6612

Можно выделить следующие основные этапы и особенности проектной технологии целеполагания (по Г. А. Архангельскому):

1.Сначала определяется абстрактная «рамка» (абстрактный уровень) бу- дущей цели. Для этого необходимо прояснить систему ценностей, выделив конкретные ценности (или мета-цели); ключевые области жизнедеятельности, на которые распространяется влияние этих ценностей; а также правила, фикси- рующие характер влияния ценностей на различные сферы жизни.

2.Конкретная цель определяется таким образом, чтобы она не противоре- чила существующим в данной сфере жизнедеятельности ценностям и принци- пам (правилам функционирования ценностей). Таким образом, одна из важных особенностей проектного подхода – это соответствие выдвинутой цели не фор- мальным критериям качества (вроде SMART), а ценностям.

3.Далее планируется конкретный процесс (конкретный уровень) дости- жения цели. Главное отличие от задачного подхода на этом этапе целеполага- ния заключается в отсутствии жесткой вертикальной координации частных за- дач, когда осуществляется последовательная декомпозиция сверху вниз глав- ных целей до уровня частных (оперативных) задач. В проектном подходе част- ные задачи не выводятся напрямую из главных целей (что дает возможность более гибкого оперативного планирования), но в обязательном порядке вери- фицируются в отношении ценностей и стратегических целей.

4.В планировании достижения поставленной цели между проектным и заданным подходом также существуют различия. В заданном подходе плани- руются точные сроки, в проектном подходе – временной масштаб достижения результата. Масштаб, в отличие от точной даты, представляет собой интервал времени («за неделю», «в течение месяца», «полугода» и т. п.), в течение кото- рого цель должна быть достигнута.

5.Еще одно отличие в проектном планировании достижения цели – деле-

ние дел на «жесткие» и «мягкие». «Жесткие» дела (как и в заданном подходе) строго привязаны к определенным датам и времени суток. Для планирования «мягких» дел применяется временной масштаб («в течение дня», «за неделю», «с определенной периодичностью» и т. п.) и система контекстов. Более подроб- но жёсткие задачи и контекстное планирование будет рассмотрено в следую- щих главах пособия.

3.4 Определение ценностей

Основой целеполагания являются ценности. Ценности ‒ это качества и объекты, которые по своей сути ценны или желаемы. Ценности связаны с до- стоинствами, значениями и желаниями, поэтому они являются основным ис- точником внутренней мотивации клиента. Ценности – это эмоциональная кате- гория, что-то, к чему мы привязаны, что нам нравится. Они часто оказываются вложенными в другие, например, для нас могут быть важны деньги, но в дей- ствительности для нас важны не деньги, а чувство безопасности или свободы,

20

или еще что-то, что дают деньги. Это примеры первичных и вторичных ценно- стей.

Выбирая цели, необходимо четко осознавать свои собственные ценности, основу своей жизни. Задайте себе вопрос: что действительно важно в моей жизни? Что важно по-настоящему – здоровье, семья, будущее? Нужно четко понимать, какое место в вашей жизни занимает здоровье, семья, бизнес, карье- ра и т. д.

Есть очень простое правило, которое позволяет определить, что для вас важно: смотрите на то, что вы делаете. В сложных ситуациях, когда нужно вы- бирать между разными вещами, ваши истинные ценности проявляются по- настоящему. Многие люди думают, что их истинные ценности – это то, что они хотят, или надеются, или мечтают видеть в качестве этих ценностей, или то, что они называют своими ценностями. Но на самом деле ваши ценности – это то, что вы делаете. Все, что вам дорого, раскрывается в действиях. Особенно тогда, когда приходится выбирать.

Сказать, что для вас важно, можно также, определив, сколько своего вре- мени, т. е. своей жизни, вы готовы в это вложить. Люди порой говорят: «Фут- бол – это не так уж важно», но играют в него три – четыре раза в неделю. Об- щение с друзьями тоже не столь важно, но на него тоже тратят два часа после работы каждый день, или телевизор – он же вообще не важен, но его смотрят по пять часов в день. Ваше время говорит и вам, и всем окружающим о том, что для вас действительно важно.

