- •Содержание
- •Какой порядок приема и обработки входящих документов? как осуществляется эта процедура на вашем предприятии?
- •Что входит в состав реквизитов удостоверения документов? штатное расписание, привести пример штатного расписания.
- •В каких случаях составляются объяснительные записки? приведите пример объяснительной записки.
- •Содержание
- •Оформление
- •Назовите основные виды служебных писем и порядок их составления и оформления. Приведите пример правильного оформления сопроводительного письма.
- •Список литературных источников
Содержание
1.КАКОЙ ПОРЯДОК ПРИЕМА И ОБРАБОТКИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ? КАК ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ ЭТА ПРОЦЕДУРА НА ВАШЕМ ПРЕДПРИЯТИИ? 2
2.ЧТО ВХОДИТ В СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ УДОСТОВЕРЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ? ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ПРИВЕСТИ ПРИМЕР ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ. 4
3.В КАКИХ СЛУЧАЯХ СОСТАВЛЯЮТСЯ ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ? ПРИВЕДИТЕ ПРИМЕР ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ. 10
4.НАЗОВИТЕ ОСНОВНЫЕ ВИДЫ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ И ПОРЯДОК ИХ СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ. ПРИВЕДИТЕ ПРИМЕР ПРАВИЛЬНОГО ОФОРМЛЕНИЯ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА. 12
СПИСОК ЛИТЕРАТУРНЫХ ИСТОЧНИКОВ 21
Какой порядок приема и обработки входящих документов? как осуществляется эта процедура на вашем предприятии?
Движение входящих документов в организации происходит в определенной последовательности и включает в себя следующие стадии:
- прием и первоначальная обработка входящей корреспонденции;
-предварительное рассмотрение и распределение документов;
-регистрация;
-рассмотрение руководством и передача на исполнение. Вся поступающая в организацию или структурное подразделение корреспонденция принимается канцелярией или работником, ответственным за ведение делопроизводства, как правило, в день поступления. [3, с. 57]
Поступившие телеграммы обрабатываются в первую очередь. До вскрытия конверта проверяется правильность ее доставки по адресу и целостность упаковки. В случае обнаружения доставленной корреспонденции не по адресу она возвращается с пометкой на конверте «Ошибочно доставлено», а при повреждении корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной информацией направляется отправителю, а второй остается в организации. Конверты сохраняются в тех случаях, если только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.
Конверты с пометкой «Лично» и в адрес родственных организаций не вскрываются и передаются по назначению.
В случае отсутствия в конвертах приложений, отснятых листов и других элементов письма отправителю посылается запрос или сообщение по телефону, а на документе ставится отметка «Приложения затребованы» с указанием даты запроса.
Телеграммы, факсимильные сообщения (факсы) для руководства организации принимаются их секретарями, регистрируются и докладываются руководству в установленном порядке.
Не подлежат регистрации делопроизводственной службой:
-документы, присланные в копии для сведения;
-телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;
-месячные, квартальные, полугодовые, годовые отчеты;
-переводные и аккредитивные телеграммы; плановые документы;
-извещения об отправке ценностей, о высылке бланков;
-формы статистической отчетности;
-сообщения о заседаниях, совещаниях, повестки дня;
-поздравительные открытки, письма, телеграммы, пригласительные билеты;
Служебная корреспонденция, полученная работниками, минуя делопроизводственную службу, а также поступившая в пакетах с пометкой «Лично», обязательно направляется в делопроизводственную службу для регистрации.
На всех входящих документах на нижнем поле первого листа справа проставляется регистрационный штамп с указанием даты и порядкового номера. [1, с. 101]
Документы должны рассматриваться в кратчайший срок, как правило, в день поступления, а результаты рассмотрения отражаются руководителем в форме резолюции, размещаемой в правом верхнем углу первого листа документа с указанием фамилии исполнителя, содержания поручения и срока исполнения.
Рассмотренные руководителем документы, по его указанию, передаются для исполнения соответствующим работникам с обязательной отметкой в журнале под роспись, кому и когда они переданы. На документе, не требующем исполнения или ответа, исполнителем проставляется отметка об ознакомлении (использовании), руководителем - разрешительная виза с датой о направлении документа для хранения в соответствующее дело.
Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники. [7, с. 101]