- •Развёрнутые ответы на 25-30 слов
- •1. Современное состояние сферы делопроизводства: от делопроизводства к информационному менеджменту.
- •4. Документирование управленческой деятельности организации: цель, функции, принципы функционирования, правовые основы.
- •11. Законодательная и нормативно-методическая база деловой корреспонденции в России: стандарты международной организации по стандартизации (исо) на оформление переписки.
- •«Документирование управленческой деятельности» Развёрнутые ответы на 30-40 слов.
- •2. Охарактеризуйте делопроизводство в ссср (1971-1991 гг.).
- •3. Охарактеризуйте современное российское делопроизводство.
- •4. Определите понятия «документ», «официальный документ», «служебный документ», «Электронный документ». Каковы функции документа?
- •10. Изложите известные вам виды сокращений слов и словосочетаний, приведите примеры. Требования к оформлению некоторых знаков препинания и символов в служебных документах?
- •11. Что такое «таблица» и как осуществляется оформление таблиц в служебных документах?
- •17. Межстрочные интервалы, используемые при оформлении реквизитов, требования к размещению начал печатания реквизитов?
- •18. Что подразумевается под формально-логическим стилем документов?
- •19. Каковы особенности языка служебных документов?
- •20. Назовите типичные ошибки в текстах служебных документов.
- •21. Каково значение и функции организационно-правовых документов?
- •22. Устав организации и его структура.
- •26. Основные функции и стадии подготовки распорядительных документов.
- •27. Дайте определение и характеристику документам: постановление, решение, указание, распоряжение.
- •28. Приказ. Понятие и виды, значение, структура и содержание приказа по основной деятельности.
- •30. Требования к составлению и оформлению актов.
- •31. Что такое «служебное письмо»? Требования при ведении переписки? Классификация и структура служебных писем.
- •32. Каковы особенности оформления писем, передаваемых электронной почтой?
- •41. Формы организации работы со служебными документами.
- •42. Ваше представление о табеле форм служебных документов и его назначении.
- •43. Как организуется работа с конфиденциальными документами на предприятии?
- •46. Сроки и способы хранения служебных документов.
- •47. Что понимается под экспертизой?
- •48. Как оформляется выдача служебных документов во временное пользование?
Развёрнутые ответы на 25-30 слов
1. Современное состояние сферы делопроизводства: от делопроизводства к информационному менеджменту.
Ответ: Состояние делопроизводства в значительной мере определяется качеством труда секретаря-референта. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя. Информационные технологии принципиально изменили современное делопроизводство, появилось новое качество и требование к нему. Но оценки качества такого продукта не имеется. Поэтому давно уже назрела необходимость в создании национального стандарта для систем автоматизации делопроизводства.
2. Современные технологии работы с документами организации.
Ответ: В настоящее время на рынке производителей программных продуктом в наличии имеется достаточно широкий выбор систем, обеспечивающих ускорение информационно-документационного обеспечения управления:- системы управления документами (такие как «БОСС-референт», «ДЕЛО», «DocsVision», и др.);- справочно-информационные (справочно-правовые) системы («КонсультантПлюс», «Гарант», и др.);- комплексные системы (предназначенные для автоматизации работы различных служб - такие, как «БОСС-кадровик», и др.).
3. Понятие аутсорсинга в документационном обеспечении управления.
Ответ: Аутсорсинг - использование внешнего источника/ресурса) — передача организацией, на основании договора, определённых бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области. Аутсорсинг документационного обеспечения управления позволяет передавать (и как показывает практика весьма результативно) часть традиционных функций управления, таких как регистрация и поиск информации, сторонней организации. При четкой организации правовых отношений (в частности, при заключении договора) собственник документов гарантирует себе (опять же договором) четкую и бесперебойную работу всей обеспечивающей подсистемы управления.
4. Документирование управленческой деятельности организации: цель, функции, принципы функционирования, правовые основы.
Ответ: Цель: информационное обеспечение управления организацией или документационное обеспечение управления
Основными принципами современного делопроизводства являются: оперативность в составлении и прохождении документов; высокое качество документов; оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их дублирования, волокиты при прохождении и т.п.); применение безбумажных технологий обмена информацией.
Правовые основы: в настоящее время общая регламентация делопроизводства осуществляется на основе следующих актов и документов:
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ); Государственный стандарт РФ ГОСТ Р5П41-98 ; Государственный стандарт РФ ГОСТ Р6.30-2003 и др.
5 Как сделать делопроизводство эффективным.
Ответ: на современным этапе развития науки и техники залогом обеспечения эффективности делопроизводства является правильная организация электронного документооборота с помощью средств вычислительной техники и всеохватывающего обучения управленческого персонала предприятия работе с компьютером и программами для ДОУ.
6. Современная служба документационного обеспечения управления.
Ответ: Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами. При этом основными задачами службы ДОУ являются:
* внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;
* осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;
* обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;
* совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.
7. Оперативное управление кадровой документацией организации.
Ответ: Деятельность кадровой службы организации - неотъемлемая часть такого важного и крайне ответственного направления, как документационное обеспечение управления (ДОУ). Существует определенная нормативно-методическая база (система государственных и отраслевых стандартов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, инструктивных писем министерств и ведомств, пособий и др.), регламентирующая правильность оформления документов, построение документооборота в организации и т.д.
8. Документооборот и его составляющие. Оптимизация документопотоков организации.
Ответ: составляющие документооборота:
- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
- предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
- регистрация документов;
- организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);
- обработка исполненных и отправляемых документов.
Документопоток - это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации. Оптимизация документооборота включает два крупных направления: 1. Повышение качественного содержания информации. 2. Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров.
9. Унифицированные системы документов и их роль в управлении организацией.
Ответ: унифицированные системы документации — это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.
10. Автоматизация документационного обеспечения управления кадрами.
Ответ: Использование автоматизированных технологий позволяет существенно повысить эффективность работы кадровой службы. Документы по личному составу - это специфическая документация, требующая специализированных программ для работы с ней. Работники службы кадров должны хорошо ориентироваться в возможностях современных автоматизированных систем, в первую очередь - для определения потребностей своего подразделения и составлении оптимального задания для IT-служб на приобретение, установку, настройку и последующее обслуживание средств автоматизации, необходимых в работе с документацией по личному составу.