В тайм-менеджменте к основным техникам определения ценностей отно-

сятся мемуарник, техника перехода от повседневных задач к ценностям, де- кларация о личной миссии и анализ потребностей. Более подробно раскроем каждую из них.

Мемуарник (от слова «мемуары») ведется следующим образом:

1.Каждый день вечером выделите от трех до пяти минут спокойного времени.

2.Запишите в ежедневник или в отдельную тетрадь главное событие дня (далее – ГСД), эмоционально значимое для вас. Это не обязательно главный ре- зультат дня или главное достижение. Самым ярким событием может оказаться, например, пятиминутный разговор с другом. Событие может быть как позитив- ным, так и негативным. Казалось бы, что за смысл фиксировать негативные со- бытия? Однако они могут быть для нас наиболее важными и значимыми, име- ющими свою ценность. Например, заболел близкий человек – это всегда для нас самое важное, хотя и самое негативное. Или вы не сдали зачет, поскольку вам не хватило времени на подготовку. Крайне неприятно, но ведь это опыт – в следующий раз нужно будет более внимательно отнестись к планированию подготовки.

3.В конце недели выпишите главное событие недели – одно из семи ГСД или какое-то отдельное новое событие. В конце месяца – главное событие ме- сяца. В конце года – главное событие года. Рядом с записью о событиях форму- лируйте ту вашу ценность, на основе которой именно его вы сделали главным.

21

Мемуарник дает возможность достаточно быстро сформировать список ключевых ценностей. Кроме того, он побуждает нас каждый день уделять не- сколько минут вопросу о главных составляющих жизни, что не позволяет за- быть о них в суете текущих дел.

Техника перехода от повседневных задач к ценностям. Следующим способом детального определения собственных ценностей является техника по- следовательного перехода от наших обычных, повседневных задач к целям бо- лее высокого уровня.

Отвечая на вопросы, мы строим следующую логическую цепочку: «Для чего я собираюсь выступить на конференции? Очевидно, для того чтобы заре- комендовать себя серьезным, ответственным и знающим студентом. – Зачем мне это нужно? – Я хочу успешно окончить институт и получить хорошую, перспективную работу. – Что мне это позволит сделать? – Достичь продвиже- ния по службе и финансового благополучия. – Почему для меня это важно? – Так как я хочу добиться свободы и независимости». Таким образом, всего за два-четыре логических хода можно от текущих дел перейти к набору глобаль- ных целей и ценностей, которыми вы руководствуетесь.

Сформулированные ценности стоит упорядочить по значимости. Сделать это позволяет подход, предложенный А. Лакейном, который условно называет- ся моделированием предельных ситуаций.

Таким образом, вы представляете себе ситуацию однозначного выбора, т. е. ситуацию, в которой человек не просто принимает решение, а совершает по- ступок. Ведь личность формируется именно поступками, поскольку в них ярче всего проявляются ценности человека. Осознав их соотношение в такой пре- дельной ситуации, вы сможете применять это знание в своей повседневной дея- тельности, ведь каждый выбор того, чем заняться в данный момент, тоже явля- ется микропоступком, реализующим ваши ценности. Правда, альтернатива, ко- торую вы не выбрали, при этом не отменяется, как в предельной ситуации, а всего лишь сдвигается в будущее, поэтому здесь результаты выбора и поступка не столь серьезны и необратимы. Но логика зависимости этого микропоступка от ценностей остается той же: предпочтение отдается одному из возможных ва- риантов вашей деятельности, а критерием выбора становятся личные ценности.

Декларация о личной миссии. Данный подход к определению ценно- стей был впервые предложен Стивеном Кови в книге «Семь навыков высоко- эффективных людей». Декларация о личной миссии – документ наподобие мис- сии фирмы, в котором вы пытаетесь сформулировать свои задачи в этом мире, – что для вас важно, чего вы хотите добиться? Следует избегать нередкой пута- ницы понятий «цель» и «миссия». Различия между ними заключаются в следу- ющем:

∙Цель – это то, что мы «берем» от жизни, завоевываем, получаем; это та высота, которую нам удается «взять»;

∙Миссия – то, что мы «отдаем», привносим в этот мир; как поется в известной песне, «это то, что останется после меня».

