Минобрнауки России
федеральное государственное бюджетное
образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Санкт-Петербургский государственный технологический институт
(технический университет)»
Кафедра менеджмента и маркетинга
Отчет о лабораторной работе (№8)
по информатике
Выполнил Принял
Студент уч. гр. 6381 Преподаватель
Канева К.В. Ташбаев В.В.
Санкт-Петербург
2014 Цель работы
Цель данной лабораторной работы - научиться создавать с помощью пакета Excel тип рабочей таблицы, соответствующий базе данных. А также научиться работать с данными таблицы Excel как с базой данных.
Вопрос №1.
Как создать базу данных в Excel?
Ответ:
Создание базы данных начинается с проектирования базы данных, т.е. с определения ее структуры: количества полей, их имен, типа каждого поля (символьный, числовой, дата), длины каждого поля (максимального количества символов), типа данных (исходные, т.е. неизменяемые, или вычисляемые).
База данных создается в обычной электронной таблице, но с выполнением таких правил: строка заголовков столбцов (верхняя строка списка) должна быть заполнена именами полей, каждая запись должна размещаться в отдельной строке, первую запись необходимо разместить в строке, следующей непосредственно за строкой заголовков, следует избегать пустых строк между записями.
Создание и поддержка базы данных в Excel упрощается, если вместо привычного для работы в Excel перехода от ячейки к ячейке при вводе данных использовать встроенную форму (бланк) данных. Чтобы создать форму данных для новой базы, следует ввести сначала строку (или столбец) с именами полей и поместить в следующей строке запись образец заполнения базы.
При этом необходимо отформатировать каждый элемент поля, помня, что таким же образом будут отформатированы все последующие элементы в этом поле. В вычисляемые поля вводятся расчетные формулы.
В базе данных необходимо соблюдать следующие правила:
Нельзя нажимать клавишу Enter для перехода к следующему полю, так как при этом добавится неполная запись!
Чтобы отредактировать значение в пройденном поле, следует нажимать клавиши <Shift+Tab> для возврата в нужное поле.
Чтобы заменить ранее введенное значение, необходимо просто начать вводить нужное в этом поле.
Чтобы отредактировать только некоторые символы значения поля, следует нажимать клавишу < - > или щелкнуть I-образным указателем мыши на том месте, куда необходимо поместить курсор.
При вводе даты необходимо придерживаться известного программе формата
При вводе чисел с лидирующими нулями (кроме почтовых индексов), вводится апостроф перед первым нулем, что воспринимается Excel как текстовая метка (при этом апостроф в базе данных не вводится).
После заполнения всей записи необходимо нажать клавишу Enter или щелкнуть на кнопке Добавить, в результате чего Excel вставит новую запись последней в базе данных и выведет на дисплей пустую форму для ввода следующей записи.
После завершения ввода записей следует нажать клавишу <Esc> или щелкнуть на кнопке Закрыть, чтобы закрыть форму данных.
Сохранить рабочую таблицу командой Сохранить из меню Файл или щелкнуть на инструменте Сохранить на стандартной панели инструментов.
Вопрос №2.
Что значит отсортировать?
Ответ:
Сортировка данных–упорядочение данных по заданному признаку с целью удобства использования.
Рисунок 1 - Сортировка данных
Чтобы заставить Excel правильно отсортировать записи в базе данных, мы должны указать, какие поля будут определять новый порядок записей, (такие поля называются ключами сортировки). Более того, мы должны указать какой тип сортировки должен выполняться в этих полях. Существует два типа упорядочения: возрастающий, при котором текст располагается в алфавитном порядке (от А до Я), а числа - в порядке увеличения (от наименьшего к наибольшему), и убывающий, который противоположен алфавитному порядку и порядку нумерации (от Я до А, а числа - от набольшего к меньшему).
Когда мы используем возрастающий порядок сортировки с полем ключа, содержащим много различных типов значения, Excel помещает в первую очередь числа (от наименьшего к наибольшему), а только потом текстовые элементы (в алфавитном порядке). За текстовыми элементами следуют логические значения (сначала TRUE/ Истина, затем FALSE/ Ложь), сообщение об ошибках и, наконец, чистые клетки. При использовании убывающего порядка Excel упорядочивает элементы в обратном порядке: числа идут первыми, но упорядочены от наибольшего к наименьшему затем следуют текстовые элементы от Я до А, логическое FALSE предшествует логическому TRUE.
Для того чтобы отсортировать данные необходимо использовать инструмент «Сортировка» на ленте «Данные» в пакете Excel.