Тема 2. Теоретические основы управления процессами

2.1.Управленческие циклы

Впервой лекции были рассмотрены функциональный и процессные подходы к управлению организацией. Отметим, что сам по себе процессный подход не является новым. 1. Родоначальник научной организации труда Ф.Тейлор определял управление следующими словами: «планируй-делай-смотри». Перефразируем его формулу следующим образом: «планируй-делай-проверяй» (Plan-Do-Check). Составные части этой формулы есть

не что иное, как 3 фазы управленческого цикла, представленного на рисунке.

2. Американский ученый У.Шухарт в 1924 году предложил процессный подход к управлению качеством, а спустя некоторое время предложил использовать процессный подход и к организации производства. Шухарт впервые описал концепцию четырехфазного управленческого цикла (планируй-делай-проверяй-внедряй, PDCA) в 1939 г. в своей книге "Статистические методы с точки зрения управления качеством".

Основные научно-практические результаты работ В. Шухарта — «отца менеджмента качества» — реализованы его учеником В. Эдварсом Демингом (1900-1993), в основном, на предприятиях Японии.

Э. Деминг пропагандировал использование предложенного Шухартом цикла в качестве основного способа достижения непрерывного улучшения процессов. Он также ввел модификацию цикла PDCA - цикл PDSA ("study" - изучать). В 1950 г. Э. Деминг вдохновил японцев на использование своего цикла.

	2. Цикл Шухарта-Деминга
1. Управление по Тейлору:	(PDCA):
«планируй-делай-смотри»	«планируй-делай-проверяй-
	внедряй»

	1	4	1
	Plan	Action	Plan
3	2	3	2
Check	Do	Check	Do

Рис. 15. Циклы Тейлора и Шухарта-Деминга

Японский ученый К.Исикава счел целесообразным уточнить содержание действий управленческого цикла. Он разделил его на 6 секторов, более детально отражающих основные фазы управления.

Фаза планирования разделена на определение целей и задач, а также способов достижения этих целей.

Фаза исполнения разделена на обучение и подготовку кадров и выполнение работ.

Цели организации обычно устанавливают, исходя из ее предназначения (миссии) и опираясь на принципы, которые культивирует руководство организации. При этом миссия в совокупности с принципами формирует политику, на основе которой и определяются цели. Политика организации (как и миссия, и принципы) определяется высшим руководством организации.

Если цели и задачи установлены, но не определены способы их достижения и решения, управление останется голой теорией. Способы достижения целей и решения задач должны быть полезны для организации и не препятствовать ее развитию. Ключ к успеху – решительная стандартизация очевидных вещей и передача их подчиненным.

Обучение и подготовка кадров способствуют формированию надежных работников, при этом, как правило, увеличивается норма управляемости (количество непосредственых подчиненных у одного руководителя).

Можно организовать выполнение работ, только лишь с помощью распоряжений, но такой процесс никогда не будет протекать гладко. Только опыт и квалификация работников помогают компенсировать несовершенства стандартов и регламентов.

4		1
Внедряй		Планируй
(Action)		(Plan)
		Определение
		целей и задач
	Осуществление
	соответствующих
	управляющих	Определение
	воздействий
		способов
		достижения целей
		Обучение
	Проверка	и подготовка
		кадров
	результатов
	выполнения
	работ
		Выполнение
3		работ
		2
Проверяй		Делай
(Check)		(Do)

Рис. 16 Цикл Исикавы – детализация 1 и 2 фаз цикла Шухарта-Деминга

"Шесть сигм" – это подход к совершенствованию бизнеса, который стремится найти и исключить причины ошибок или дефектов в бизнес-процессах путем сосредоточения на тех выходных параметрах, которые оказываются критически важными для потребителя.

Идея подхода «шесть сигм» очень проста. Допустим, что вы провели переговоры со своим поставщиком, в ходе которых договорились о том, что допуск на некоторую важную для вас характеристику продукции будет равен некоторой определенной величине, например, ±1 мм. Тогда задача поставщика, если он привержен идеям "шести сигм", очень проста. Ему

надо всего-навсего "загнать" естественный разброс этого показателя в процессе производства продукции в такие устойчивые границы, чтобы он укладывался в согласованные границы допуска 12 (!) раз, что, как раз, и составляет ±6σ (сигма – это греческая буква, которую в математической статистике часто используют для обозначения квадратичной ошибки, задаваемой нормальным законом распределения случайной величины).

Острую потребность в отходе от традиционного подхода, основанного на концепции "трех сигм", легко увидеть, если представить себе выход процесса, состоящего, например, из 20 последовательных ступеней, на каждой из которых обеспечивается заданный процент выхода. Если этот процент соответствует стандартному подходу на основе "трех сигм", то на выходе имеем (0,9973)20 = 0,947, т. е. около 5% брака, тогда как при подходе "шесть сигм"

имеем (0,9999966)20 = 0,99993, т. е. брак равен всего лишь 0.007%.

Основы концепции были заложены в компании "Моторола". Ее подход строился по классической схеме непрерывного совершенствования на базе постоянного применения цикла Шухарта – Деминга: планируй – делай – проверяй – внедряй. Вот как понимали на "Мотороле" этапы этого цикла.