22

Миссия – это в первую очередь ваша уникальность. Что изменится в ми- ре, если вас не будет? Что вы оставите после себя? Именно поэтому в тайм- менеджменте немало сторонников наиболее сильного и выразительного спосо- ба формулирования миссии – в форме эпитафии. «И.И. Иванов родился… умер… достигнув выдающихся высот в… Особенно его любили за… Он отли- чался непревзойденными…». Такой взгляд на свою жизнь, во-первых, повыша- ет проактивность, поскольку заставляет вас задуматься о том, что от вашей жизни останется в «сухом остатке», и наметить цели, позволяющие такой оста- ток сформировать, а во-вторых, позволяет лучше понять, насколько конкретная цель соответствует вашим реальным ценностям и желаниям, и избежать дел, навязанных внешними обстоятельствами и стереотипами общественного мне- ния.

Если эпитафия представляется вам слишком жестким методом, сочините прощальную речь, которую вы скажете при выходе на пенсию, или поздрави- тельный спич для вашего 90-летнего юбилея. Смысл все тот же – кратко сфор- мулировать, что останется в мире после вас.

Используя аналогию «человек – это фирма», можно перенести на личную миссию методы, которые обычно используются при написании миссии компа- нии. Область конкуренции и стратегическое намерение («достигнув высот в…»), а также компетентность и конкурентные преимущества («особенно лю- били…», «отличался непревзойденными…») мы уже указали. Остается такая важная функция миссии, как определение основных заинтересованных групп, их сравнительной приоритетности и способов согласования присущих им про- тиворечивых интересов. Это можно оформить в виде раздачи пакетов акций вашего «персонального ЗАО»: столько-то процентов принадлежат вам (приори- тетность личного развития), столько-то – семье, столько-то – начальству и т. д. Эту аналогию в дальнейшем можно применять при принятии стратегических решений: обладатель такого-то пакета моих акций проголосовал бы так-то, иного пакета – иначе.

Личная миссия не рождается мгновенно и не создается раз и навсегда, ведь она отражает смысл нашей жизни, а его понимание в разные периоды мо- жет коренным образом отличаться. Главное – время от времени задумываться о том, зачем мы живем и какой след хотим оставить после себя. Лучше всего за- писать свое понимание личной миссии и время от времени перечитывать фор- мулировку, пересматривать ее и корректировать, поскольку мы взрослеем, ме- няемся, а значит, становятся иными и наши жизненные ценности.

Анализ потребностей. Еще одним способом выявления собственных ценностей для последующего определения целей является анализ ваших по- требностей. Представьте, что у вас есть миллион долларов. На что вы его по- тратите? Какая потребность стоит за каждой покупкой? Предположим, вы со- бираетесь приобрести загородный дом. Он нужен вам для того, чтобы вести здоровый образ жизни на природе или чтобы демонстрировать жизненный успех? А может быть, вы хотите содержать собственную конюшню и разводить лошадей? Или вас привлекает возможность веселого, шумного времяпрепро-

23

вождения, а в загородном доме вас не будут тревожить возмущенные громкой музыкой соседи?

Анализ потребностей наиболее просто проводит с помощью вопросов и ответом на соответствующие приобретения или поступки, те или иные решения

(табл. 3.1).

Таблица 3.1. Анализ потребностей

Список дел/приобретений	Зачем?
Приобретение туристической путёвки
Покупка велосипеда
Посещения спортивного зала
Утренняя пробежка

В левой фиксируйте покупки или дела, а в правой отвечайте на вопрос «зачем?» по поводу каждого своего приобретения или поступка. Затем внима- тельно просмотрите то, что получилось в правой колонке, – ведь это и есть, по сути, ценности. Проанализируйте их; возможно, некоторые из них относятся к разряду «навязанных».Такой способ, как, впрочем, и все остальные, требует ис- кренности, откровенности и беспристрастности по отношению к самому себе.

3.5.Цели и ключевые области жизни

Рассматривать жизненные ценности и определять стратегические цели следует во всех основных областях, которые имеют для вас значение. Дело в том, что часто люди ставят цели, лишь когда речь идет об их карьере или фи- нансовом благополучии, но при этом полностью забывают о необходимости их постановки в других важных областях собственной жизни. В результате одни слишком много работают, а личная жизнь у них не складывается, а другие наоборот, счастливы в семье, но совершенно не ощущают собственного разви- тия.

