- •Программа производственной практики
- •Методические указания
- •Введение
- •Назначение комплекса программ «1с: Предприятие 7.7»
- •Константы и справочники в системе «1с: Предприятие»
- •Счета в системе «1с: Предприятие 7.7»
- •Документы в системе «1с: Предприятие 7.7»
- •Ввод операций и проводок в программе «1с:Бухгалтерия»
- •Работа с типовыми операциями
- •Ввод начальных остатков
- •1. Установка рабочей даты для ввода начальных остатков
- •2. Ввод операций вручную
- •3. Проверка правильности введенных начальных остатков
- •Отчеты в системе «1с: Предприятие»
- •Библиографический список
- •Варианты заданий для выполнения практических работ
- •Оглавление Введение ……………………………………………………..…………………... 3
- •Программа
- •Производственной практики
- •«Компьютерные технологии в бухгалтерском учете»
- •Методические указания
- •3 94006, Воронеж, ул. 20‑летия Октября, 84
Документы в системе «1с: Предприятие 7.7»
Документ - одно из основных понятий системы «1С: Предприятие». В основном документы, используемые в программе «1С: Бухгалтерия», являются электронными аналогами стандартных бумажных документов. С помощью документов организуется ввод в программу, просмотр и корректировка информации о совершаемых действиях, однако использование этого типа данных не огранивается простой фиксацией информации о хозяйственных операциях.
Бухгалтерским документом называется письменное подтверждение хозяйственной операции или разрешение на ее совершение. Документы по назначению делят на:
• Распорядительные (содержат разрешение на выполнение хозяйственной операции - доверенности, наряды, приказы директора и др.);
• Исполнительные или оправдательные (подтверждают факт совершения хозяйственной операции - приходные кассовые ордера, накладные, акты приемки-передачи и т.д.);
• Комбинированные (дается разрешение на операцию и ее исполнение -авансовые отчеты);
• Документы бухгалтерского оформления (различные бухгалтерские расчеты: расчет износа основных средств, расчет отчислений в фонд социальной защиты населения и др.).
По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на первичные и сводные.
Первичные документы отражают хозяйственную операцию в момент ее совершения (кассовые ордера, банковские чеки, накладные и др.), а сводные или вторичные документы составляются на основе первичных документов и обобщают суммы по нескольким хозяйственным операциям (авансовый отчет, материальный отчет и др.).
В программе «1С:Бухгалтерия», как и в обычной бухгалтерии, документ является основной учетной единицей и содержит в себе информацию о конкретной хозяйственной операции. Каждый документ содержит три обязательных реквизита: номер, дату и время.
Наиболее важными реквизитами документов являются дата и время, так как они позволяют устанавливать строгую временную последовательность совершения операций.
Документы, используемые в программе «1С:Бухгалтерия», являются, как правило, электронными аналогами стандартных бумажных документов, и в большинстве случаев состоят из двух основных частей: заголовочной части (шапка документа) и табличной (многострочная часть). В заголовочной части содержатся реквизиты, которые являются общими для всего документа и, как правило, встречаются в документе только один раз. Например, в доверенности на получение материальных ценностей в заголовочную часть помещаются установочные данные документа: номер и дата, а также срок действия доверенности, сведения о сотруднике, поставщике материальных ценностей, указываются номер и дата документа, на основании которого будет производиться получение ценностей.
Табличная часть документа представляет собой таблицу из однотипных строк с информацией. В большинстве случаев на основании данных в табличной части формируется общая сумма по документу. Документ в программе «1С:Бухгалтерия» может содержать только одну табличную часть.
Ввод первичных документов в программу «1С:Бухгалтерия» может осуществляться различными способами:
• непосредственно из меню «Документы»;
• работая в одном из журналов документов;
• путем копирования уже созданного в программе документа с дальнейшим изменением его параметров;
• на основании другого документа.