Первый этап – "Планируй" – включал формулировки целей и задач, выявление ключевых параметров для достижения успеха, план совершенствования, выбор проекта и создание команды.

Второй этап – "Делай" – включал обучение и тренировку, плюс внедрение.

Третий этап – "Проверяй" – предусматривал измерение улучшений, оценку эффективности, анализ и пересмотр проектов.

Четвертый этап – "Внедряй" – предполагал корректировку внедрения, непрерывность совершенствования, стандартизацию, изучение потребителей, бенчмаркинг, перепроектирование.

Впоследствии в рамках концепции "шесть сигм" цикл Шухарта – Деминга трансформировался. Руководители Академии "Шесть сигм" Харри и Шредер считают, что эта программа должна состоит из восьми ступеней (см. рис 17).

4	1
Action	Plan
3	2
Check	Do

8	1
Интегрируй	Осознай
(Integrate)	(Recognize)
7	2
Стандартизируй	Определяй
(Standardize)	(Define)
6	3
Управляй	Измеряй
(Control)	(Measure)
5	4
Улучшай	Анализируй
(Improve)	(Analyze)

Рис. 17. Цикл Харри и Шредера (шесть сигм). Трансформация цикла Шухарта-Деминга компанией «Моторола» при использовании подхода «шесть сигм»

2.2.Бизнес-процесс

Бизнес-процесс – это:

цепь логически связанных, повторяющихся действий, в результате которых используются ресурсы предприятия для переработки объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей.

“Ericsson Quality Institute. Business Process Management. Ericsson, Gothenburg, Sweden,

1993”

Любой бизнес-процесс имеет потребителя, внутреннего или внешнего. Опираясь на определение бизнес-процесса, можно все действия внутри организации (компании) рассматривать либо как бизнес-процесс, либо как его часть.

Понятие бизнес-процесс содержит 2 элемента: бизнес и процесс.

Все используемые в настоящее время определения процесса близки к тому, которое дано в стандарте ИСО 9000 и которое было приведено на первой лекции. Понятие процесса сформулировано как некоторая логическая последовательность связанных действий, которые преобразуют вход в результаты или выход.

Теперь понятие процесс нужно объединить с понятием бизнес.

2.3.BPM (Business Process Management)

Предпосылки (1990 г.г.):

9большое внимание вопросам реинжиниринга бизнес-процессов и совершенствованию деятельности организации за счет улучшения бизнес-процессов;

9широкое распространение инструментов для моделирования бизнес-процессов;

9распространение технологий workflow, ориентированных на автоматизацию обработки документов или выполнения заданий.

Недостатки прежних подходов к управлению бизнес-процессами:

9методологические и технологические разрывы между моделированием и автоматизацией бизнес-процессов не позволяли оперативно реагировать на изменяющиеся потребности бизнеса, особенно при использовании в организациях различных автоматизированных информационных систем.

Новый подход к управлению бизнес-процессами (BPM), сформулированный международной организацией BPMI (Business Process Management Initiative):

9соединение двух направлений — моделирования процессов с их автоматизацией, целостный подход к повышению эффективности деятельности организации, называемый Business Process Management (BPM). Русскоязычный перевод этого понятия — Управление Бизнес-Процессами (УБП) или Процессное управление.

Подход BPM предусматривает:

9изучение, проектирование, внедрение, выполнение, поддержка, оптимизация и анализ распределенных процессов, выходящих за границы отдельных подразделений и организаций, и охватывающих приложения, работающие на различных технологических платформах;

9использование нескольких компонентных технологий для автоматизированной поддержки распределенных процессов, а также комбинации различных методов

интеграции приложений.

По определению М.Хаммера и Дж.Чампи:

" реинжиниринг - это фундаментальное переосмысление и радикальное

перепроектирование деловых процессов, чтобы резко, скачкообразно улучшить решающие показатели деятельности компании, такие как стоимость, качество, обслуживание и темпы". Такой подход предполагает широкое использование наиболее передовых информационных и коммуникационных технологий для достижения новых деловых целей.

По определению международной Коалиции по управлению workflow (WfMS):

“workflow – автоматизация, полностью или частично, бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил”.

Циклы управления процессами отражают методику управления бизнес-процессами организации, а подход BPM определяет его технологию.

2.4.Здание Business Process Management (BPM)

Подход BPM предполагает:

1)Определение стратегии управления бизнес-процессами (миссия, цели, стратегии), например, на основе использования методологии сбалансированной системы показателей

BSC

2)Используемая методология моделирования бизнес-процессов должна иметь возможность учета стратегий управления бизнес-процессами.

3)Методология анализа бизнес-процессов должна поддерживать различные виды анализа бизнес-процессов: логический анализ, анализ характеристик процесса, результатов моделирования, рисков, ресурсного окружения процессов и другие виды анализа, необходимые для совершенствования процессов.

4)Методология оптимизации бизнес-процессов должна поддерживать, как революционный (reengineering), так и эволюционный (непрерывное улучшение) пути.