Поэтому для начала следует определить ключевые области, на которые условно можно разделить нашу жизнь. Это позволит выявить четкую структуру дел и развиваться более сбалансировано, поддерживая равновесие и гармонию различных направлений своей деятельности.

Ключевые области – это от пяти до девяти основных направлений вашей деятельности. Это главные «русла» в которых развивается ваша жизнь. Ключе- вые области помогают более точно наметить жизненные цели, ничего не забыть

ине упустить. С понятием ключевых областей неразрывно связаны понятия «центр жизненных интересов» и «ролевая функция».

Центр жизненных интересов – это область восприятия жизни, в которой человек ощущает себя наиболее комфортно, к которой он постоянно стремится

ис позиции которой может наиболее эффективно решать собственные пробле- мы.

24

Одни люди, которых в народе называют «трудоголиками», полностью ориентированы на работу и отдают ей все свое время, даже без особой надоб- ности. Другие полностью сосредоточены на здоровье, поэтому все свое время и внимание посвящают исключительно ему и т.д.

При этом каждому человеку необходимо выполнять разнообразные обя- занности, что связано с реализацией определенной ролевой функции.

Ролевая функция – это совокупность определенных действий и отноше- ний в рамках определенного круга людей.

Каждый человек может выполнять следующие ролевые функции: друга, студента, менеджера, начальника, подчиненного и т.д.

Роли носят довольно постоянный характер. Так, любому из нас в течение нескольких десятилетий присуща роль сына (дочери). Позже параллельно с ней появляется роль мужа (жены), а затем и отца (матери). Наши жизненные роли весьма многочисленны. Каждый человек обладает определенным набором ро- левых функций, который в значительной степени зависит от центра его жиз- ненных интересов.

Любая роль требует установления и поддержания определенных отноше- ний с другими людьми, совместной постановки и эффективного достижения общих целей, а также формирования групп с учетом наиболее сильных сторон каждого участника. При этом требуется уделять значительное внимание балан- су ролей. Его нарушение приводит к тому, что некоторые из них не реализуют- ся должным образом из-за отсутствия временных ресурсов.

Необходимо учитывать, что ежедневно достигать значительных целей в какой-то одной роли невозможно. При попытке сделать это неизбежно будут ущемляться другие роли, что приведет к их дисбалансу. Поэтому и при поста- новке целей, и при их дальнейшем планировании их достижения необходимо учитывать все роли и по возможности ежедневно получать пусть небольшие, но позитивные результаты по каждой из них.

3.6.Техника постановки целей SMART

В классическом менеджменте и тайм-менеджменте рекомендуют ставить цели с помощью техники SMART. Впервые SMART-критерии постановки це- лей предложил использовать Питер Друкер (Peter Drucker) в своей работе

«Практика менеджмента» («The Practice of Management») в 1954 году. С тех пор концепция SMART приобрела широкую популярность.

Технология SMART задает критерии качества цели, которых необходимо придерживаться при целеполагании. Название технологии является аббревиа- турой, составленной из первых букв английских слов, называющих соответ- ствующие критерии качества целей – от слов specific, measurable, achievable, realistic, time-bound – конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные, привязанные к времени.

Технология SMART предназначается для контроля над качеством уже

25

сформулированных целей, но может быть использована и как способ целепола- гания.

Например, не просто «я хочу занимать хорошую должность», а «хочу стать директором по работе с корпоративными клиентами, с годовым доходом не менее 8 млн. руб., не позднее чем в ближайшие пять лет».

Чем ближе цель по времени, чем она для вас очевиднее – тем полезнее детализировать ее с помощью техники SMART, найдя подходящий измеритель и привязав достижение цели к четкому сроку.

Чем дальше от вас цель по времени, чем менее она очевидна – тем мень- ше необходимости в такой жесткой конкретизации. Краткосрочные SMART- цели подобны маяку: есть огонь, четко показывающий, куда плыть, при этом достижимый. Долгосрочные цели больше похожи на Полярную звезду: они указывают путь, но могут быть даже недостижимы.

