Лабораторные работы / Отчёт по теме Методика анализа состояния ДОУ в федеральных органах исполнительной власти
.docxФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «ПЕНЗЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
(ФГБОУ ВО «ПГУ»)
Кафедра ИнОУП
ОТЧЕТ
Методика анализа состояния документационного обеспечения управления в федеральных органах исполнительной власти
по дисциплине Организация и технология документационного обеспечения управления
Выполнили: ст-ты гр. 16ВД1
А.В. Баранова
А.В. Бутова
В.В. Дятлов
К.С. Учуева
Принял: д.т.н., профессор
Л.Р. Фионова
2017
Цель работы: определить основные термины и нормативные акты, необходимые для проведения анализа состояния документационного обеспечения управления в федеральных органах исполнительной власти, а также последовательность процедур анализа состояния ДОУ.
Ход работы
Основные термины, необходимые для проведения анализа состояния документационного обеспечения управления в федеральных органах исполнительной власти
-
Документ.
-
Электронный документ.
-
Документирование.
-
Документационное обеспечение управления (ДОУ).
-
Делопроизводство.
-
Документооборот.
-
Унифицированная система документации (УСД).
-
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).
-
Организационно-распорядительный документ (управленческий документ) (ОРД).
-
Регистрация документов.
-
Унифицированная форма документа (УФД).
-
Формирование дела.
-
Дело.
-
Электронное дело.
-
Контроль исполнения документов.
-
Положение о службе делопроизводства (ДОУ).
-
Должностная инструкция.
-
Инструкция по делопроизводству (ДОУ).
-
Табель унифицированных форм документов.
-
Альбом унифицированных форм документов.
-
Номенклатура дел.
-
Служба делопроизводства (ДОУ).
-
Хранение документов.
-
Оперативное хранение документов.
-
Входящий документ.
-
Исходящий документ.
-
Внутренний документ.
Основные нормативные акты, необходимые для проведения анализа состояния документационного обеспечения управления в федеральных органах исполнительной власти
-
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 25.11.2017).
-
«Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
-
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения : [утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016): зарег. Минюстом РФ 08.09.2010, рег. № 18380].
-
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти : [утв. Постановлением Правительства РФ от 15.09.2009 № 477 (ред. от 26.04.2016)].
-
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти : [утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76].
-
Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. − М. : ВНИИДАД, 2007. – 264 с.
Последовательность процедур анализа состояния ДОУ в федеральных органах исполнительной власти
Анализ состояния ДОУ, в целом, и организации документооборота, в частности, должен проводиться в несколько этапов:
1. Построение структурной схемы федерального органа исполнительной власти, цель:
• определить место службы ДОУ, ее подчиненность, состав должностных лиц в службе ДОУ;
• выявить особенности подготовки и принятия решений в системе управления федеральным органом исполнительной власти.
2. Построение схемы информационных потоков в федеральном органе исполнительной власти (в привязке к организационной структуре), цель:
• определить состав исходной информации, получаемой в виде документов, при решении задач управления,
• определить состав выходной информации, оформляемой в виде документов, всю информацию желательно представить в виде схемы;
• получить данные о важности обрабатываемой и циркулирующей документированной информации, используемой в управлении;
• приблизительно оценить объем документооборота (проверить, проводится ли в федеральном органе исполнительной власти такая оценка систематически), подсчитать, сколько и каких видов документов оформляется, какие способы доставки и отправки используются.
3. Описание порядка документирования управленческой деятельности в федеральном органе исполнительной власти, цель:
• определить правила классификации организационно-распорядительных документов федерального органа исполнительной власти;
• выявить, на кого возложена ответственность за подготовку, согласование, подписание и утверждение каждого документа.
4. Анализ порядка документирования на соответствие современным нормативным требованиям и методическим рекомендациям, цель – выявить отклонения от ГОСТа или от ведомственных Инструкций по делопроизводству;
5. Описание и анализ процедуры регистрации документов в федеральном органе исполнительной власти, цель:
• определить, какая система регистрации используется в федеральном органе исполнительной власти, какие приняты регистрационные формы, как формируются регистрационные номера.
6. Описание и анализ процедуры контроля за исполнением документов в федеральном органе исполнительной власти, цель:
• определить, как подходят к контролю в федеральном органе исполнительной власти (формальная фиксация факта исполнения/срыва или выявление реальных причин);
• описать, как строится контрольная картотека (если она имеется);
• выявить, для чего и как используются компьютерные технологии.
7. Анализ организации документооборота, т.е. анализ правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в федеральном органе исполнительной власти, цель:
• выявить документопотоки (сложившиеся в федеральном органе исполнительной власти или организованные в пределах информационной системы движения данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник) по двум признакам:
а) по направлению (горизонтальные, вертикальные, нисходящие, восходящие);
б) по отношению к управляемому объекту (входящие исходящие, внутренние);
• описать наиболее стабильные маршруты движения входящих и исходящих документов (движение внутренних документов наименее регламентировано),
• посмотреть, есть ли графики документооборота в подразделениях и Табель унифицированных форм документов.
8. Описание и анализ процедуры формирования дел в федеральном органе исполнительной власти, целью является проверка следующих моментов:
• как формируются заголовки дел;
• сразу ли исполненные документы подшиваются в дела;
• нет ли в одном деле документов разных видов и разных сроков хранения;
• не подшиваются ли в дела незаверенные копии, дубликаты, проекты документов;
• как подшиваются документы с разными сроками хранения;
• соблюдается ли хронологический порядок при формировании документов дел;
• нумеруются ли листы дела;
• составляются ли описи дел;
• проводится ли экспертиза ценности документов;
• как организовано уничтожение документов.
9. Анализ перечня локальных нормативных актов федерального органа исполнительной власти, регламентирующих порядок документирования, цель: проверка наличия и доработка:
-
Номенклатуры дел;
-
Положения о службе ДОУ;
-
Должностных инструкций в службе ДОУ;
-
Инструкции по делопроизводству;
-
Табеля и Альбома форм документов;
-
Положения об экспертной комиссии федерального органа исполнительной власти;
-
Положения об архиве.
Вывод: в результате проделанной работы были определены основные термины и нормативные акты, необходимые для проведения анализа состояния документационного обеспечения управления в федеральных органах исполнительной власти, а также последовательность процедур анализа состояния ДОУ.