- •Задание по дисциплине "делопроизводство и корреспонденция" составление и оформление информационно-справочных документов
- •1. Справки
- •Пример справки
- •2. Докладные и объяснительные записки
- •Пример 2
- •Пример 3
- •3. Акты
- •Пример 2 форма акта9
- •Пример 3
- •5.Телеграммы
- •Пример:
- •6.Телефакс
- •Факс иностранному партнеру
- •13.Письмо
- •Пример оформления писем:
- •Пример исходящего письма
Задание по дисциплине "делопроизводство и корреспонденция" составление и оформление информационно-справочных документов
Цель задания: ознакомиться с видами информационно-справочных документов, обязательными для их составления реквизитами, научиться составлять документы с использованием компьютера.
Методические указания:
Подавляющее большинство документов (создаваемых в организациях и поступающих в нее извне) содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, протоколы, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от них не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.
1. Справки
Для отражения производственной деятельности организации или подтверждения сведений о ее работниках составляются справки. Справки по вопросам производственной деятельности организации оформляются на бланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для ее написания, и конкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью.
Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов:
- с информацией о фактах и событиях служебного характера;
Такие справки могут быть внутренними и внешними документами. Справки, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы (внутренние), составляет и подписывает исполнитель (составитель). Справки, составляемые по запросу внешних организаций (внешние), должны быть подписаны руководителем предприятия. Внешние справки должны обязательно иметь заголовок к тексту, раскрывающий их содержание или указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в них.
Справки составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй - подшивается в дело. Справка по производственным вопросам может составляться по запросу руководства и содержать информацию по производственной тематике.
Например:
Справка по производственным вопросам
Пример справки
ЗАО «Оргкомплект» Директору
Московский филиал ЗАО «Оргкомплект»
СПРАВКА А.Б. Иванову
15.04.2000 №1
Москва
о закупке мебели и оборудования
В соответствии с планом модернизации конторской мебели и оборудования в I квартале 2000 г. были закуплены следующие комплекты мебели и оборудования:
Вид комплекта |
Количество (шт.) |
Стоимость (руб.) |
Место установки |
|
|
|
|
Справка составлена на основании……………………………………
Главный бухгалтер Личная подпись В.П. Медведев
Павлова Анна Петровна 449 28 32
- справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Это — справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличия иждивенцев и т.п.
Справка с места работы
Наименование предприятия Место предоставления справки
Адрес предприятия Тел. Факс
СПРАВКА
00.00.03 №
Леонова Оксана Анатольевна работает
экономистом отдела маркетинга ____________________________________________
(наименование предприятия)
с окладом руб. в месяц.
(цифрами и прописью)
Директор Подпись И.О. Фамилия
Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия
М.П.
Справки с места работы, подтверждающие трудовой стаж и оплату труда работника, составляются на бланке предприятия формата А-5. Бланк справки содержит адрес предприятия и трафаретный текст. Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества работника, о котором даются сведения, затем его должности и зарплаты. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже (например: "Детсад № 72"). Если в справке отсутствуют данные о зарплате, подпись главного бухгалтера не ставится. Справки с места работы заверяются печатью.