- •Тема 2.Нормативно-методические положения по планированию процессов управления информационными связями План лекции
- •Характерные особенности и свойства проектной информации
- •Управление коммуникациями проекта на основе информационных технологий
- •1. Определение основных информационных связей и коммуникационных каналов в проекте.
- •2. Определение основных инструментов коммуникаций и форм представления информации.
- •3. Планирование коммуникаций проекта и его окружения (Communications Planning)*.
- •5. Распространение информации согласно плану коммуникаций (Information Distribution).
- •6. Мониторинг процесса использования информации и его документирование.
- •7. Составление отчетности об использовании информации в проекте (Performance Reporting).
- •Связь между разработкой проекта и его осуществлением
- •Управленческие отношения как необходимая компонента механизма управления проектом
Тема 2.Нормативно-методические положения по планированию процессов управления информационными связями План лекции
Характерные особенности и свойства проектной информации.
Управление коммуникациями проекта на основе информационных технологий.
Связь между разработкой проекта и его осуществлением.
Управленческие отношения как необходимая компонента механизма управления проектом.
Характерные особенности и свойства проектной информации
В проектахподинформациейпонимают собранные, обработанные и распределенные данные, используемые для планирования, управления и контроля.
Информация предоставляет возможность сотрудничествамежду внешними и внутренними субъектами, вовлеченными в осуществление проекта. С ее помощью участвующие в проектеузнают, какие работы, кем и в какое время должны быть выполнены.
Существует также необходимость централизованного фиксирования любой проектной информации, обозначения ее в зависимости от ее содержания, распределения в соответствии с задачами и централизованного ее администрирования.
Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна предоставлятьсярегулярно, своевременно, единообразно, понятно, правдиво, подробно, по назначению и в удобной форме.
Формы представления и отображения проектной информации
Проектная информация может принимать различные формы:
отражать совместную установку целей,
вытекать из интерпретации проектных контрактов,
состоять из прямых указаний к выполнению работ,
в совокупной или кодированной форме содержать данные о самом проекте и о его существовании.
Виды коммуникаций
Коммуникации и сопутствующая им информация являются своего рода фундаментом для обеспечения координации действийучастников проекта.
В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:
внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т.д.);
формальные и неформальные;
письменные и устные (словесные);
вертикальные, горизонтальные и диагональные.
Виды проектной информации, сопутствующей коммуникациям
Существует формальная информация(возникает внутри организационных структур проекта – отчеты, запросы, совещания) инеформальная информация(возникает за их пределами и может относиться как к самому проекту (напоминания, обсуждения), так и к событиям, лежащим за его рамками).
В качестве классических видов информации известна письменнаяивербальная (словесная)информация.
К вербальной информации относят беседы, лекции, совещания и доклады, которые проводятся руководителями проектов.
К письменной информации могут быть отнесены сообщения, докладные записки, протоколы, акты, публикации. Так же существуют современные виды информации, такие как электронные данные, телекоммуникации, видеоконференции и т.п.
В качестве факторов, влияющих на выбор информации, могут быть названы нужды и требования тех, кто участвует в ее обработке, а также размер, вид и комплексность проекта.
Поток информации может двигаться в вертикальном(между начальником и подчиненным),горизонтальном(между стоящими на одной ступени иерархической лестницы) идиагональном(между начальником и подчиненными за пределами отделов) направлениях.
Системы сбора и распределения проектной информации
Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации.
Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на бумажных носителях, проведение совещаний.
Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия: электронная почта, системы документооборота и архивирования данных.
Документы проекта
Основным первичным элементом коммуникационной системы проектаявляется документ.
Документомявляется носитель письменной или графической информации.
Требования к документам проекта
В зависимости от назначения документы имеют разную форму. Но обязательным для всех документов, как формальных так и неформальных, являются следующие реквизиты:
• автор документа (должность, фамилия и инициалы);
• дата составления документа;
• адресат (кому документ предназначается).
Классификация документации проекта
Документация проекта может быть классифицирована таким образом:
• учредительная (устав и другие учредительные документы);
• инвестиционная (бизнес-планы, обоснования инвестиций, технико-экономические обоснования и др.);
• проектно-конструкторская (чертежи, спецификации и др.);
• проектно-сметная (проекты организации работ, сметы и др.);
• нормативно-техническая (стандарты, нормы, правила и др.);
• документация по качеству;
• технорабочая (инструкции, технологические карты и др.);
• организационно-распорядительная:
а) организационная (организационная структура, матрицы ответственности, положения о подразделениях, о менеджере проекта, правила внутреннего распорядка и др.);
б) распорядительная (приказы, распоряжения, указания, инструкции и др.);
• информационно-справочная (протоколы, акты, письма, справки и др.);
• плановая (планы проекта, календарные графики, сетевые графики, гистограммы, таблицы и др.), в том числе прогнозная;
• отчетная (балансы проекта и предприятий-участников, отчеты о расходах и др.);
• учетная (планы счетов, главная книга и другие регистры бухгалтерского или управленческого учета и др.);
• расчетно-платежная (расчетные ведомости, чековые книжки, платежные поручения и др.);
• контрактная (договор о намерениях, договора (контракты), акты приема-сдачи, протоколы согласования цены и др.);
• транспортная (накладные, маршрутные листы, и др.);
• документация стратегического характера (стратегические цели проекта, концепция проекта, политика в сфере качества, кадров и др.);
• документация общего характера.