книги / Организация работы с управленческими документами
..pdf10.Какие виды стандартов применяются в РФ?
11.Какие группы управленческой документации входят в унифициро ванную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД)?
12.Какие виды документов составляют группу организационн правовых документов?
13.Какие документы входят в нормативно-правовую базу?
14.Что регулирует Федеральный закон «Об информации, информаци онных технологиях и о защите информации»?
15.Что устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003?
16.Какие документы разрабатываются в организациях, учреждениях, предприятиях для правильной организации документационного обеспечения?
Задание
Рассмотрите представленные ниже управленческие ситуации.
1.В связи с перераспределением функций между работниками струк турных подразделений предприятия и изменением мер ответственности этих работников возникла необходимость внесения изменений в должностные ин струкции работников.
2.В связи с расширением деятельности предприятия возникла необхо димость изменения наименования должности работника структурного под разделения.
Определите, в каком случае ограничиваются внесением изменений в должностные инструкции и какой требует утверждения новой должностной инструкции. Установите, кто осуществляет эти управленческие действия и каков порядок этих действий. Разработайте соответствующие документы.
Тест 1
1. Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и органи зацию работы с официальными документами -
а) документооборот; б) документирование;
*/ в) документационное обеспечение управления.
2.ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины
иопределения» определяет термин «документ»
а) как обязательный элемент управленческих решений;
s/б) как зафиксированную на материальном носителе информацию с рек визитами, позволяющими ее идентифицировать;
в) как набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
3. Классификация документов - это а) выявление иерархического уровня документов;
б) определение значимости документов; в) деление документов на классы по наиболее общим признакам сход
ства и различия.
4. Руководитель предприятия с помощью организационных документов
а) поощряет отличившегося работника; ^ б) определяет права и обязанности сотрудников;
в) осуществляет обеспечение производства ресурсами.
5. В состав унифицированной системы организационно-распорядитель ной документации (УСОРД) входит
s, а) первичная учетная документация;
б) документация по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия, организации;
в) унифицированная система документации по труду.
6. В соответствии с каким государственным стандартам следует оформлять управленческие документы в настоящее время?
а) ГОСТ Р 6.30-2000; б) ГОСТ Р 6.30-2003; в) ГОСТ Р 6.30-2007.
7.Какое утверждение является неверным?
vа) Инструкция по делопроизводству - правовой акт, устанавливающий технологию создания или получения документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения.
б) Инструкция по делопроизводству определяет организационно правовое положение подразделения в структуре учреждения, его задачи, функции, права, ответственность, а также взаимоотношения с другими под разделениями и учреждениями.
в) Инструкция по делопроизводству вводится в действие изданием рас порядительного документа.
Темз 2 СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
2.1. Организация работ по документационному обеспечению управления
Рациональная организация документационного обеспечения управле ния в любой организации возлагается на самостоятельное, специализирован ное, организационно-обособленное структурное подразделение или на одно го из сотрудников. В малых предприятиях оформление и обработка органи зационно-распорядительной документации может осуществляться на услови ях внутреннего совместительства или совмещения профессий.
При создании службы делопроизводства следует учитывать организа ционный, юридический и технический аспекты.
Организационный аспект включает разработку оптимальной структуры службы документационного обеспечения управленческого аппарата, регла ментацию взаимоотношений между структурными подразделениями, созда ние условий для разделения труда и его специализации.
Установление в соответствующих документах статуса, прав, функций, ответственности службы делопроизводства предусматривает юридический аспект. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.
Технический аспект предполагает оснащение службы техническими средствами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая компь ютерными системами обработки информации и средствами связи.
В организации службу делопроизводства выделяют следующие орга низационные вопросы:
- выбор оптимальной организационной формы работы с документами; -разработку внутренней организационной структуры службы дело
производства;
-определение должностного и численного состава службы делопроиз водства;
-регламентацию задач и функций службы делопроизводства;
-рациональную организацию рабочих мест и условий труда;
-повышение квалификации сотрудников службы.
2.2. Формы организации работы с документами
На предприятиях действуют три организационные формы работы с до кументами (рис. 5):
-централизованная;
-децентрализованная;
-смешанная.