5)Инструментальные средства верхнего уровня должны обеспечивать моделирование стратегий управления бизнес-процессами, описание, анализ, оптимизацию и документирование бизнес-процессов (ARIS)

6)Инструментальные средства среднего уровня предназначены для поддержки информационной инфраструктуры на основании моделей бизнес-процессов (ARIS BPM Portal)

7)Инструментальные средства нижнего уровня предназначены для автоматизации бизнеспроцессов (автоматизированная система класса workflow).

Стратегия управления бизнес-процессами

Методология		Методология		Методология
моделирования		анализа		оптимизации
бизнес-процессов		бизнес-процессов		бизнес-процессов

Инструментальные средства для разработки стратегии управления бизнес-процессами, их описания, анализа, оптимизации

и документирования

Инструментальные средства, обеспечивающие информационную инфраструктуру бизнес-процессов

Инструментальные средства, обеспечивающие протекание бизнеспроцессов (технология Workflow)

Рис. 18. Здание Business Process Management (BPM)

2.5.Жизненный цикл управления процессами в BPM

Наилучшим образом суть технологии BPM можно охарактеризовать с помощью жизненного цикла управления.

процессами, состоящего из следующих этапов:

1.Проектирование процессов: 9 моделирование

9 назначение владельца процесса 9 постановка требований к процессам (ключевых показателей эффективности) 9 оптимизация 9 регламентация

2.Реализация процессов:

9 внедрение процедур и обучение персонала

9 постановка требований и выбор ИС

9 разработка и внедрение ИС

9 автоматизация процессов при помощи workflow

9 внедрение систем менеджмента качества и прочих подсистем управления

9 управление изменениями

3.Контроллинг процессов:

9получение оперативной информации о выполнении процессов

9административная логистика заданий, управление загрузкой исполнителей

9набор статистики по процессам

9анализ показателей эффективности выполнения процессов

9постановка задачи на улучшение процессов

4.Реализация указанных выше этапов должна осуществляться в соответствии с процессом стратегического планирования развития компании, который включает в себя:

9определение миссия и стратегий развития

9выработку стратегических целей и построение стратегических карт (технология

Balanced Scorecard)

9формирование перечня ключевых показателей результативности (KPI), определяющих параметры эффективного функционирования компании в целом и отдельных ее процессов (технология Balanced Scorecard)

После последовательного прохождения всех трех этапов жизненного цикла BPM накапливается достаточное количество информации для того, чтобы замкнуть кольцо жизненного цикла и вернуться к первому этапу, но уже с целью осознанной оптимизации процесса.

	•	Документированиеианализпроцессовиего
	•	окружения
Проектирование/		Проектированиенедостающихпроцессов			•
	•	Назначениевладельцапроцесса
Описание	•	Определениеметрикпроцессов			•
	•	Регламенты ироливрамкахпроцессов		Контроллинг
					•
					•

Измерениепараметровпроцесса (время, стоимость, качество)

Идентификация «слабыхмест» Контроль основныхметрик (KPI)

Контрольегоадекватностипослевнедрения

ИТ

Видение &	•	Миссия / видение
	•	Стратегическиецели
стратегия	•	KPIs, разработанныес
		помощью Balanced Scorecard

	•	Внедрениеметодикиуправленияпроцессами
	•	Изменениявсистемеуправления
Внедрение	•	ВыборИТ-решенийиподготовкаквнедрениюИТ-систем
	•	ВнедрениеИТ-систем
	•	Управлениеизменениями, рисками, знаниямиврамках
		процесса

Рис. 19. Жизненный цикл управления процессами в BPM

2.6.Процессное управление организацией

Процесс – фундаментальное свойство организации.

Процессный подход – это систематическая идентификация и менеджмент применяемых организацией процессов, и особенно взаимодействия таких процессов (ИСО 9000). Процессное управление – планомерная деятельность по формированию целенаправленного поведения организации посредством выделения, описания и менеджмента системы взаимосвязанных и взаимодополняющих процессов организации и их ресурсного окружения:

9Управлять организацией можно, только управляя её процессами;

9Процессное управление – инструмент корпоративного управления, обеспечивающий реализацию стратегии;

9Управление может быть эффективно лишь тогда, когда оно сознательно нацелено на управление процессами, являющихся сутью деятельности системы при наличии цели.

Основы процессного подхода к управлению организациями:

1.Процессный подход к управлению качеством продукции, созданные в рамках этого подхода циклы управления являются важнейшими методологическими основами процессного управления организацией.

2.Подход к управлению бизнес-процессами BPM, предложенный международной организацией BPMI является технологической основой для внедрения процессного управления в организации.

2.7.Понятие системы

Формальное определение (ИСО 9000):

Система – это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов.

Определение, данное Расселом Л. Акоффом:

Система – это состоящее из двух элементов или более множество, которое удовлетворяет следующим трем условиям:

9Поведение каждого элемента воздействует на поведение целого. Пример: организм человека. Каждая его часть – сердце, легкие, желудок и т.д. воздействует на функционирование организма в целом.

9Поведение элементов и их воздействия на целое взаимозависимы. Данное условие означает, что поведение каждого элемента и его воздействие на целое зависит от того, как ведет себя по крайней мере еще один другой элемент. Ни один элемент не имеет самостоятельного воздействия на систему в целом.

