Содержание деловых писем

В зависимости от содержания и объема деловые письма разделяют на простые и контрактные.

К простым деловым письмам относятся несложные по содержанию и небольшие по объему документы, рассылаемые в коммерческих целях. В них может отсутствовать заголовок к тексту, обращение, но широко используются стереотипные выражения.

Письмо-просьба содержит просьбу о присылке образцов товара, ката­логов, какой-либо другой информации. При этом употребляются определен­ные стандартные выражения, например:

• Обращаемся (к Вам) с просьбой прислать...

• Прошу (просим) Вас выслать...

• Мы хотели бы получить...

• Сообщите (нам), пожалуйста, ...

Письмо-благодарность содержит благодарность за что-либо (за полу­ченные образцы товара, каталог, информацию, приглашение, оказанное гос­теприимство и т.д.). Здесь употребляются определенные стандартные выражения, например:

• Благодарим (Вас) за...

• Мы признательны Вам за...

• Выражаем благодарность за то, что...

Пример письма-благодарности:

Искренне благодарим Вас за ценную информацию относительно марке­тинга наших товаров. Готовы оказать Вам аналогичную услугу.

Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или дру­гие документы, так называемые сопроводительные. Они выполняют роль яр­лыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам, и фиксируют факт отправки, сопроводительные письма необходимы в случае, когда они со­держат дополнительные разъяснения к приложенным к ним документам или если прилагаемые документы содержат несколько страниц. Сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.

Пример сопроводительного письма:

Совместное итало-российское предприятие "Роситалком"

56 109765, Москва, ул. Тимирязевская, 45

Тел.: [phone] Факс: [phone]

E-mail: [e-mail]

12.05.1998 № 12-06/45

О предоставлении документации

На основании Вашего запроса от 10.03.1998 высылаем документацию на изготовление каркаса фермы.

Р.И. Вивальди

Приложение: Перевод на русский язык инструкций по технике безопас­ности на 30л. в 2 экз.

Генеральный директор

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определен ных обещаний или условий и адресуются отдельному лицу. Они могут начи­наться с обращения по имени и отчеству к лицу, которому они адресованы. Как правило, гарантироваться может оплата труда за выполненную работу, работа по специальности.

Комбинат строительных 123100, Москва,

материалов № 2 ул. Герцена, д.43,кв.95

Крепышову О.Л.

39 4000 Воронеж, ул. Щорса, 56 Тел.: [phone]. Факс: [phone]

23.05.1998 № 05-08/101

Уважаемый Олег Леонидович!

Комбинат готов принять Вас на работу по специальности рабочий ли­тейного цеха с окладом, составляющим 45 минимальных зарплат.

Директор Н. Г. Красник

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридического лица и имеют правовую силу.

Рекламация - коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.

Пример письма - рекламации:

Совхоз «Лесной» Строительная компания

354784, пос. Росы, Саратовская обл., "Курскстрой"

Саратовский р-н, ул. Крылова, 74 220647 Курск ул. Ленина, 3

Тел.: [phone]

30.11.1998 №09-10/47 О выполнении контракта

27.06.1998 г. был заключен контракт № 468 между дирекцией совхоза «Лес­ной» и Вашей компанией, обязующий Вас к 01.12.1998г. сдать под ключ но­вый животноводческий комплекс.

К нашему огромному сожалению, условия контракта Вами не выполнены. Строительство комплекса выполнено лишь на 34 %. С августа Ваши подрядчики не появлялись на площадке.

Ожидаем Вашего ответа в течение 3 дней. В противном случае материалы будут отправлены в Арбитражный суд Российской Федерации.

Приложение: копия контракта № 468.

Директор А.Ф. Гололедов

Задание 1. Познакомьтесь с фрагментами деловых писем. Определите вид каждого письма.

27.06.2001г. был заключён контракт №468 между дирекцией комбината "Лесной" и Вашей компанией, обязующий Вас к 01.12.2001т. сдать под ключ новый жилой дом.

К нашему огромному сожалению, условия контракта Вами не выполне­ны.

Ожидаем Вашего ответа, в течение 3-х дней.

Директор А..Ф. Гололёдов

Сообщаем, что завод "Металлист" своевременно получил документацию на изготовление деревянных формовочных опок для литья. Документация включала 345 страниц текста.

Выражаем огромную благодарность.

Директор Е.У. Григорьев

Уважаемый Андрей Леонидович! Комбинат готов принять Вас на работу по специальности рабочий ли­тейного цеха с окладом, составляющим 45 мин. зарплат РФ.

Директор Н.Г.Красник

Задание 2.Составьте текст любого делового письма.

Задание 3.Сгруппируйте стереотипные формулы (речевые клише) в соответствии с видами писем, в которых они используются.

Просим сделать...

Мы рады (что сделать?)...

Сообщаем (извещаем, информируем, уведомляем), что...

Нам приятно...

Мы вынуждены сообщить...

Направляем Вам рекламацию...

Мы обращаемся к Вам с просьбой...

Поздравляем...

Мы предъявляем Вам ...

Мы будем признательны...

Подтверждаем получение...

Благодарим за Ваше...

Выражаем благодарность...

(Кто?) гарантирует...