Теория анализа хозяйственной деятельности
..pdfотносящаяся к определенному аспекту их деятель ности;
•носителям данных (информации) — немашинная (уст ная, телефонная, документальная) и машинная (на маг нитных лентах, дисках, датчиках данных, в Интернете и др.);
•форме представления — документированная (на мате риальном носителе) и недокументированная.
5.2.Методика накопления, обработки
ииспользования аналитической информации
Экономический анализ обычно начинается с определения целей и, соответственно, требований к информации и приме няемым информационным технологиям. При этом непосред ственно анализу предшествует сбор информации, организация ее накопления и хранения, чем обеспечивается возможность многократного и длительного ее использования.
Сложность информационных потоков, несовершенство ка налов получения, методов и техники сбора, хранения и обра ботки информации нередко приводят к ее существенному запаздыванию, а следовательно, и к потере качества. Основа своевременного получения информации — интеграция сбора и обработки, что обеспечивает взаимодействие хозяйственной деятельности и экономического анализа (управления), приво дит к постепенному слиянию автоматизированных систем уп равления с информационной системой предприятия.
Автоматизированная система сбора, обработки и хране ния, представляющая собой разветвленную сеть регистриру ющих устройств, линий связи и ЭВМ, сокращает время между возникновением информации и ее использованием в аналитической работе. Технические средства обеспечивают своевременное доведение информации о хозяйственных про цессах, происходящих на предприятии, до руководителей и других работников менеджмента. Применение современных ЭВМ дает возможность выполнения быстрого поиска и сок-
.ращение трудоемких расчетов, а также отображения резуль татов в наиболее воспринимаемом человеком виде.
ЭВМ последних поколений обладают гибкостью, универ сальностью, надежностью, адаптивностью, доступностью по ценам, безотказностью в эксплуатации, способностью к мно гоцелевому назначению, многократному переоборудованию и т.п., что значительно расширило сферу их применения. При использовании современных ЭВМ объем информации сокращается на 30 % и более, так как появляется возможность унифицировать документы, сократить число форм отчетнос ти, рационализировать хранение, интегрировать обработку и использование данных.
Внедрение ЭВМ и других современных технических средств в анализ хозяйственной деятельности и в управление экономикой позволило объединить первичную регистрацию хозяйственных операций с оперативным выявлением отклоне ний фактических данных от планово-нормативных по всем основным показателям в различных разрезах. На ЭВМ реша ются аналитические задачи с огромным объемом вычислений, выполнение которых ранее было практически невозможно. Например, получение информации о поступлении сырья, ма териалов, товаров и их движении в развернутом ассортимен те; расчет потребности в отдельных видах товарно-матери альных ценностей и др. Однако возможности машины не беспредельны. В связи с этим необходимо уменьшать объем избыточной информации, своевременно удалять устаревшие данные, рационализировать ввод в ЭВМ исходной информа ции. В частности, можно хранить не всю исходную информа цию, а только отклонения фактических данных от базисных (планово-нормативных, фактических данных за прошлый период и др.), хотя для современных ЭВМ этот способ уже не является актуальным.
С применением в анализе хозяйственной деятельности и управлении экономикой современных ЭВМ появились усло вия создания единой централизованной информационной сис темы, получившей название банка данных (БД). Банк данных представляет собой совокупность взаимосвязанных информа ционных массивов (файлов), поддерживающихся в рабочем состоянии, и программного обеспечения, позволяющего ре шать задачи поиска и обработки хранящихся данных.
Банк данных состоит из комплекса технических средств для хранения, обработки и ввода-вывода данных; одной или нескольких баз данных, то есть совокупности сведений, храни
мых в запоминающих устройствах; комплекса программных средств, который принято называть системой управления БД. Эта совокупность программно-технических средств обес печивает автоматическое ведение баз данных (прием на хране ние и преобразование информации), а также поиск сведений по запросам потребителей, обработку и оформление в удоб ном виде ее результатов. Кроме того, выделяют языковые средства общения пользователя с БД, предназначенные для выполнения операций с данными; комплекс организацион ных мер, обеспечивающих функционирование банка данных в составе АСУ.
Основой построения информационного обеспечения анализа хозяйственной деятельности в условиях использования сов ременных информационных технологий должна служить его модель, описывающая процесс прохождения аналитической информации, ее обработку и порядок документального офор мления. Разработка информационного обеспечения экономичес кого анализа должна ориентироваться на оптимальный пере чень аналитических задач. Наиболее эффективно информаци онное обеспечение, основанное на концепции банка данных, что обеспечивает интеграцию информации, возможность ее многок ратного и комплексного использования без дополнительных преобразований и дублирования.