9Какие бы подгруппы элементов ни образовались, каждый элемент воздействует на поведение целого, и ни один из них не воздействует на них самостоятельно. Иными словами, элементы системы соединены таким образом, что образование ими

независимых подгрупп невозможно.

Таким образом, система – это целое, которое невозможно разделить на независимые части.

В окружающем нас мире все системно. Системами являются ансамбль атомов и молекул, автомобиль, коллектив организации, население страны, города, района. Транспортные сети, жилые кварталы, базы данных и библиотеки, сеть Интернет - тоже системы. Системами являются и ситуации, проблемы, явления.

Несмотря на большое многообразие систем, они имеют много общих черт и особенностей. Для того, чтобы разобраться в многообразии систем, их необходимо классифицировать, т. е. разделить, азатемобъединитьпоопределеннымпризнакам.

Попроисхождениюсистемымогутбытьестественные (природными) как звездные образования, Солнечная система, планеты, материки, океаны и т. п.; искусственными (антропогенными), т.е. созданными трудом человека, как города, транспорт, средства производства и т.п. Из последних особенно отметим такие системы, как народное хозяйство страны, отрасль, регион, предприятие, цех, участок и т. п. По объективности существования системы могут быть материальными, существующими независимо от сознания человека, и идеальными – продуктами сознания (гипотезы, образы, представления, бизнес-модели). В последнем случае они могут быть в виде диаграмм, графиков, формул, уравнений, знаковых схем, музыкальных и зрительных образовит. п.

Классификация систем производится различными способами в зависимости от целей, условий ипоставленных задач.

2.8.Свойства системы

Каждая часть системы обладает свойствами, которые она теряет в случае отделения от системы.

Каждая система обладает определенными (существенными) свойствами, которыми не обладает ни одна из ее частей.

Существенные свойства системы в целом проистекают из взаимодействия ее частей, а не от их действий самих по себе. Поэтому, если систему разобрать на части, она утратит свои существенные свойства.

Следовательно: Система – это целое, которое невозможно понять с помощью анализа. Из определения системы вытекают 2 важнейших свойства системы:

1.Каждая часть системы обладает свойствами, которые она теряет в случае отделения от системы.

Например, орган или часть тела, удаленные из организма, уже не будут работать так, как они функционировали внутри него. Глаз, удаленный из организма, уже не видит.

2.Каждая система обладает определенными (существенными!) свойствами, которыми не обладает ни одна из ее частей.

Люди способны делать много всего (бегать, читать, писать и т.д.), на что не способна ни одна из частей тела в отдельности. Отдельная часть тела – еще не человек, человек

есть единое целое.

Существенные свойства системы в целом проистекают из взаимодействия ее частей, а не от действия самих по себе.

Очевидно, что для понимания поведения и свойств систем требуется отличный от анализа метод.

Экономические системы, или бизнес-системы, характеризуются определенными классификационными признаками. Это системы искусственные; материальные; открытые; динамические; вероятностные; в зависимости от уровней рассмотрения – суперсистемы, большие системы, подсистемыилиихобъекты.

Они искусственны в том смысле, что созданы человеком, даже если максимально используют природный ресурс. Искусственность предполагает также разнообразие систем, что обусловливает многообразиеэкономическихмоделей.

Материальный характер экономических систем лежит в сфере объективности их существования, а также различных уровней материальных и финансовых затрат. Например, для информационных подсистем необходимы значительные затраты на покупку компьютерной техники и технологии.

Открытость бизнес-систем важна, поскольку товарообмен (купля-продажа) в значительной степени зависит от открытости рынка. При этом открытость не означает отсутствие прав на интеллектуальнуюсобственность, можетподразумеватькоммерческуютайнуит.п.

Бизнес-системы динамичны, т.е. подвержены рождению (созданию), старению, развитию, движению, прогрессу и регрессу, делению и слиянию. В любой динамической системе протекают те или иные процессы. Если эти процессы не совершенствовать, то система деградирует, а если

не поддерживать их протекание, система прекратит свое существование. Отсюда возникает необходимостьвпрогнозе, предвиденииразвитияпроцессовиихоптимизации.

Важной характеристикой таких систем является вероятность структуры, функций, целей, задач, ресурсов и т. д. Это значительно повышает роль индивидуальных, творческих начал в менеджменте, роль учета различных факторов. В детерминированных системах одной и той же причине всегда соответствует четкий и однозначный результат. В системах вероятностного типа одной и той же причине и даже в одних и тех же условиях могут соответствовать различные результаты. Например, персонал различных подразделений компании может приходить на работу вразноевремя, егосоставможетменятьсяидр.

Основная цель экономики как системы – удовлетворение неограниченных потребностей людей товарами и услугами при ограниченных ресурсах. К объектам экономики относятся различные типы организаций: учебные заведения, промышленные и торговые предприятия, банкии т. п. Эти объекты объединяются в подсистемы, например, производственную подсистему, финансовокредитную подсистему. Производственная подсистема подразделяется на отрасли ма-

териального производства - промышленность, сельское хозяйство, строительство и др.

