «Энергия» |
|
|
|
|
|
|
Семен |
С.С. Семенов |
Круглова |
И.И. Круглова |
|
|
25.12.2015 |
|
24.12.2015 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
12см
29.РЕКВИЗИТ «ОТТИСК ПЕЧАТИ»
Демидова Н.И. Основы делопроизводства |
25 |
30. ФОРМА ПОЛОЖЕНИЯ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ
Наименование организации |
УТВЕРЖДАЮ |
|||
ПОЛОЖЕНИЕ |
Наименование должности |
|||
руководителя |
||||
|
№ |
|
||
|
подпись И.О. Фамилия |
|||
место издания |
||||
дата |
||||
|
|
|
||
о (наименование |
|
|||
структурного подразделения) |
|
|||
1.Общие положения (цели, место подразделения в общей структуре предприятия, форма управления, чем руководствуется в своей деятельности, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие печати)
2.Основные задачи
3.Функции
4.Права и обязанности
5.Взаимоотношения. Связи (регламентируются документационные и информационные потоки, основные документы, создаваемые подразделением, указывается, с какими подразделениями и организациями взаимодействует, в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия)
Наименование должности |
|
|
руководителя отдела |
подпись |
И.О. Фамилия |
Визы согласования с заинтересованными должностными лицами
с
т
р
у
к
т
у
р
а
т
е
к
с
т
а
26 |
Демидова Н.И. Основы делопроизводства |
31. ОБРАЗЕЦ ИНИЦИАТИВНОГО ПИСЬМА, НАХОДЯЩЕГОСЯ НА ОПЕРАТИВНОМ ХРАНЕНИИ В ОБЩЕСТВЕ
С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ЯРМАРКА»
Акционерное общество
КАМАСТРОЙ
Садовая ул., д.43, г.Пермь , 614121 Тел./факс (3422) 542 890, ОКПО 0426789, ОГРН 21578964501
ИНН 5709544354870
02.09.2016 |
№ 894/05-06 |
|
|
|
|
об участии в выставке «Стройинвест»
К
Директору
ООО Выставочный центр «Ярмарка»
П.П. Фунтикову
ул.Б.Морская, д.163, С.-Петербург, 198054
Начальнику отдела маркетинга Алексеенко включить и выслать требуемое
10.09.2016 ПФунт
Уважаемый Порфирий Петрович!
В соответствии с программой международной выставки
«Стройинвест», опубликованной в газете «Вечерний город» № 40 от
25.08.2016, направляем Вам заявку на участие в выставочно-ярмарочных
мероприятиях.
Просим уточнить график и условия монтажа и демонтажа
технического оборудования.
Приложение: на 2 л. в 2 экз.
Директор |
Полтор |
Д.А. Полторацкий |
Грибова 43 45 32
|
ООО «Ярмарка» |
||
В дело 03-06 |
Дата 10.09.2016 |
||
Оправлено письмо от 16.09.2016 № 727 |
Вх. № |
1322 |
|
Алексеенко 16.09.2016 |
|
|
|
|
|
|
|
Демидова Н.И. Основы делопроизводства |
|
|
27 |
|
|
32. ОБРАЗЕЦ ОТВЕТНОГО ПИСЬМА, СОДЕРЖАЩЕГО ОШИБКИ |
|
|
|||
|
|
Я |
|
|
|
Общество с ограниченной ответственностью |
|
|
|||
|
Выставочный центр «ЯРМАРКА» |
|
|
|
|
Б.Морская ул., д.163, С-Петербург, 198054, тел.145 43 44 |
|
|
|||
ОКПО 123456789, ОГРН 123456321654, ИНН/КПП 789546/65498733 |
|
||||
Исх.№ 321 от 22.09.2016 г. |
Уважаемому г-ну директору ЗАО |
2 |
|||
|
1 |
Камастрой Д.А. Полторацкому |
|||
|
|
||||
На № 894/05-06 от 02.09.2016 |
ул.Садовая, д.43, г.Пермь , 614121 |
|
|||
|
|
|
|||
|
|
Тел./факс (3422) 542 890 |
|
3 |
|
|
Уважаемый г-н Полторацкий Д.А.! |
4 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В ответ на Ваше письмо № 894/05-06 от 02.09.2016, |
сообщаем |
Вам, |
|
||
что заявка Вашего предприятия на участие в весенней экспозиции нашего |
|
||||
Выставочного центра рассмотрена отборочным советом и принята |
5 |
||||
исполнению. Для |
подготовки выставочной экспозиции |