Организация информационных массивов в банке данных определяется их взаимосвязью, отображающей информаци онную модель объекта, и потребностями эффективного дос тупа к массивам при различных запросах на выдачу и обработку необходимой информации. Ведение банка данных на современных ЭВМ обеспечивает автоматизированное ре шение задач в различных режимах, в том числе и в диалого вом. Достаточно общий характер функций банка данных позволяет создавать универсальные системы интеграции и обработки данных для различных предприятий. Такие систе мы содержат совокупность относительно самостоятельных функциональных блоков (модулей), обеспечивающих успеш ное решение информационных задач.
При проектировании информационного обеспечения пре жде всего определяются состав и организация нормативной базы, размещение нормативной документации в основных ин формационных массивах, количество записей и ориентиро вочно — их объем. Затем устанавливается объем необходимой
для решения комплекса аналитических и других управлен ческих задач информации, а также формы результатной ин формации. При проектировании размещения информации в ЭВМ должны быть учтены требования различных подсистем АСУ. Состав и содержание информационной базы, технология и организация основных работ во многом типичны.
Неоднократное использование информации, находящей ся в базе данных, предъявляет повышенные требования к ее достоверности и сохранности, что необходимо учитывать при выборе соответствующего программного обеспечения.
Хранение экономической информации на ЭВМ тесно связано с операциями ее кодирования и поиска и во многом зависит от формы носителей информации и ее кодовых обозначений. В свою очередь, способы хранения оказывают влияние на ор ганизацию поиска информации, для чего могут разрабаты ваться специальные информационно-поисковые системы, хотя в настоящее время чаще используются стандартные пакеты программы.
Хранение данных строится по информационным масси вам, а внутри их — по значениям показателей или реквизи тов — признаков. Причем исходные данные хранятся с уче том особенностей выполнения над ними последующих опера ций обработки, а по результатной информации — с учетом ее использования. Необходимая информация выбирается из ин формационных массивов операциями поиска при помощи имеющихся средств формирования поисковых запросов (ин формационно-поисковых языков).
Ведущее место в процедурах преобразования экономичес кой информации занимает ее систематизация и обработка. При использовании ЭВМ обработка информации стала орга ничной частью единого информационного технологического процесса. При ручной и, в значительной степени, механизи рованной обработке эта операция в технологическом отношении обособляется от процедур анализа хозяйственной деятель ности и других управленческих действий.
Современные ЭВМ не только изменили связи этого про цесса с другими, создав возможности технологического един ства информационных процессов, но и оказали влияние на содержание понятия «обработка данных». Если при ручном (и механизированном) выполнении аналитических работ под обработкой понимались преимущественно арифметические
действия, то современные ЭВМ позволяют применять для об работки сложнейшие логические и статистические операции.
В условиях использования компьютерных технологий осо бое внимание должно быть обращено на удобство восприятия потребителями результатной аналитической информации пу тем применения средств графического и мультимедийного отображения. Для эффективного восприятия и быстрой ответ ной реакции необходимы равномерность потока информации, расчленение ее на порции, оптимально воспринимаемые чело веком. Эти обстоятельства являются основанием для примене ния теории информации при организации потоков, форм представления и использования данных в анализе хозяй ственной деятельности и менеджменте. В условиях постоян ного наращивания объемов информации, подлежащих вос приятию, человек (аналитик, менеджер), как правило, выде ляет, а затем воспринимает лишь то, что отличается от эталона: плана, норматива, нормы, лимита и т.п. Все это должно быть учтено при формировании информационного обеспечения анализа хозяйственной деятельности и пред усматриваться модулями отображения результатов практи чески во всех современных программных средствах.
Многолетний опыт функционирования автоматизирован ных систем управления различного назначения показал, что на их качество и возможности повышения эффективности использования информации, удовлетворяющей потребите лей всех уровней, решающее воздействие оказывает не толь ко «безбумажное» хранение данных, но и методы и средства их хранения. Наиболее эффективными признаны концепции интегрированного хранения и многоаспектного коллектив ного использования информации. Эффективный способ их ре ализации — программные средства, обеспечивающие функции ввода, актуализации, хранения и использования данных на основе программно-совместных компонентов.