Финансово-кредитная подсистема - это государственные и коммерческие банки и их филиалы, фонды, страховыеобществаит.п.

2.9.Понятие системного подхода

Механистический подход к изучению систем:

9Разложение на части того, что необходимо объяснить

9Объяснение поведения или свойств отдельных частей

9Составление из полученных объяснений целостной трактовки Первые два этапа – анализ системы, третий этап – синтез системы. При механистическом подходе анализ предшествует синтезу.

Системный подход:

9Идентификация целого (системы), частью которого является предмет, который необходимо объяснить

9Объяснение поведения или свойств целого

9Объяснение поведения или свойств предмета по его роли (ролям) или функции (функциям) в содержащем его целом

Первые два этапа – синтез системы, третий этап – анализ системы. Системный подход переворачивает «с ног на голову» трехэтапный порядок механистического подхода: синтез предшествует анализу.

Анализ фокусируется на структуре системы, он дает знание (описание) системы. Синтез фокусируется на функционировании системы, он дает понимание (объяснение) системы.

Итак, при системном подходе синтез предшествует анализу.

1.При аналитическом мышлении предмет, который нужно объяснить, трактуется как целое, которое необходимо разделить на части.

2.При синтезе объект, который требуется объяснить, рассматривается как часть содержащего его целого.

Впервом случае фокус исследования сужается, во втором – расширяется.

Разницу легче понять на примере:

9исследователь с аналитическим мышлением, которому требуется рассказать об университете, начнет разлагать его на части, пока не получит его элементы; например, от университета к факультету, кафедре, студенту, предметам. Затем он даст определения факультета, кафедры, студента и предмета. Наконец, он соберет это вместе в определение кафедры, затем факультета и в заключение в определение университета

9системный мыслитель, перед которым поставлена аналогичная задача, начнет с идентификации системы, включающей университет, например, системы образования. Затем он определит цели и функции системы образования, а также включающей ее более широкой социальной системы. И, наконец, он даст объяснение, т.е. определит университет с точки зрения его роли и функциям в

системе образования Эти 2 подхода не должны давать, но часто дают противоречащие результаты, ибо они являются взаимодополняющими.

Анализ фокусируется на структуре, он показывает как система работает.

Синтез сосредотачивается на функции, он показывает, почему система так функционирует. Поэтому анализ дает знание, синтез дает понимание. Первый позволяет описывать, второй – объяснять.

2.10. Организация как система

Взгляды А.А. Богданова на организацию как систему

Организационная система (или комплекс) есть процесс или поток процессов производства составляющих, связанных циклами развития и деградации Четкое различие между организацией и структурой:

9организация – сеть процессов производства ее составляющих;

9структура – особый пространственно-временной образ (паттерн) произведенных

составляющих.

Организационная система рассматривается не как конечное состояние, нечто застывшее, а как процесс постоянных преобразований, связанных с непрерывной сменой состояний равновесия.

Сохранность организационной системы обеспечивается только активным использованием внешней среды.

Подлинным основателем современной теории систем и организаций, предвосхитившим многие особенности предприятий посттейлоровской эпохи, безусловно является русский ученый А.А. Богданов (1873 - 1928), заложивший фундамент современной теории систем и организаций.

Всеобщая организационная наука (тектология) Александра Александровича Богданова явилась первым научным сочинением, специально посвященным вопросам организации, в котором автор сформулировал основные положения теории организации.

Примерно в то же время, что и Ф.Тейлор, но задолго до А.Слоана и его последователей, с одной стороны, и Л.Берталанфи, Дж.Черчмена, Р.Акоффа, Ф.Эмери, Дж.Форрестера и прочих зарубежных классиков общей теории систем – с другой, А.Богданов исследовал объективные законы создания и развития организаций.

Тектология А.Богданова и более поздние работы неоклассической школы организаций содержат необходимые теоретические предпосылки реинжиниринга предприятий и создания посттейлоровских предприятий нового типа.

Идеи, лежащие в основе тектологии («науке о строительстве» предприятий нового типа) А.Богданова надолго опередили свое время, и, по мнению ряда исследователей, творческое изучение и применение богатого наследия А.Богданова может способствовать становлению национальной российской школы реинжиниринга.

2.11.Свойства организации как системы

1)Целенаправленность – определяет поведение системы.

2)Сложность – зависит от множества входящих в нее компонентов

3)Делимость – система состоит из ряда подсистем, выделенных по определенному признаку.

4)Целостность – функционирование множества элементов системы подчинено единой цели

.

5)Многообразие элементов и различие их природы.

6)Структурированность – определяется наличием установленных связей и отношений между элементами внутри системы, распределении элементов системы по уровням иерархии.

