6.7.2. Изменение полей и таблиц

Прежде чем изменять поля и таблицы сначала для большей уверенности создайте резервную копию изменяемой таблицы.

Программа Access позволяет добавлять новые поля, удалять уже существующие, изменять порядок следования полей в таблице, а также модифицировать сами поля и их свойства.

Нежелательно вносить изменения в структуру таблицы (особенно удалять поля) уже после ввода в нее данных. Некорректное редактирование структуры таблицы может привести к потере данных.

Открыть уже существующую таблицу в режиме конструктора можно по-разному.

• Если таблица не открыта, в области переходов щелкните правой кнопкой на имени нужной таблицы и выберите команду Конструктор в открывшемся контекстном меню.

• Если в режим конструктора необходимо перейти из режима таблицы, щелкните правой кнопкой на имени таблицы и выберите команду Конструктор, выберите команду Конструктор вкладки Создание (группа Таблицы) или щелкните на кнопке Конструктор строки состояния окна приложения.

Изменение имен полей

Простейший способ изменить имя поля в режиме таблицы — это дважды щелкнуть на текущем имени поля и ввести новое имя.

Переименовав поле, программа Access автоматически обновит все связи данного поля с другими таблицами (если они установлены), а также внесет необходимые изменения во все другие объекты вашей базы данных (например, запросы и ответы), в которые включено данное поле.

Существуют и другие способы переименования поля в режиме таблицы. Для этого

• Щелкните правой кнопкой мыши на строке заголовка поля и выберите команду Переименовать столбец в открывшемся контекстном меню.

• Щелкните на любой ячейке нужного поля, тем самым выделяя его, а затем выберите команду Переименовать вкладки Режим таблицы (группа Поля и столбцы).

• После ввода нового имени поля нажмите клавишу Enter или щелкните на любой другой ячейке таблицы.

Что касается изменения имени поля таблицы в режиме конструктора, не забывайте что все изменения структуры объектов необходимо сохранять.

Добавление полей

В режиме конструктора структура таблицы фактически, также представлена таблицей, в которой каждому полю соответствует отдельная строка.

Поэтому чтобы включить в таблицу новое поле, достаточно добавить новую строку в список полей.

Порядок действий в этом случае должен быть следующим.

• Выделите поле, над которым вы хотите поместить новое поле таблицы. Для этого щелкните на кнопке выбора записи (серый квадратик слева от имени поля; указатель мыши приобретает при этом вид направленной вправо стрелки).

• Выберите команду Вставить строки вкладки Конструктор (группа Сервис) или щелкните на выделенной строке правой кнопкой мыши и выберите из открывшегося контекстного меню команду Вставить строки. Над выделенной строкой появится пустая строка.

• В пустой строке введите имя для нового поля, тип данных, описание (необязательно) и задайте нужные значения свойств поля.

Программа Access 2007 такие ответственные операции, как добавление и удаление полей таблицы, позволяет выполнять непосредственно в режиме таблицы.

Любая таблица в режиме таблицы по умолчанию уже содержит пустой столбец с заголовком Добавить поле.

При вводе данных в первую пустую ячейку этого столбца, в структуру таблицы добавляется новое поле, причем тип вводимых данных определяется программой Access автоматически.

Кроме того, в режиме таблицы на вкладке Поля и столбцы доступен инструментарий, который позволяет добавлять в структуру таблицы поля, воспользовавшись готовыми шаблонами полей или готовыми полями уже существующих таблиц. Рассмотрим эти возможности подробнее.

Добавление полей с помощью области

Шаблоны полей.

Программа Access 2007 предлагает набор стандартных шаблонов полей, которые можно просто перенести в таблицу.

Под шаблоном поля здесь подразумевается готовый набор характеристик поля, включая имя поля, тип данных и заданное значение для формата поля. Чтобы добавить в структуру таблицы в качестве основы для поля готовый шаблон, выполните следующее.

• Откройте таблицу в режиме таблицы.

• Выберите команду Новое поле вкладки Режим таблицы (группа Поля и столбцы). Справа откроется область Шаблоны полей.

• Выберите одно или несколько полей в области Шаблоны полей (для выделения смежных полей удерживайте нажатой клавишу Shift, несмежных полей — клавишу Ctrl).

• Наведите указатель на выделенное поле и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите выделенное поле в таблицу. Когда появится вертикальная линия вставки, отпустите кнопку мыши. Шаблоны полей теперь включены в структуру таблицы.

• Сохраните внесенные изменения.

Добавление полей с помощью области Список полей.

Если база данных включает несколько таблиц (а именно так и организованы данные в реляционных базах данных, в том числе и в созданной нами базе данных - Обучение), новое поле в таблицу можно добавить, используя уже существующие поля других таблиц.

Такой подход оказывается удачным, когда значения нового поля должны быть "синхронизированы" со значениями, хранимыми в поле другой таблицы базы данных.

При добавлении поля таким способом (команда Добавить существующие поля вкладки Режим таблицы (группа Поля и столбцы) автоматически запускается мастер подстановок, который заполняет соответствующие свойства поля и создает (если они еще не созданы) требуемые связи между таблицами.

В итоге новое поле будет включать список допустимых значений, обеспечивая удобство и корректность ввода данных в поле текущей записи.