При разработке инфррмационного обеспечения для раз ных уровней управления экономикой на базе комплексного функционирования современных программных и техничес ких средств необходимо предусматривать получение инфор мации как по заранее установленным срокам, так и по про извольным запросам. Для агрегирования аналитических по казателей по уровням управления следует разработать такую систему классификации и кодирования показателей, кото рая способствовала бы, без дополнительной перекодировки
информации получению на ЭВМ требуемых данных. Другими словами, должно создаваться единое информационное про странство для различных уровней управления экономикой.
Большая часть экономической информации, полученной в результате ее обработки, выдается руководителям, специа листам, менеджерам в конкретные сроки, предусмотренные календарным графиком сбора и обработки данных. При фор мировании регламентной экономической информации уста новление сроков ее подготовки не представляет особой слож ности, так как они обычно обусловлены условиями производ ства и хозяйственной деятельности. Трудность представляет проектирование сбора и обработки нерегламентной информа ции для принятия управленческих решений в произвольные моменты времени. Для получения такой информации система должна формировать данные, характеризующие результаты работ, ход выполнения планов, динамику экономического и социального развития, с задаваемым периодом.
Такая система требует иного подхода к проектированию технологического процесса сбора и обработки данных, пред усматривающего различные режимы получения необходимой информации. Наиболее перспективен диалоговый режим, обес печивающий непосредственное взаимодействие пользовате лей с ЭВМ. Для принятия оперативных управленческих решений менеджеры, на основе определенных диалоговых процедур, выбирают необходимую информацию, отражаю щую обеспеченность и использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов, ход производственных и других хо зяйственных процессов.
В обработанном, взаимосвязанном и скоординированном виде информация передается отделам и службам экономи ческого управления, ответственным за анализ хозяйствен ной деятельности и принятие решений. Для управления экономикой им необходима особая информация прогнозного характера, позволяющая не только фиксировать положение дел на предприятии, но и анализировать тенденции развития того или иного процесса, явления и принимать на основе это го оптимальные и своевременные решения. Такой тип управле ния предполагает наличие большого опыта, то есть не только данных об управляемом объекте и его окружении, но и проана лизированной информации, обогащенной прогнозами. Инфор мация о прошлом поведении системы и окружающей ее среды входит в состав баз знаний и применяется для выработки уп
равленческих решений на основе предвидимого решения с по мощью средств экономического моделирования, экспертных и прогнозных программных систем.
5.3. Проверка достоверности аналитической информации
Информационные потребности экономического анализа, как и всей системы управления хозяйственной деятельнос тью предприятий, постоянно возрастают, что ведет к повы шению значимости информации в развитии экономической, технологической, технической и социальной деятельности. В настоящее время руководителей и специалистов буквально захлестывает поток разнообразной информации. Менеджеру приходится тратить на поиск необходимых сведений 30% и более рабочего времени. Чем выше уровень руководителя, тем больше потребность в управленческой информации и ос трее ощущается ее дефицит. В этих условиях повышаются требования к качеству, эффективности сбора, хранения и ис пользования информации.
Как известно, эффективность анализа хозяйственной дея тельности во многом определяется качеством информацион ного обеспечения. От того, насколько адекватно соответствует потребности руководителей, специалистов и менеджеров цир кулирующая в системе управления экономическая информа ция, насколько она качественна, в значительной мере зависят производительность и продуктивность их деятельности, а сле довательно, эффективность управления экономическим и со циальным развитием предприятий.
Информация, с точки зрения материалистической филосо фии, представляет собой отражение реального мира. В основе такого определения лежит теория отражения, согласно кото рой вся материя обладает свойством, по существу родствен ным с ощущением — свойством отражения. Соответствие содержания информации образу отображаемого объекта мо жет выражаться в трех формах:
• синтаксической адекватности, связанной с воспроизве дением формально структурных характеристик отражения абстрагированно от смысловых и потребительских парамет ров информации;
•семантической, учитывающей смысловое содержание информации;
•прагматической, отражающей соответствие информации цели управления. Прагматический аспект связан с ценнос тью, полезностью информации для выработки оптимальных управленческих решений. С этой точки зрения изучаются
потребительские свойства информации.
Важнейшим показателем качества информационного обес печения является достоверность — свойство информации отражать реально существующие хозяйственные процессы и явления с заданной точностью. Понятие «достоверность» при менительно к информации эквивалентно понятшб «надеж ность» применительно к материальным системам. Отсюда понятна ее роль в проблеме повышения эффективности управ ления экономикой.