2.12.Системный подход к организации

Системный подход к организации – выявление, понимание и административное управление системой взаимосвязанных процессов с целью достижения заданной стратегической цели. Системный подход реализует представление организации в виде иерархической системы взаимосвязанных моделей, позволяющих изучать его целостные свойства, структуру. Системный подход к организации позволяет:

9Определить систему путем выявления или разработки процессов, влияющих на достижение заданной стратегической цели

9Структурировать систему так, чтобы достичь заданную стратегическую цель наиболее эффективным способом

9Обеспечить понимание взаимосвязей между процессами системы

9Проводить непрерывное совершенствование системы посредством измерения и оценки

9Обеспечить лучшее понимание распределения ролей и ответственности при достижении общих стратегических целей, уменьшая тем самым межфункциональные барьеры и улучшая коллективную работу

2.13. Связи системы-организации с внешней средой

Организацию как систему принципиально необходимо рассматривать в неразрывной связи с внешней средой.

Исходной характеристикой системы является ее противопоставление окружению, или среде. Среда — это все то, что не входит в систему. Среда представляет собой совокупность всех систем, кроме исследуемой, выделенной, интересующей нас в настоящий момент части реального окружающего мира. Поэтому можно сказать, что система — это конечное множество объектов, каким-то образом выделенное из среды посредством границы системы. Понятие «границы» в целом ряде случаев весьма условно, и при моделировании необходимо четко определить, где кончается система, а где начинается среда.

Между средой и бизнес-системой, которой является организация (рис. 20), существует множество взаимных связей, с помощью которых реализуется процесс взаимодействия среды и системы.

По входной и выходной связям между системой и средой путем взаимной передачи происходит обмен материальными, финансовыми, энергетическими, информационными и иными элементами. Элементы, передаваемые системой во внешнюю среду, будем называть конечными продуктами деятельности системы, а передаваемые из среды в систему — ресурсами.

Законодательство	Стандарты, техническиеусловияит.п.
		Технологии
		Продукция
Информацияот		Реклама
потребителей		Заказынасырье
		Отходыпроизводства
		Демонстрацияспособности
Материалыи		обеспечениякачества
комплектующие		Прибыль
Энергия
Персонал	Знания	Финансы
Рис. 20. Связи системы-организации с внешней средой

2.14. Теоретическая основа описания деятельности организации

Синтез фокусируется на функционировании системы, он дает понимание деятельности организации

Предметные области - входы в моделирование системы менеджмента

Описание трудовых ресурсов

Объекты

Объекты

производственных
Описание	ресурсов

Описание бизнес-процессов

XOR

XOR

Объекты

информационных
Описание	ресурсов

Описание материальных ресурсов

Уровни детализации

Рис. 21. Предметные области

Системный анализ фокусируется на структуре системы, он дает знание (описание) организации.

СИСТЕМНЫЙ АНАЛИЗ СИСТЕМНЫЙ АНАЛИЗ

СТРУКТУРНЫЙ АНАЛИЗ СТРУКТУРНЫЙ АНАЛИЗ

МЕТОДОЛОГИЯ МОДЕЛИРОВАНИЯ МЕТОДОЛОГИЯ МОДЕЛИРОВАНИЯ

МОДЕЛЬ 1

МОДЕЛЬ 2

МОДЕЛЬ N

МОДЕЛЬ 1

МОДЕЛЬ 2

МОДЕЛЬ N

НОТАЦИЯ 1

НОТАЦИЯ1

НОТАЦИЯ1

НОТАЦИЯ1

НОТАЦИЯ 1

НОТАЦИЯ 1

НОТАЦИЯ1

НОТАЦИЯ 1

НОТАЦИЯ 1

НОТАЦИЯ1

НОТАЦИЯ 1

НОТАЦИЯ 1

CASE - СРЕДСТВА

CASE - СРЕДСТВА

Рис. 22. Основные понятия

2.15. Системный анализ

Системный анализ - методология описания сложных систем. Это совокупность методологических средств, используемых для подготовки и обоснования решений по сложным проблемам социального, технического и экономического характера. Он основывается на системном подходе, а также на ряде математических дисциплин и современных методов управления. Основной процедурой системного анализа является построение обобщенной модели, адекватно отображающей интересующие исследователя свойства реальной системы и ее взаимосвязи.

Главной задачей системного анализа является поиск путей по превращению сложного в простое, по разложению труднопонимаемой задачи на ряд задач, имеющих решение.

Принципы системного анализа:

9Оптимальность. В результате анализа необходимо найти оптимальное решение задачи.

9Эмерджентность. Этот принцип предполагает следующее важное свойство системы: чем больше система и чем больше различие между частью и целым, тем выше вероятность того, что свойства целого могут сильно отличаться от свойств его частей. Принцип эмерджментности позволяет выявить несовпадение локальных оптимумов целей системы с глобальным оптимумом системы. Этот фактор необходимо учитывать при проведении системного анализа деятельности организации, поскольку он играет важную роль.

9Системность. Исследование объекта, с одной стороны, как единого целого, а с другой, как части более крупной системы, с которой объект находится в определенных отношениях.

9Иерархичность. Определение в системе структурных отношений, характеризуемых упорядоченностью, организованностью взаимодействий между отдельными ее уровнями по вертикали. Большинство организаций представляют собой сложные системы, и необходимость иерархического построения этих систем обусловлена тем, что управление в них связано с переработкой и использованием больших объемов информации.

9Интеграция. Изучение интеграционных свойств и закономерностей системы.

9Формализация. Получение комплексных количественных характеристик.