SMART-цели идеально приспособлены для задачных ситуаций: вы може- те достаточно четко и подробно описать желаемый результат. Это создает ос- новное преимущество SMART-целей: возможность программировать свое со- знание на их достижение. Четко и детально вообразив результат, вы настраива- ете свои сознание и подсознание на стремление к нему.

При этом необходимо помнить, что четкая запрограммированность на конкретный осязаемый результат может помешать вам увидеть и использовать новые возможности, позволяющие достигнуть желаемого совершенно другим путем (например, создать искомое конкурентное преимущество не выпуском SMART-осязаемого нового товара, а использованием подвернувшейся возмож- ности заключить союз с нетривиальным стратегическим партнером). Еще один недостаток четко определенных целей и планов их достижения – предсказуемость вашего поведения, которая хороша в отношениях сотрудниче- ства, но смертельно опасна в отношениях борьбы и конкуренции.

Техника SMART чаще всего применяется для краткосрочных и средне- срочных целей (от нескольких недель до 1-1,5 лет). Чем дальше цель по време- ни и чем менее она очевидна, тем меньше возможность такой жесткой конкре- тизации.

4.ПЛАНИРОВАНИЕ И УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ

4.1.Основы планирования

Планирование – один из ключевых процессов любой деятельности. Без планирования не запустить бизнес-проект, не построить завода и не достичь ре- зультатов в спорте. И в науке тайм менеджмента планирование также играет важнейшую роль.

План – это пошаговая последовательность действий, которая помогает быстрее и эффективнее достигать цели и получать желаемый результат. Нали- чие цели делает планирование собственной деятельности эффективным сред-

26

ством достижения результата.

Д. Моргенстерн в своей книге «Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью» полагает, что планирование и организация времени ничем не отличается от планирования и организации пространства и рассматривает это на примере сравнения беспорядка в шкафу с беспорядком в графике работы (таблица 4.1.).

Таблица 4.1. Сравнение организации времени с организацией пространства

Беспорядок в шкафу	Беспорядок в расписании
Ограниченный объем свободного места	Ограниченное рабочее время
Шкаф доверху набит вещами, для размеще-	Гра-
ния которых постоянно не хватает места	фик перегружен задачами, на выполнение
	которых постоянно не хватает времени
Вещи неразборчиво и беспорядочно втискива-	Дела неразборчиво и беспорядочно
ются в любое свободное место	втискиваются в любой свободный про-
	межуток времени
Беспорядочное расположение вещей мешает	Беспорядочное расположение задач
вам увидеть и оценить содержимое	мешает вам увидеть и оценить то, что
	вы должны сделать
Неэффективное использование шкафа как	Неэффективное использование расписа-
средства для организации вещей в простран-	ния как средства для организации рабоче-
стве	го времени

Другими словами, точно так же, как шкаф является ограниченным про- странством, в котором вы должны разместить определенное количество пред- метов, график или расписание – это ограниченное пространство, в котором вы должны разместить определенное количество задач. Ваша жизнь вовсе не бес- конечна. Когда вы думаете о времени подобным образом, оно уже не кажется таким неощутимым и эфемерным.

На самом деле каждый день – просто сосуд, контейнер, блок памяти, об- ладающий определенной вместимостью, которую вы можете использовать. Как только вы осознаете, что у времени есть свои границы, вы начинаете смотреть на свои дела и хлопоты совсем по-другому. Ваши дела и задачи становятся предметами, которые вы должны разместить в пространстве своего времени. Каждая задача имеет свой объем, свои размеры, и расстановка задач в расписа- нии дня становится для вас математическим уравнением. Как только вы оцени- ли, что вам необходимо сделать, вы начинаете вычислять объем, емкость каж- дой задачи и затем определяете, сможете ли вы поместить их в пространстве вашего времени.

Когда вы начинаете смотреть на время как на нечто, обладающее, как и пространство, определенными границами, вы более трезво и реалистично смот- рите на то, чего вы хотите достичь и совершить в своей жизни. Это побуждает вас овладеть различными приемами и средствами управления временем, кото-

27

рые могут помочь вам сделать как можно больше в отведенное вам время. Если беспорядок в шкафу и беспорядок в графике жизни по существу

одинаковы, значит, и наведение порядка в каждом из них – тоже очень похожие процедуры – и «что бы вы ни приводили в порядок – шкаф, офис, бизнес или график рабочего дня – разработка долгосрочной системы организации и плани- рования всегда состоит из трех шагов: анализа ситуации – планирования – управления».