Вам необходимо |
|||
командировать в ВЦ «Ярмарка» не позднее 10 октября 2016 года сроком на 3 |
|
||||
дня ответственного исполнителя для монтажа и демонтажа технического |
|
||||
оборудования. |
|
|
|
|
|
Директор |
6 |
|
|
|
7 |
ООО Выставочного |
|
|
|
|
|
центра «ЯРМАРКА |
Фунт |
Фунтиков П.П. |
|
|
|
Анализ допущенных ошибок: |
|
|
|
|
|
1)дату документа следует оформлять перед регистрационным номером без слова «год»;
2)при адресовании документа руководителю организации следует указывать должность руководителя без формулы вежливости;
3)в реквизите «адресат» номер телефона не указывается;
4)в приведенной фразе нет необходимости, данные об инициативном письме указаны в реквизите «ссылка на регистрационный номер и дату»;
5)текст письма следует разбить на 2 части;
6)подпись в письме, оформленном на бланке предприятия, содержит сокращенное наименование должности лица, подписавшего документ;
7)инициалы указываются перед фамилией;
8)отсутствуют заголовок к тексту и отметка об исполнителе;
9)в письме, оформленном на продольном бланке, не хватает места для нанесения реквизита «резолюция»;
10)отсутствует отметка о наличии приложения.
28 |
Демидова Н.И. Основы делопроизводства |
|
33. ВАРИАНТ ПРАВИЛЬНОГО ОФОРМЛЕНИЯ ОТВЕТНОГО ПИСЬМА |
Я
Общество с ограниченной |
Директору АО «Камастрой» |
|
ответственностью |
|
Д.А. Полторацкому |
Выставочный центр «ЯРМАРКА» |
ул. Садовая, д. 43, г. Пермь , 614121 |
|
Б.Морская ул., д.163, С.-Петербург, |
|
|
198054, тел.145 43 44 |
|
|
ОКПО 123456789, ОГРН 123456321654, |
|
|
ИНН/КПП 789546/65498733 |
|
|
16.09.2016 |
№ 727 /03-06 |
|
На № 894/05-06 |
от 02.09.2016 |
|
о рассмотрении заявки на участие в выставке «Стройинвест»
Уважаемый Дмитрий Александрович!
Сообщаем Вам, что заявка Вашего акционерного общества на участие
в выставке «Стройинвест» рассмотрена отборочным советом и принята
к исполнению.
Для подготовки выставочной экспозиции Вам необходимо
командировать в ВЦ «Ярмарка» не позднее 10 октября 2016 года сроком на
4 дня ответственного исполнителя для монтажа технического оборудования.
Приложение: 1. График монтажа, работы и демонтажа выставок на 2 л.
2. Порядок подготовки и проведения монтажа/демонтажа технического оснащения на 15 л.
Директор |
ПФунт |
П.П. Фунтиков |
С.С. Смирнов
145 88 63
Демидова Н.И. Основы делопроизводства |
29 |
34. ПИСЬМО, СОДЕРЖАЩЕЕ ОШИБКИ В ОФОРМЛЕНИИ
Задание: Укажите ошибки в оформлении письма
30 |
Демидова Н.И. Основы делопроизводства |
35. ПРИМЕР ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ
Общество с ограниченной |
Директору ООО «Цветмет» |
|||
ответственностью |
А.А. Капитанову |
|||
|
||||
«Цветмет» |
|
|||
Канцелярия |
|
|||
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА |
|
|||
02.02.2016 № 12л/с |
|
|||
|
|
|
|
|
о неисполнении обязанностей
Считаю, что претензии к моей работе зав.канцелярией Г.Г. Грозной необоснованны, так как я всегда работаю в соответствии с инструкцией по делопроизводству.
Несвоевременная обработка входящей корреспонденции была связана с поломкой компьютера, заявку на ремонт которого я, к сожалению, подала несвоевременно.
Что касается задержки передачи документов ответственным исполнителям, то опоздания были вызваны болезнью ответственного за ДОУ отдела снабжения П.П. Письменной.
Секретарь |
Скрепкина |
К.К. Скрепкина |
В дело № 06-14 Кадровская 06.02.2016