- •Тема 1. Державний стандарт на оформлення та складання текстів. Призначення та класифікація документів, групи документів. Професійна медична документація
- •1.2. Функції документа
- •1.3 Призначення і критерії класифікації документів. Групи документів.
- •2. Поняття про реквізити. Формуляр документів. Бланк.
- •2.3. Текст як реквізит документа
- •2.4. Рубрикація тексту
- •2.5. Оформлення титульної сторінки
- •2.6. Прийоми виділення окремих частин тексту
- •Терміни та їх місце
- •3. Покликання до тексту та правила їх оформлення.
- •3.1. Покликання до тексту та правила їх оформлення.
- •3.2. Правила оформлення бібліографії.
- •3.3. Способи розташування бібліографічних відомостей
- •3.4. Правила складання бібліографічного опису
- •3.5. Написання цифр та символів у ділових паперах
- •4. Вимоги до мови ділових паперів
Тема 1. Державний стандарт на оформлення та складання текстів. Призначення та класифікація документів, групи документів. Професійна медична документація
Офіційно-діловий стиль — це мова ділових паперів: розпоряджень, постанов, програм, заяв, автобіографій, резолюцій, протоколів, указів, актів, законів, наказів, анкет, розписок та ін. основна функція офоційно-ділового стилю—інформативна (повідомлення). Сфера вживання ділового стилю зумовлює його жанрову розгалуженість. більшість жанрів ділового мовлення відображає соціальне спілкування. Власне, функція офіційно-ділового стилю полягає в тому, що він надає висловлюванню характер документа, а відображеним в ньому різним сторонам людських стосунків — офіційно-ділового забарвлення.
1.1. Документ – основний вид офіційно-ділового стилю. Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об'єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому поняття "документ" багатозначне і залежить від того, у якій галузі й для чого він використовується.
З латинської documentum означає взірець, посвідчення, доказ. Енциклопедичний словник1 трактує документ як:
1) письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;
2) офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо);
3) достовірне історичне письмове джерело;
4) матеріальний об'єкт, у якому міститься певна інформація (наприклад, перфораційна картка).
Автори "Універсального довідника-практикума з ділових паперів"2 тлумачать документ як засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини.
Отже, документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.
Наукова дисципліна, яка вивчає структуру і властивості документальної інформації, розвиток форм документів, методи і засоби автоматизованої обробки, зберігання, пошуку й використання їх, називається документалістикою.
Під діловодством (справочинством) розуміють діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.
Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік – у вигляді складання й обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації; інструктування – шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль – збиранням відомостей (письмово) і виданням вказівок тощо.
Отже, документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.
1.2. Функції документа
У соціальному плані будь-який офіційний документ по-іфункціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.
До загальних функцій документа належать:
Інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати — причина укладання документа.
Соціальна – документ є соціально значущим об'єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.
Комунікативна – документ виступає як засіб зв'язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).
Культурна – документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.
До специфічних функцій документа належать:
Управлінська – документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.
Правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).
Історична – коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.