4. Документы в системе «1с: Предприятие 7.7»

Документ - одно из основных понятий системы «1С: Предприятие». В основном документы, используемые в программе «1С: Бухгалтерия», являются электронными аналогами стандартных бумажных документов. С помощью документов организуется ввод в программу, просмотр и корректировка информации о совершаемых действиях, однако использование этого типа данных не ограни­вается простой фиксацией информации о хозяйственных операциях.

Бухгалтерским документом называется письменное подтверждение хозяйст­венной операции или разрешение на ее совершение. Документы по назначе­нию делят на:

• Распорядительные (содержат разрешение на выполнение хозяйственной операции - доверенности, наряды, приказы директора и др.);

• Исполнительные или оправдательные (подтверждают факт совершения хозяйственной операции - приходные кассовые ордера, накладные, акты приемки-передачи и т.д.);

• Комбинированные (дается разрешение на операцию и ее исполнение -авансовые отчеты);

• Документы бухгалтерского оформления (различные бухгалтерские рас­четы: расчет износа основных средств, расчет отчислений в фонд соци­альной защиты населения и др.).

По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на первичные и сводные.

Первичные документы отражают хозяйственную операцию в момент ее совершения (кассовые ордера, банковские чеки, накладные и др.), а сводные или вто­ричные документы составляются на основе первичных документов и обобщают суммы по нескольким хозяйственным операциям (авансовый отчет, материаль­ный отчет и др.).

В программе «1С:Бухгалтерия», как и в обычной бухгалтерии, документ является основной учетной единицей и содержит в себе информацию о конкретной хо­зяйственной операции. Каждый документ содержит три обязательных реквизита: номер, дату и время.

Наиболее важными реквизитами документов являются дата и время, так как они позволяют устанавливать строгую временную последовательность совершения операций.

Документы, используемые в программе «1С:Бухгалтерия», являются, как правило, электронными аналогами стандартных бумажных документов, и в большинстве случаев состоят из двух основных частей: заголовочной части (шапка документа) и табличной (многострочная часть). В заголовочной части содержатся реквизи­ты, которые являются общими для всего документа и, как правило, встречаются в документе только один раз. Например, в доверенности на получение матери­альных ценностей в заголовочную часть помещаются установочные данные до­кумента: номер и дата, а также срок действия доверенности, сведения о сотруднике, поставщике материальных ценностей, указываются номер и дата докумен­та, на основании которого будет производиться получение ценностей.

Табличная часть документа представляет собой таблицу из однотипных строк с информацией. В большин­стве случаев на основании данных в табличной части формируется общая сумма по документу. Документ в программе «1С:Бухгалтерия» может содержать только одну табличную часть.

Ввод первичных документов в программу «1С:Бухгалтерия» может осуществляться различными способами:

• непосредствен­но из меню «Документы»;

• работая в одном из журналов документов;

• путем копирования уже созданного в про­грамме документа с дальнейшим изменением его параметров;

• на основании другого документа.

Каждый документ в программе «1С:Бухгалтерия» имеет свою, в большинстве слу­чаев уникальную, форму представления, внешне приближенную к бумажному ана­логу. Именно поэтому каждый вид первичных документов вводится в программу по-разному. Тем не менее можно описать общий алгоритм ввода пер­вичных бухгалтерских документов.

Общий алгоритм создания документов в программе «1С: Предприятие»:

• Создать новый документ.

• Заполнить (изменить) при необходимости поля формы.

• Заполнить табличную часть документа, если она присутствует в форме.

• Нажать одну из кнопок («Записать», «ОК», «Закрыть»), расположенных обычно внизу окна документа.

Журналы документов

Журналы документов в программе «1С:Бухгалтерия» предоставляют пользователю хорошо разработанные средства для работы с документами, позволяют осуществлять поиск документов в журнале по их номерам, по содержимому граф.

Для работы с документами в типовой конфигурации создано необходимое коли­чество журналов. Документ «знает», в каком журнале ему сохраняться. В журналах документы группируются по видам, что создает определенные удобства при работе с ними. Кроме того, типовая конфигурация содержит «Общий журнал до­кументов», в котором хранятся ссылки на все документы информационной базы программы «1С: Бухгалтерия».

По способу создания и функциональным возможностям все журналы в программе «1С: Бухгалтерия» можно подразделить на несколько типов.

• «Обычный журнал». Являясь основным журналом для работы с документами, может быть назначен одновременно нескольким видам документов, но документы одного вида всегда будут доступны только в одном обычном журнале. Назначение документу журнала, в котором бу­дет вестись работа с документами этого вида, осуществляется в «Конфигу­раторе» при создании шаблона документа.

• «Общий журнал» предназначен для работы со всеми документами. Этот журнал позволяет выполнять отбор документов по значениям общих рек­визитов документов и с помощью граф отбора.

• «Дополнительный журнал», как и обычный журнал, предназначен для рабо­ты с документами разных видов. Отличие дополнительного журнала от обычного заключается в способе его назначения документам. Если обыч­ный журнал назначается в процессе редактирования шаблона документа в «Конфигураторе», то выбор документов, которые будут доступны в допол­нительном журнале, осуществляется при редактировании дополнитель­ного журнала. Документы одного вида могут быть доступны одновремен­но в нескольких дополнительных журналах, в отличие от обычных жур­налов. Общий журнал позволяет разделять документы по значениям их реквизитов, а дополнительный - по видам. В дополнительном журнале нельзя выполнять отбор документов.

• «Журнал подчиненных документов» предназначен для работы с документа­ми, подчиненными выбранному документу. В качестве журнала подчи­ненных документов может быть использован любой из общих журналов, имеющихся в конфигурации. Если журнал подчиненных документов не назначен, в режиме запуска «1С:Предприятие» он создается автоматиче­ски. Автоматически созданный журнал подчиненных документов имеет только экранную форму, которая также создается автоматически. Такой журнал не может настраиваться в «Конфигураторе».

Перечисленные выше типы журналов могут быть созданы в процессе разработки конфигурации. При их создании специалист, осуществляющий конфигурирование, может настраивать состав колонок журнала, разрабатывать его экранное и печатное представления.

В программе «1С: Бухгалтерия» существуют 2 системных журнала:

• «Полный журнал» предназначен для работы со всеми документами всех ви­дов, существующих в конфигурации (в пределах назначенных пользова­телю прав доступа). Его представление задается программой «1С:Бухгалтерия» и не может быть изменено.

• «Журнал «Прочие»» предназначен для работы с документами, для которых в процессе конфигурирования не указаны конкретные журналы. Его пред­ставление также задается программой «1С: Бухгалтерия» и не может быть изменено.

При создании любого журнала в программе «1С:Бухгалтерия» автоматически создается его экранная форма в виде таблицы. Таблица состоит как минимум из граф, отображающих такие обязательные реквизиты документа, как названия вида документа, номер, дату и время. Помимо этого, таблица экранной формы журнала может содержать произвольное количество дополнительных граф, в которых будут отображаться значения любых других реквизитов документов, доступных в этом в журнале.