4.2.Преграды на пути эффективного планирования времени

Кнаиболее типичным преградам на пути эффективного планирования времени относятся:

1. Технические ошибки. Это легко исправимые методические ошибки в подходах к планированию времени. Вам необходимо овладеть новыми приема- ми или методиками, которыми вы не пользуетесь. Как только вы установили, что одна из таких ошибок имеет место, вы просто вносите в свои действия не- обходимые корректирующие поправки и все становится на свои места, пробле- ма решена.

В большинстве случаев к техническим ошибкам относятся следующие:

-для выполнения задач не отводится конкретного времени и места в рас- писании;

-для выполнения поставленной задачи отводится неподходящее время;

-ошибочный расчет времени, необходимый для выполнения задач;

-неумение делегировать полномочия и как следствие выполнение не- подходящих задач;

-задача очень сложна;

-рабочее пространство не организовано должным образом.

2.Внешние факторы. К их числу относятся факторы окружающей вас среды, находящиеся за пределами вашего контроля. Вы не имеете к ним ника- кого отношения, но они накладывают некоторые ограничения на ваши возмож- ности планирования и самоорганизации. Признавая наличие таких факторов, вы перестанете зря винить себя и найдете более эффективный способ справиться с внешними воздействиями или избежать их влияния.

Наиболее часто к внешним факторам относятся: - непомерно большой объем работы; - проблемы со здоровьем; - полоса перемен;

- обстановка с высоким уровнем помех; - неорганизованный партнер.

3.Психологические препятствия. Это скрытые внутренние силы и

убеждения, которые мешают вам добиваться своих целей и жить так, как вы хо- тите. Если вы исправили все технические ошибки, преодолели негативное вли- яние внешних факторов и все-таки чувствуете, что ваша жизнь осталась недо-

28

статочно организованной, скорее всего, какие-то силы в глубине вашей психи- ки продолжают работать против вас. Когда вы выясните, что является причиной этих вредных привычек, вы сможете порвать с ними и освободиться от их вли- яния.

К психологическим препятствиям можно отнести:

-не выяснены собственные жизненные цели и приоритеты;

-постоянная работа на пределе своих возможностей;

-страх вынужденного бездействия;

-боязнь успеха;

-страх нарушить существующее положение вещей;

-страх потери творческих сил;

-стремление к совершенству и безупречности.

Нередко проблемы в планировании времени возникают из-за комбинации всех перечисленных выше причин. Рассмотрите все три группы ошибок и пре- пятствий, когда будете выяснять, в чем причина ваших неудач. Иначе вы може- те исправить положение только наполовину, например, справитесь с влиянием внешних факторов, мешающих достижению ваших целей, но психологические препятствия останутся.

Когда вы выяснили, в чем подлинные причины ваших трудностей, вы можете совершить в своей жизни важные и радикальные изменения. Каждый раз, когда вы сталкиваетесь с проблемами и в планировании, и управлении сво- им временем, спрашивайте себя: «Эта проблема техническая, внешняя или пси- хологическая?»

Для того чтобы отслеживать все те отдельные задачи, которые вы собира- етесь выполнить в пределах каждой из зон деятельности, вам нужен подходя- щий инструмент для планирования и управления временем. Существует мно- жество различных видов планирования, позволяющих выбрать оптимальный вариант исходя из личностных особенностей человека, соответствующих спе- цифике его деятельности.

Важно помнить, что основная задача плана – помощи в принятии реше- ний. Планирование не должно превращаться в самоцель, главной остается ори- ентация на результат. В этом случае время и усилия, затрачиваемые на состав- ление планов, окупаются, а эффективность применения этого метода остается высокой.

Тайм-менеджмент выделяет несколько основных методик планирования и управления временем, которые легли в основу всех тренингов и обучений тайм- менеджменту, как индивидуальному, так и рамках всей организации в целом.

4.3. Контекстное планирование и виды задач

Контекстное планирование предполагает использование гибких подходов к планированию (между «хроносом» и «кайросом», как управлять хаосом и др.) Начав работу по составлению плана, мы сразу сталкиваемся с тем, что боль-

29