Системный анализ — наиболее эффективный метод, применяемый при построении модели организации. Однако при проведении его могут возникать проблемы, обусловленные сложностью социально-технических систем, так и проблемы политического характера, если заинтересованные группы конфликтуют. При сочетании этих проблем системный анализ становится трудным и кропотливым делом, при котором аналитик должен играть роль посредника между заказчиком и исполнителем.

Руководители предприятий обычно интуитивно понимают свои проблемы, но не могут объяснить их, и, кроме того, они часто имеют весьма туманное представление о том, какую пользу могут принести им информационные технологии. Разработчики же с энтузиазмом говорят о существующих возможностях в области построения систем обработки данных, но они, как правило, не имеют информации о том, что именно является наилучшим для той или иной организации.

Основополагающая концепция состоит в построении при помощи графических методов системного анализа совокупности моделей различных аспектов деятельности организации, которые дают возможность управленцам и аналитикам получить ясную общую картину бизнес-процессов.

Системный подход применяется для решения различного рода сложных задач, в число которых входят:

9совершенствование системы управления организации и анализ ее деятельности;

9подготовка к внедрению системы управления предприятием;

9внедрение систем менеджмента качества и их сертификация;

9оптимизация, инжиниринг и реинжиниринг бизнес-процессов;

9внедрение информационных систем на предприятии;

9документирование корпоративных знаний, в том числе в виде моделей прототипов.

Основные этапы системного анализа:

1)Формулировка основных целей и задач исследования

2)Определение границ системы, отделение ее от внешней среды

3)Составление списка элементов системы (подсистем, факторов, переменных и т.д.)

4)Выявление сути целостности системы

5)Анализ взаимосвязей элементов системы

6)Построение структуры системы

7)Установление функций системы и ее подсистем

8)Согласование целей системы и ее подсистем

9)Уточнение границ системы и каждой подсистемы

10)Анализ явлений эмерджентности

11)Создание системной модели

Эмерджентность - качество, свойства системы, которые не присущи ее элементам в отдельности, а возникают, благодаря объединению этих элементов в единую, целостную систему.

Ключевую роль в системном анализе играет понятие "структура", которое связано с упорядоченностью отношений, связывающих элементы системы.

Цель системы – достижение и сохранение желаемого состояния или желаемого результата поведения системы. Цель организации — стремление к максимальному результату, выражаемому в максимизации ценности капитала, при постоянном сохранении определенного уровня ликвидности и достижении целей производства и сбыта с учетом социальных задач. Вспомогательной стоимостной целью является стремление к оптимальной расчетной прибыли за период.

Задача системы — описание способа (технологии) достижения цели, содержащее указание на цель с желаемыми конкретными числовыми (в том числе временными) характеристиками.

Система целей — совокупность взаимоувязанных целей. В соответствии с определением понятия «система» для одного и того же объекта может быть рассмотрено несколько систем целей, т.е. использовано несколько оснований для их классификации, например:

9стратегические и тактические цели;

9долгосрочные (выполнение через несколько лет) и краткосрочные (выполнение через год и ранее) цели;

9производственные, финансовые, социальные цели, цели повышения качества продукции и т.п.

Древовидная система целей включает как минимум глобальную цель – существование организации и две главные цели — цель функционирования (выпускать продукцию) и цель развития (развиваться).

Таким образом, система представляет собой упорядоченное подмножество объектов, интенсивность взаимосвязей которых превышает интенсивность отношений с объектами, не входящими в данное подмножество, т.е. с внешней средой.

Объект (элемент, компонент) — часть системы, выделенная по какому-либо признаку, сформулированному заинтересованным лицом. При этом объекты системы и отношения между ними выделяются в зависимости от точки зрения заинтересованного лица или группы лиц, например, одно и то же предприятие может рассматриваться как производственная, организационно-экономическая или социальная система.

Выбор точки зрения — категория системного анализа, характеризующаяся выделением определенных аспектов рассмотрения проблемы и применением особой терминологии, соответствующей этим аспектам.

Ключ к успешному переходу к процессно-ориентированному управлению лежит в ответе на вопрос: "Чтодолжнаделатьбудущая система?". Системный подход позволяет следующее: описать, "увидеть" и скорректировать будущую систему до того, как она будет реализована физически, уменьшить затраты на разработку и внедрение системы, оценить разработку по времени и результатам, достичь взаимопонимания между всеми участниками работы (заказчиками, пользователями, разработчиками, программистами и т. д.), улучшить качество разрабатываемой системы.

2.16. Идеи, лежащие в основе структурных методов анализа систем

Структурные методы (структурный анализ) являются строгой дисциплиной и методологической разновидностью системного анализа. Структурный анализ был разработан

в 60-70-х годах XX века Дугласом Т. Россом в виде методологии SADT (Structured Analysis and Design Technique) – технология структурного анализа и проектирования

Основные идеи структурного анализа:

1)Каждая часть должна реализовывать единственную функцию системы

2)Функция каждой части должна быть легко понимаема

3)Связи между частями должны вводится только при наличии соответствующих связей между функциями

4)Связи должны быть простыми, насколько это возможно, для обеспечения независимости между отдельными частями

5)Иерархическое представление сложной системы. Для понимания сложной системы недостаточно разбиения ее на части, необходимо эти части организовать определенным образом, а именно в виде иерархических структур

6)Графическое представление сложных систем. Графическое представление существенно упрощает понимание сложных систем.

