- •1 Анализ предметной области
- •2 Разработка технического задания на реализацию арм внешней корреспонденции
- •3 Разработка idef модели для описания функционирования арм
- •4 Описание функционирования арм с помощью dfd модели
- •5 Разработка алгоритма функционирования арм в виде блок-схемы
- •6 Разработка графического интерфейса пользователя
- •7 Разработка программного обеспечения и инструкций пользователя
Лист
ЛГПУ.
351400.12 ПЗ
Изм.
Лист № документа Подпись Дата
СОДЕРЖАНИЕ
Перечень условных обозначений . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Введение. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
1 Анализ предметной области. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
2 Разработка технического задания на реализацию АРМ внешней корреспонденции. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
3 Разработка IDEF модели для описания функционирования АРМ. . . . . . . . 13
4 Описание функционирования АРМ с помощью DFD модели . . . . . . . . . . . 21
5 Разработка алгоритма функционирования АРМ в виде блок-схемы . . . . . .25
6 Разработка графического интерфейса пользователя . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28
7 Разработка программного обеспечения и инструкций пользователя . . . . . .37
Заключение. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42
Список используемых источников . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43
Приложение. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45
Перечень условных обозначений
-
АРМ – автоматизированное рабочее место
-
БД – база данных
-
ПО – программное обеспечение
-
ТЗ – техническое задание
-
ДПД – диаграмма потоков данных
-
НД – накопитель данных
-
СУБД – система управления базами данных
-
ЭВМ – электронная вычислительная машина
-
ЭИС – электронная информационная система
-
ADO - ActiveX Data Objects
-
IDEF - ICAM DEFinition methodology
-
SADT - Structure Analysis and Design Technique
Введение
В настоящее время невозможно представить работу практически любых видов деятельности без автоматизации. В рассматриваемой мною организации на протяжении долгого времени существовало много проблем связанных с обработкой внешней корреспонденции: затягивались сроки обработки документов, возникали ошибки с поиском требуемых данных. Для решения этих и многих других проблем необходимо создать базу данных, в которой будет храниться информация об внешних корреспондентах, все входящие и исходящие документы, отчеты интенсивности документооборота. Использование базы данных позволяет сократить время на обработку писем, облегчить работу сотрудников от выполнения рутинных операций, минимизировать ошибки связанные с поиском и сортировкой документов.
Объект курсовой работы – канцелярия организации.
Предметом курсовой работы являются методы, модели и алгоритмы обработки данных.
Цель курсовой работы - повышение эффективности электронного документооборота организации, на основе разработки информационного, алгоритмического и программного обеспечения АРМ «Внешняя корреспонденция».
При выполнении данной курсовой работы решались следующие задачи:
1. Провести анализ предметной области;
2. Разработать серию IDEF моделей для описания функционирования АРМ;
3. Разработать модель DFD для описания информационных потоков АРМ;
4. Разработать алгоритм функционирования АРМ;
5. Обозначить требования и разработать ГИП для АРМ;
6. Разработать ПО и инструкцию пользователя АРМ.
1 Анализ предметной области
Один из сотрудников регистрирует внешнюю корреспонденцию в специальном журнале и передает ее по назначению.
ПО АРМ этого сотрудника должно позволять:
1) хранить необходимую информацию о каждом виде внешней корреспонденции; хранить справочник подразделений предприятия и справочник внешних корреспондентов;
2) выводить в удобной форме данные по следующим запросам пользователя:
• поиск сведений о заданном виде корреспонденции по регистрационному номеру;
• выборка данных о всех входящих документах, полученных за заданный интервал времени, с группировкой по адресатам;
• выборка данных о документах каждого внутреннего корреспондента;
• расчет объема переписки (количество исходящих и входящих документов), с группировкой по внутренним адресатам и городам (перекрестный);
• диаграмма - количество входящих и исходящих документов по месяцам.
3) автоматизировать обработку информации при следующих бизнес-операциях:
- регистрация корреспонденции (ввод данных об отправленных и пришедших письмах и пр.);
- ведение справочника внешних корреспондентов (ввод и коррекция данных);
- анализ интенсивности документооборота (формирование типовых диаграмм и отчетов);
- передача устаревших документов в архив (записи в книгах регистрации внешней корреспонденции за истекший год должны быть скопированы в архив и удалены из текущей БД);
4) выводить документы на печать - телефонный справочник внешних корреспондентов, отсортированный по городам и алфавиту, отчет об объеме переписки (перекрестный), диаграмма;
5) выводить сведения об авторе и назначении программы.
2 Разработка технического задания на реализацию арм внешней корреспонденции
1. Общие сведения
Полное наименование системы и её условное обозначение
Полное наименование: Автоматизированное рабочее место «Внешняя корреспонденция».
2. Заказчик, разработчик и пользователь системы
Заказчик: руководство предприятия
Разработчик: программист
Пользователь: сотрудник канцелярии
3. Назначение системы
Разрабатываемая автоматизированная система обработки информации решает задачу автоматизации процессов обработки документов на предприятии.
4. Требования к системе
Требования к функциям системы
Архитектура системы: клиент-серверная. Основные функции: ввод и корректировка данных, получение отчетов по запросам к базе данных и выходных документов.
5. Требования к видам обеспечения
Программное обеспечение
Для программной реализации АРМ бухгалтерского учета ОС в автотранспортном предприятии выбран язык программирования Object Pascal в интегрированной среде визуального программирования Borland Delphi 7, т.к. последняя предоставляет широкие возможности для решения задач, поставленных перед разработчиком, и удобна в использовании. Интегрированная среда разработки Delphi (Delphi IDE) является многооконной системой. Она включает в себя все необходимое для быстрой разработки Windows-приложений, и может гибко настраиваться[1.1]
База данных предварительно была создана с помощью Microsoft Access 2003, а затем подключена к проекту Delphi посредством технологии ADO (ActiveX Data Objects - объекты данных, построенные как объекты ActiveX). Технология ADO сегодня весьма популярна у разработчиков, благодаря универсальности - базовый набор интерфейсов OLE DB имеется в каждой современной операционной системе Microsoft. Поэтому для обеспечения доступа приложения к данным достаточно лишь правильно указать провайдер соединения ADO и затем переносить программу на любой компьютер, где имеется требуемая база данных и, конечно, установленная ADO[10.1]
Техническое обеспечение
Минимальная конфигурация технических средств должна соответствовать стандарту и обеспечить нормальную работу СУБД MS Access 2003 и технологии ADO, а также безопасность данных.