Централизованная |
Децентрализованная |
||||
Все технологические |
Каждое |
структурное |
|||
операции |
по |
работе |
подразделение |
органи |
|
с документами |
сосре |
зации создает собствен |
|||
доточены |
в |
ведении |
ную службу для работы |
||
одного |
структурного |
с документами, в кото |
|||
подразделения |
или |
рой автономно |
выпол |
||
одного сотрудника |
няется весь цикл опера |
||||
|
|
|
ций по |
созданию, хра |
|
|
|
|
нению, |
систематизации |
|
|
|
|
документов |
данного |
|
|
|
|
структурного подразде |
||
|
|
|
ления |
|
|
Рис. 5. Формы организации работы с документами
Централизованная форма организации ДОУ позволяет: - снизить стоимость делопроизводственных операций;
-улучшить организацию труда делопроизводственного персонала (за счет специализации, взаимозаменяемости отдельных работников);
-эффективно использовать оргтехнику; -достичь единства организационного и методического руководства
документационным обеспечением.
Однако полная централизация работы с документами возможна только
внебольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. докумен тов в год.
Децентрализованная форма организации документационного обслу живания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфи ческие особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).
Смешанная форма организации работы с документами - самая рас пространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка по ступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за срока ми исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредо тачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном
подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются опера ции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.
Вкаждом конкретном случае выбор организационной формы работы
сдокументами остается прерогативой самой службы делопроизводства и ру ководства учреждения.
2.3.Типовые организационные структуры службы ДОУ
Всистеме органов управления структура рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, то есть взаимодействие элементов управления, вовторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия. Структу ра службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.
Внастоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руково дствоваться при определении ее структуры и выборе наименования службы ДОУ, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам.
При этом следует учитывать следующие факторы:
-характер деятельности организации, ее структуру (количество под разделений, численность аппарата управления и общую численность рабо тающих);
-объем документооборота организации;
-наличие подведомственной системы (подведомственных организа ций, филиалов, отделений, представительств);
-характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.
Основные положения «Государственной системы документационного обеспечения управления» частично регламентировали названия служб дело производства, которые типизированы в зависимости от принадлежности ор ганизаций и учреждений к определенным группам и уровням управления (рис. 6).
Управления делами создаются в министерствах как структура, в ко торой выполняется работа с документами, контроль, координация делопро изводства в централизованном аппарате и в отрасли. Управление делами имеет следующий состав структурных подразделений (рис. 7):
-секретариат, в состав которого входят приемная министра, его секре тариат, приемные и секретари заместителей министра, протокольное бюро;
-инспекция при министре, выполняющая функции контроля за испол нением правительственных документов, распорядительных документов орга нов власти, приказов министра;
-канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро прави тельственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинопис-
ное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем, от дел рационализации работы с документами, центральный архив.
Рис. 6. Типовые организационные структуры службы ДОУ
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ
СЕКРЕТАРИАТ |
КАНЦЕЛЯРИЯ |
«
и
н
сй
5S М
5
fЕ
0
5 |
|
|
|
6 |
|
1 |
|
0> |
|
G |
|
О |
|
|
|
N |
_ |
Й |
|
5 |
I |
&X |
& |
§ |
! |
g |
G |
О |
|||
ё |
1 |
s - |
|
& |
1 |
О |
2 |
|
|
и |
|
|
|
|
Рис. 7. Структура управления делами |
CL
§
х
s
3 w
х5
et&
«
3 G
В государственных предприятиях, научно-исследовательских, высших учебных заведениях, проектно-конструкторских организациях создаются канцелярии. В составе канцелярии обычно организуются подразделения (отдел, сектор, группа).
Общий отдел - служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительских структурах местного самоуправления. На личие структурных подразделений (протокольный отдел, отдел по работе с письмами, приемная) объясняется спецификой деятельности, управленче ских процедур, порядком принятия решений и особенностями документиро вания в этих учреждениях.
Всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры, выполняет секретарь.
Решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре него сударственных организаций принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах - учредительная конференция.
