3.1. Сутність і зміст організації робочого місця менеджера
Робоче місце менеджера — це просторова зона, яка устаткована необхідними матеріальними засобами та технікою і має певну організацію. Це місце, де виконується робота менеджера. Класифікація робочих місць: 1. залежно від категорії працівника: керівник, фахівець; за кількістю працівників: індивідуальні, колективні; 3. за рівнем механізації: ручні, механізовані, автоматизовані; 4. За ступенем спеціалізації: універсальні, спеціальні; 5. За умовами праці: нормальні, монотонні, важкі. Завдання раціональної організації робочих місць менеджерів включає в себе раціональне розміщення необхідного устаткування та інших речей, а також створення комфортних умов праці. Організація робочого місця менеджера — це сукупність заходів щодо устаткування робочого місця засобами і знаряддями праці та їх розміщення у визначеному порядку. Цей процес складається з таких основних етапів: 1) визначення функціонального призначення робочого місця, його організаційних та інформаційних зв’язків, змісту праці; 2) формулювання вимог до працівника, який обійматиме посаду; 3) складання паспорта робочого місця; 4) вибір приміщення та його площі; 5) планування робочого місця; 6) оснащення робочого місця усім необхідним для високопродуктивної праці; 7) створення сприятливих санітарно-гігієнічних та естетичних умов праці. До організації робочих місць висувають естетичні, кваліфікаційні, гігієнічні, інформаційні, ергономічні, технічні, економічні,організаційні вимоги. Естетичні вимоги передбачають такі елементи естетичного оформлення виробничого середовища, від яких значною мірою залежить продуктивність праці людини (зовнішній вигляд приміщення і знарядь праці, їх кольорова гама, наявність квітів в інтер'єрі та ін.). Кваліфікаційні вимоги – це сукупність вимог до рівня освіти й кваліфікації працівника. Гігієнічні вимоги – це освітлення робочих місць, температурний режим, шум та інші фактори, які впливають на здоров'я й працездатність людини. Інформаційні вимоги – це комплекс заходів, які визначають інформаційне забезпечення робочого місця: обсяги й структуру інформації, яка повинна надходити на робоче місце, оброблятися на ньому, створюватися й передаватися на інші робочі місця та ін. Ергономічні вимоги змушують максимально пристосувати середовище до людини, її фізичної, фізіологічної, естетичної природи. Технічні вимоги зобов'язують зручно розташувати меблі та устаткування, повинні бути передбачені проходи до столу та устаткування, а також до іншого робочого місця та ін. За економічними вимогами витрати на утримання робочого місця є мінімальними і водночас достатніми для функціонування. Організаційні вимоги передбачають чітке визначення сфери компетенції працівника на робочому місці, його прав, обов'язків, вертикальних й горизонтальних зв'язків з іншими робочими місцями.
Основні правила раціональної організації робочого місця:
І. «Меблі — візитна картка вашого офісу». Найкраще обладнати офіс меблями недорогими, з ДСП, покритими спеціальним захисним пластиком. Не слід економити на обладнанні тих приміщень, де співробітники працюють з клієнтами підприємства.
2. «Комфорт робочого місця — запорука високої працездатності співробітників».Максимального комфорту і мінімального стомлення можна досягти в тому випадку, коли правильно підібрані за розміром стіл і стілець для співробітника. Нормальна висота робочої поверхні столу залежно від зросту службовця складає 70-75 см, відповідно висота стільця - від 40 до 45 см, найкраще використовувати офісні крісла із сидіннями, що піднімаються.
3. «Порядок — це місце для всього і де все на своєму місці».На робочому столі повинні знаходитись тільки ті предмети та засоби, що часто і постійно використовуються для вирішення завдань управління. Наприкінці робочого дня стіл повинен бути абсолютно чистим в інтересах дотримання службової таємниці. Усі документи повинні бути розташовані так, щоб їх можна було легко знайти. Усі технічні засоби для ручних і механізованих робіт (ручки, скріпки, ножиці та ін.) найкраще зберігати в органайзері. Столи потрібно розташовувати таким чином, щоб денне світло падало ліворуч від робочого столу. Також кожне приміщення повинно мати кондиціонер або вентиляцію. За їх відсутності необхідно провітрювати приміщення кожні 2 години.
4. «Пар кістки ломить!»Оптимальною є температура приміщення 18-22°С.
5. «Гучність музики обернено пропорційна інтелекту».Питання, що стосуються роботи під музику, повинні бути узгоджені в колективі і регламентовані. Гучна музика протягом робочого часу негативно впливає на працівників.
6. «Службовий телефон — річ необхідна для роботи».Адміністрація організації повинна рекомендувати співробітникам нетривалі особисті телефонні переговори, інакше телефон буде закритий для клієнтів і зовнішнього середовища.