2.17. Структура системы – организации

Структурный анализ – метод исследования систем, который начинается с ее общего обзора, а затем детализируется, приобретая иерархическую структуру со все большим числом уровней. Структурный анализ позволяет описать иерархию подсистем, описывающих различные стороны деятельности организации. Он работает как набор географических карт, отличающихся своим масштабом.

Структура организации – устойчивая картина взаимных отношений подсистем организации. Подсистема организации – ее часть, выделенная по определенному признаку, обладающая некоторой самостоятельностью и допускающая разложение на элементы в рамках данного рассмотрения.

2.18. Задачи структурного анализа организации

Задачи структурного анализа организации следующие:

9выявление структуры как относительно устойчивой совокупности отношений

9частичное отвлечение от развития объектов

9графическое модельное представление объектов которое начинается с общего обзора и затем детализируется, приобретая иерархическую структуру со все большим числом уровней

СИСТЕМНЫЙ АНАЛИЗ СИСТЕМНЫЙ АНАЛИЗ

СТРУКТУРНЫЙ АНАЛИЗ СТРУКТУРНЫЙ АНАЛИЗ

МЕТОДОЛОГИЯ МОДЕЛИРОВАНИЯ МЕТОДОЛОГИЯ МОДЕЛИРОВАНИЯ

МОДЕЛЬ1

МОДЕЛЬ2

МОДЕЛЬ N

МОДЕЛЬ 1

МОДЕЛЬ 2

МОДЕЛЬ N

НОТАЦИЯ1

НОТАЦИЯ1

НОТАЦИЯ1

НОТАЦИЯ1

НОТАЦИЯ1

НОТАЦИЯ1

НОТАЦИЯ1

НОТАЦИЯ1

НОТАЦИЯ1

НОТАЦИЯ1

НОТАЦИЯ1

НОТАЦИЯ1

CASE - СРЕДСТВА

CASE - СРЕДСТВА

Рис. 23. Место структурного анализа в моделировании процессов организации

Подсистемы

организации Организация организационная

производственная

функциональная

информационная

Рис. 24. Системы, из которых состоит организация

Тип	Объектымодели
модели		кто
ARIS
		Организационныемодели
		Каким
		образом

Подсистема

организации

Модели	Модели	Модели
данных	процессов/	функций
	управления	Что
На основе
чего
	Моделивходов/выходов	Длячего

Классификация

Объектымодели моделей

Здание ARIS

Подсистемы

организации

Организация

Рис. 25. Структурированное описание деятельности

Модель – это совокупность графических объектов, их свойств, атрибутов и отношений между ними, которая адекватно описывает моделируемую предметную область.

2.19. Структурные элементы и связи

Структурный объект – объект, выполняющий одну из элементарных функций, связанных с моделируемым предметом, процессом или явлением.

Структурный объект – неделимая наименьшая функциональная часть системы (на данном уровне рассмотрения).

Связь – вид отношений между объектами, который проявляется как некоторое взаимодействие.

Генеральный

директор

ЗаместительГД	ЗаместительГД		ЗаместительГД		ЗаместительГД
попроизводству	поразвитию		пообеспечению		пофинансам
Департамент	Департаментпо		Департамент		Финансовый
попроизводству	развитию		пообеспечению		департамент
	Рис. 26. Организационная схема
		Начало
	обеспечивает	процесса		вноситвклад
Документ 1	входныеданные			ввыполнение	Орг. единица
	создает	Фунция 1			Место
	навыходе
Картотека				выполняетсяв	выполнения
		Функция 1			Полномочия
		выполнена
Информ.	поддерживает		активизирует		требует
система
				выполняет
		Функция 2			Бизнес-роль
Производ.			генерирует
ресурс	является
	производст-	Функция 2
	веннымресурсом	выполнена			Цель
Продукт 1	используется			поддерживает
	Функция N-1				Должность
Продукт 2				отвечаетза
	производится
				выполнение

Функция N-1 выполнена

Рис. 27. Пример диаграммы

2.20. Детализация объекта

Детализация (декомпозиция) - условный прием, позволяющий представить систему в виде, удобном для восприятия и анализа.

Глубина детализации определяется сложностью системы, а также целями моделирования.

Детализация - разбиение системы на объекты по определенным признакам, средство преодоления сложности системы и затруднений в ее понимании.

Генеральный
директор
Зам. генерального	Зам. генерального	ПЭО	Структура
по сбыту	по производству
Организационная		ПЭО	Начальник
			ПЭО
схема
		Цех	Экономист

	Процессы	Массовое	Производство
		производство	на заказ
		(МП)	(ПЗ)
	Планирование	Планирование	Планирование
		материалов	материалов
	материалов
		(МП)	(ПЗ)
	Планирование	Планирование	Планирование
		мощностей	мощностей
	мощностей
		(МП)	(ПЗ)
	Рис. 28. Пример детализации