Организационные структуры службы ДОУ
Обычно один-два секретаря руководителя организа ции
Служба организационно оформляется; требуется группа работников с выделением ответственных за отдельные участки работы (специализация сотрудни ков)
Создается подразделение, включающее несколько участков работы (обработка и регистрация докумен тов, контроль за исполнением, ведение архива и т.п.)
Более развитая структура, в рамках которой организа ционно оформлены все основные участки работы; степень специализации работы сотрудников повыша ется, в качестве самостоятельного участка (один или несколько специалистов) выделяется корпоративное регулирование и совершенствование ДОУ, в том чис ле на основе автоматизации
Сложная нестандартная структура службы ДОУ, за висящая от специфики работы организации и ее структуры (иерархической, территориально распреде ленной) и использования автоматизированных систем
Объем докумен тооборота, тыс.
документов в год
менее 10
от 10 до 25
от 25 до 50
от 50 до 100
свыше 100
2.4. Задачи и функции службы ДОУ
Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация ра бот по документационному обеспечению. Достижение этой цели предусмат ривает решение следующих задач:
- постоянное совершенствование форм и методов работы с документа
ми;
-обеспечение единого порядка документирования, организации рабо ты с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения
иподготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими докумен тами;
-сокращение документооборота;
- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в под ведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.
Функции современной службы делопроизводства в России определя ются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, ко торая выполняется службой.
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
1) разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицирован ных форм документов организации, внесение в них изменений;
2)осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов
иучетно-справочной работы по документам;
3)организация своевременного рассмотрения поступающих докумен тов и подготовка их к докладу руководству, осуществление контроля за пра вильностью оформления документов, представляемых на подпись руково дству;
4)регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое ин формирование руководства по этим вопросам;
5)организация машинописного изготовления, копирования и опера тивного размножения документов; разработка и проектирование бланков до кументов;
6)разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
7)организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
8)организация контроля за работой с документами в структурных под разделениях;
9)разработка (совместно с соответствующими структурными подраз делениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и мето дов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисцип лины;
10) осуществление контроля за правильностью оформления дел
вструктурных подразделениях;
11)осуществление контроля за правильностью формирования струк турными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;
12)организация работы архива в соответствии с Положением о госу дарственном архивном фонде СССР, правилами, инструкциями и методиче скими рекомендациями учреждений ГАС СССР;
13)повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов,
проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся
ккомпетенции службы ДОУ;
14)организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников служ
бы ДОУ.
2.5. Регламентация деятельности службы документационного обеспечения управления
Служба ДОУ и ее работники осуществляют свою деятельность на ос новании следующих организационно-правовых документов (рис. 8):
-положение о структурном подразделении;
-должностные инструкции;
-инструкция по делопроизводству.
Создание положения и инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами (рис. 8).
Следует заметить, что в регламентации деятельности делопроизводст венной службы значительную роль играет устав организации. Разработка ус тава влияет на общую постановку делопроизводства, так как конкретно опре деленные задачи, отражающие направление и специфику деятельности орга низации, порядок утверждения структуры, штатов руководства, и создают изначальную организационную основу документооборота предприятия. Раз граничение в уставе функций и обязанностей руководителей предприятия способствует регламентации информационных связей, возникающих в про цессе выполнения этих функций, и позволяет определить круг документов, которые будут создаваться и использоваться в управленческой деятельности.
Раздел устава, посвященный порядку управления предприятием, дает первоначальное представление о распорядительной документации, издавае мой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразования, определяет параметры информационных потоков и документооборота.
Задачи, функции, права и обязанности, выполняемые в процессе дея тельности службы ДОУ, разрабатываются и закрепляются в положении о службе ДОУ. Положение о службе и организации разрабатывается на осно ве типового. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее дея тельности.
Положение о службе документационного обеспечения подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается руководством организации. Со гласуется положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплена взаимосвязь (приложение 1). Пересмотр поло жения следует проводить при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организацион ной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда.
Основной организационный документ, регламентирующий разграни чение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для уст ранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей, - должностная инструкция.