Проблема достоверности информации, особенно первич ной, чрезвычайно актуальна при обработке информации на ЭВМ, так как получение достоверных выводов на основе недостоверной информации невозможно. В связи с этим зат раты на обеспечение качества составляют 30—40% от общих затрат на обработку информации. Знание ценности информа ции приводит к необходимости рационального размещения датчиков и измерительных приборов, сокращению общего объема информационного потока, разумного планирования очередности передачи сообщений, назначения приоритетов в соответствии с ценностью информации и т.п.
Используя количественные оценки устаревания информа ции, необходимо своевременно удалять устаревшие данные, назначать сроки принятия решения на основе достоверных, а не устаревших сведений; устанавливать из тех же соображе ний предельно допустимое время передачи информации. Оп ределить ценность информации тем сложнее, чем выше ско рость ее устаревания. Отсутствие учета эффектов устаревания информации ведет к снижению эффективности управления. Любая задержка сигналов от объектов управления приводит к необратимым информационным потерям. При достаточно больших задержках информация практически теряет смысл.
Поток достоверной информации затухает в процессе уста ревания. В первую очередь устаревают высокоинформатив ные, точные данные. Это обстоятельство заставляет искать
пути оптимизации передачи и своевременного использова ния информации. Данная проблема решается двумя путями: прогнозированием старения информации и уменьшением ее задержки. Для этого необходимо вести мониторинг формиро вания информации и удаления устаревших данных.
Усложнение форм, средств и методов машинной обработки экономической информации приводит к ее уязвимости. Этому способствуют постоянное увеличение объема данных, расши рение числа потребителей, усложнение режимов эксплуата ции вычислительных систем и т.п. С появлением ЭВМ, работающих в режиме разделения времени, возросло число лиц, имеющих доступ к вычислительным средствам и системам обработки данных. Это не только потребители и обслужива ющий персонал, но и административный, вспомогательный персонал. В таких условиях особенно важное значение имеет обеспечение сохранности информации в процессе ее сбора, хранения, преобразования и потребления. Значимость про блемы возрастает в связи с концентрацией больших масси вов информации, созданием баз данных.
Таким образом, в современных многомашинных системах, обслуживаемых профессиональными операторами, где работа ЭВМ организуется сложными управляющими программами; где информационные массивы, размещенные на магнитных дисках большой емкости, одновременно используются многи ми программами и потребителями; когда у пользователей имеется возможность общения с ЭВМ через удаленные терми налы и с использованием компьютерных сетей, появились проблемы защиты информации и программ от случайного или умышленного хищения и искажения. Особые меры защиты информации необходимы, когда ресурсы ЭВМ используются несколькими абонентами через терминалы в многопрограм мном режиме и в режиме с разделением времени, а также со все большим применением локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет.
Основными путями утечки информации считаются хище ния ее носителей и документов, получаемых в результате ра боты информационных систем; копирования информации; несанкционированное подключение к аппаратуре и к лини ям связи; перехват электромагнитных излучений при обра ботке данных.
Нарушения в системах автоматизированной обработки информации могут быть случайными или преднамеренными. Случайные возникают вследствие сбоя ЭВМ, ошибок програм мирования и неправильных действий пользователя; предна меренные — с целью получения доступа к информационным массивам и программам для их незаконного использования, изменения или уничтожения.
Для обеспечения сохранности и качества информации дол жна быть разработана система мероприятий, предупреждаю щая ее искажение, уничтожение или несанкционированное использование. Исходя из результатов исследований возмож ных путей утечки информации необходимо разработать специ альные методы и средства ее защиты, включающие контроль над доступом к информации, управление ее преобразованием и надежность хранения. Меры защиты информации должны стать составной частью информационной системы экономи ческого анализа.
При анализе хозяйственной деятельности, предполагаю щем максимальное использование экономической информа ции, должны быть выявлены и оценены ее достоинства и недостатки. Качество аналитической информации, особенно планово-нормативной, устанавливается как при подготовке к экономическому анализу, так и в ходе его проведения.
По планово-нормативным данным, в частности, проверя ют их оптимальность, соответствие плановых показателей утвержденным планам экономического и социального разви тия, бизнес-планам и прогнозам. Поскольку в процессе ана литической работы вскрываются недостатки в планировании (заниженные или недостаточно напряженные планы, ошиб ки, неточности, отсутствие согласованности между плановы ми показателями и т.д.), анализ выполняет не только свои традиционные функции, но и контрольные по отношению к планированию и прогнозированию. Таким образом, эконо мический анализ способствует совершенствованию планиро вания, обеспечивает корректирование и уточнение планов в ходе их выполнения.
Проверяя качество отчетных материалов, устанавливают:
•соответствие отчетности утвержденным (действующим) ее формам;
•полноту представления отчетности;