Каждый документ в программе «1С:Бухгалтерия» имеет свою, в большинстве случаев уникальную, форму представления, внешне приближенную к бумажному аналогу. Именно поэтому каждый вид первичных документов вводится в программу по-разному. Тем не менее можно описать общий алгоритм ввода первичных бухгалтерских документов.
Общий алгоритм создания документов в программе «1С: Предприятие»:
Создать новый документ.
Заполнить (изменить) при необходимости поля формы.
Заполнить табличную часть документа, если она присутствует в форме.
Нажать одну из кнопок («Записать», «ОК», «Закрыть»), расположенных обычно внизу окна документа.
Журналы документов
Журналы документов в программе «1С:Бухгалтерия» предоставляют пользователю хорошо разработанные средства для работы с документами, позволяют осуществлять поиск документов в журнале по их номерам, по содержимому граф.
Для работы с документами в типовой конфигурации создано необходимое количество журналов. Документ «знает», в каком журнале ему сохраняться. В журналах документы группируются по видам, что создает определенные удобства при работе с ними. Кроме того, типовая конфигурация содержит «Общий журнал документов», в котором хранятся ссылки на все документы информационной базы программы «1С: Бухгалтерия».
По способу создания и функциональным возможностям все журналы в программе «1С: Бухгалтерия» можно подразделить на несколько типов.
• «Обычный журнал». Являясь основным журналом для работы с документами, может быть назначен одновременно нескольким видам документов, но документы одного вида всегда будут доступны только в одном обычном журнале. Назначение документу журнала, в котором будет вестись работа с документами этого вида, осуществляется в «Конфигураторе» при создании шаблона документа.
• «Общий журнал» предназначен для работы со всеми документами. Этот журнал позволяет выполнять отбор документов по значениям общих реквизитов документов и с помощью граф отбора.
• «Дополнительный журнал», как и обычный журнал, предназначен для работы с документами разных видов. Отличие дополнительного журнала от обычного заключается в способе его назначения документам. Если обычный журнал назначается в процессе редактирования шаблона документа в «Конфигураторе», то выбор документов, которые будут доступны в дополнительном журнале, осуществляется при редактировании дополнительного журнала. Документы одного вида могут быть доступны одновременно в нескольких дополнительных журналах, в отличие от обычных журналов. Общий журнал позволяет разделять документы по значениям их реквизитов, а дополнительный - по видам. В дополнительном журнале нельзя выполнять отбор документов.
• «Журнал подчиненных документов» предназначен для работы с документами, подчиненными выбранному документу. В качестве журнала подчиненных документов может быть использован любой из общих журналов, имеющихся в конфигурации. Если журнал подчиненных документов не назначен, в режиме запуска «1С:Предприятие» он создается автоматически. Автоматически созданный журнал подчиненных документов имеет только экранную форму, которая также создается автоматически. Такой журнал не может настраиваться в «Конфигураторе».
Перечисленные выше типы журналов могут быть созданы в процессе разработки конфигурации. При их создании специалист, осуществляющий конфигурирование, может настраивать состав колонок журнала, разрабатывать его экранное и печатное представления.
В программе «1С: Бухгалтерия» существуют 2 системных журнала:
• «Полный журнал» предназначен для работы со всеми документами всех видов, существующих в конфигурации (в пределах назначенных пользователю прав доступа). Его представление задается программой «1С:Бухгалтерия» и не может быть изменено.
• «Журнал «Прочие»» предназначен для работы с документами, для которых в процессе конфигурирования не указаны конкретные журналы. Его представление также задается программой «1С: Бухгалтерия» и не может быть изменено.
При создании любого журнала в программе «1С:Бухгалтерия» автоматически создается его экранная форма в виде таблицы. Таблица состоит как минимум из граф, отображающих такие обязательные реквизиты документа, как названия вида документа, номер, дату и время. Помимо этого, таблица экранной формы журнала может содержать произвольное количество дополнительных граф, в которых будут отображаться значения любых других реквизитов документов, доступных в этом в журнале.