Литература: Басаков делопроизводство
Кузнецов ДОУ и делопроизводство
Сологуб составление, редактирование, обработка документов
(05.09.2011) Документ как носитель информаций.
Рассмотреть что такое документ и каковы его функций и свойства.
Рассмотреть признаки документов и дать классификацию.
Документ-это материальный объект закрывающий в ней информаций для передачи её в пространстве и времени.
Документ-это зафиксированная на материальной носителе информация с реквизитами, позволяющими его идентифицировать.
Свойства документов: информационная: это способность документа передавать и сохранять содержащую в нем информацию.
1)уникальность и типичность
2)значимость
Материальные свойства: определяются его эксплуатационными свойствами
-
Долговечность
-
Способность противостоять неблагоприятным факторам
Функций документа:
-
Информационная
-
Соцкультурная
-
Коммуникативная
Специальные функций: правовая (юридическая) содержание документа в виде доказательств, управление с помощью документа обеспечивается воздействие на решение вопросов в управлений или государства.
Организационная устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений.
Классификация документов:
-
Рукописные
-
Машинописные
-
Графические
-
Звуковые
-
Фотографические
-
Кинодокументы
По месту происхождения:
-
Входящие
-
Исходящие
-
Внутренние
По содержанию:
-
Простые
-
Сложные
По происхождению:
-
Официальные
-
Личные
По срокам хранения:
-
Постоянные
-
Долговременные (свыше 10-ти лет)
-
Временные (до 10-ти лет)
По ограничению доступа:
-
Общедоступные
-
Конфиденциальные
-
Секретные
По стадиям создания:
-
Подлинник-подписанные и надлежашим образом оформленный экземпляр документа составленные первый раз (черновой и беловой)
-
Копия-повторное абсолютно точное воспроизведение подлинника засвидетельствованная в установленном порядке должностными лицами.
-
Оттиск-копия документа изготовленная под копирку при оформлений подлинника и остающегося в делах предприятия.
-
Дубликат- второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником, сопровождаемый подписью дубликат.
-
Выписка из документа-заверенная часть текста подлинника.
По срочности:
-
Срочные
-
Несрочные
По видам деятельности: по сфере организаций: научно-технический, по торговле и.т.п
По наименованию: научные, приказы, графики и.т.п
По степени унификаций:
-
Индивидуальные
-
Типовые-расчитаны на изложение однородных процессов и явлений.
-
Трафаретные-имеет заранее напечатанный текст с вопросами которые заполняются при окончательном оформлений
Примерные и унификационные в виде анкет и таблиц:
-
Анкета-это способ предоставления унификационного текста при котором постоянная информация заполняется в левой части листа а переменная в левой.
-
Таблица-это постоянная информация размещённая заголовок в графах и боковиках и переменная заполняется на пересечений.
07.09.2011 Общие требования и правила оформления документов.
1) Общие правила и требования к размерам бумаги.
ГОСТ 9327-60. Бумага и изделие из бумаги.
Размеры форматов:
А0-842*1189
А1-594*842
А6-105*148
ГОСТ 6.30-2003 устанавливает следующие требования к размерам полей:
20мм левое
10мм правое
30мм верх и низ
2) Нумерация страниц со второй и.т.д
Номера арабскими цифрами без знаков препинания.
Номер посередине верхнего поля.
3) Оформление дат:
1.цифровой
2.словесно-цифровой.
Цифровой-одной строкой
-арабскими цифрами
-разделительными точками.
-без переносов последовательность: число\месяц\год (04.09.2010)
ГОСТ Р6.30-2003 допускает оформление дат в обратном порядке.
Международный универсальный способ.
Словесно-цифровой финансового характера (04сентября 2010г.)
Если обозначается только год смета на 2010год.
Если дата из месяца и года сокращены (г-гг.) месяц, квартал, полугодие,
В феврале 2010г.
В сентябре-октябре-2010г.
Во IIквартале
Календарные сроки в сентябре 2010г.
В пределах 2х лет в 2009-2010г,
10-ти лет в 2001-2011гг.
Квартал римскими цифрами II квартал 2010г.
03.11.2011 Организационно-правовые документы (опд) стр (100-107)
1. Определить назначение
2. Классификация
3. особенности подготовки ОПД
4. Основные реквизиты для всех документов
-
Назначение ОПД регламентировать деятельность организаций во всех ее аспектах. Документы обязательны для исполнения и составляет правовую основу деятельности организаций.
-
Классификация – по функциональному назначению документы сферы управления.
-
Директивные – указующие (вышестоящие организаций или правительство)
-
ОПД делятся на учредительные: устав, учредительный договор, положение об организаций.
Учредительные документы учреждают организацию
ОД положение структурного подразделения
Положение о коллегиальных и совещательных органах
Структура и штатная численность
Штатное расписание
Должностные инструкций
Нормативно-методические документы
Инструкций (инструкция по регистраций внутри организаций, правила, разъяснения, положения…)
Особенности подготовки ОРД
-
Разработка документов организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица со дня ее государственной регистраций.
ОПД разрабатываются учреждением руководства или подразделения с привлечением юридических служб или квалифицированных специалистов. Обязательно должны согласовываться с юридической структурой.
-
Утверждение и согласование согласуются со всеми заинтересованными лицами и юридическими организациями. ОПД в обязательном порядке проходит процедуру утверждения. Вышестоящей организацией или коллегиальным органом. Некоторые ОПД могут утверждаться руководителем структурного подразделения. Утверждается ОПД, по средствам проставления подписи руководителя в графе утверждаю
-
Распорядительным документов (приказы распоряжения)
-
Решением коллективного органа.
Срок действия документа – ОПД с точки зрения действия относиться к бессрочным документам и действует до отмены или утверждения новых ОПД за исключением штатного расписания который действует в течение одного года.
Порядок внесения изменений в документы – изменения в устав организаций вносятся в соответствий с… по решению вышестоящего органа с обязательной регистрацией.
Вступление документа в силу – дата вступления в силу ОПД считается дата его утверждения.
Основные реквизиты ОПД
-
Название организаций
-
Вид документа (устав, приказ…)
-
Гриф утверждения
-
Заголовок к тексту
-
Текст документа
-
Подпись
Общие правила структуры - текста большинства ОПД имеет сложную структуру, т.е. состоят из разделов, которые нумеруются арабскими цифрами. ОПД должны соответствовать действующему законодательству и разрабатываются на основе типовых документов.