7. Ввод начальных остатков

Один из наиболее ответственных этапов подготовки системы к ведению бухгал­терского учета - ввод начальных остатков.

Если предприятие, для которого ведется учет, является только что организова­нным и никакие хозяйственные операции на данном пред­приятии еще не проводились, то вводить начальные остатки не требуется: мож­но сразу приступать к ведению бухгалтерского учета в программе.

Если бухгалтерский учет предприятия велся в другой программе или вручную и теперь необходимо перенести все данные в программу «1С: Бухгалтерия», то на данном этапе требуется ввод в программу остатков по счетам. Все начальные остатки необходимо ввести вруч­ную, как обычные операции, в которых в качестве проводок в корреспонден­ции с некоторым вспомогательным счетом вводятся собственно остатки по счетам и объектам аналитики.

Для удобства дальнейшей работы начальные остатки рекомендуется вводить по состоянию на начало отчетного периода - года, квартала или месяца, но наиболее предпочтительно осуществлять ввод начальных остатков на начало года. Дата операции ввода остатков обязательно должна предшествовать дате нача­ла отчетного периода.

Так, например, если мы собираемся вводить начальные остатки по состоянию на начало 2008 года, то датой операции ввода начальных остатков следует выбрать 31 декабря 2007 года.

Рассмотрим этапы ввода начальных остатков.

1. Установка рабочей даты для ввода начальных остатков

Осуществляется выбором команды меню «Сервис - Параметры». На экране появится диалог «Настройка параметров системы». На вкладке «Общие» осуществляется ввод рабочей даты с клавиатуры или с помощью «Календаря».

2. Ввод операций вручную

Непосредственный ввод начальных остатков в информационную базу осуществляется путем ввода операций вручную с помощью команды меню «Документы - Ввести операцию вручную». На экране появится окно «Операция - Новая».

Основным принципом ввода остатков является ввод операций, где счет, по которому вводится остаток, корреспондирует с некоторым фиктивным вспо­могательным счетом. В качестве вспомогательного счета для ввода начальных остатков в программе «1С: Бухгалтерия» используется балансовый счет «00».

В каждой проводке счет, по которому вводится остаток, указывается в дебете или в кредите (в зависимости от того, дебетовый или кредитовый остаток), а в качест­ве второго счета указывается вспомогательный счет «00».

Другими словами, дебе­товые остатки счета вводятся по дебету данного счета и кредиту счета «00», а кредитовые остатки счета вводятся по кредиту данного счета и дебету счета «00». Необходимо отметить, что в дальнейшем данный вспомогательный счет «00» не следует использовать для других целей, так как он балансовый, и остаток по это­му счету после даты начала ведения учета должен быть нулевым.

3. Проверка правильности введенных начальных остатков

Для проверки правильности введения начальных остатков можно использовать стандартный в программе «1С:Бухгалтерия» отчет «Оборотно-сальдовая ведомость». Этот отчет вызывается командой меню «Отчеты - Оборотно-сальдовая ведомость». Команда выводит на экран одно­именный диалог.

Перед формированием отчетов целесообразно установить период бухгалтерских итогов таким образом, чтобы его началом была дата ввода начальных остатков. Период устанавливается на вкладке «Бухгалтерские итоги» диалога «Настройка параметров».

При получении остатков по счетам прежде всего нужно обратить внимание на конечное сальдо по использованному для ввода остатков вспомогательному счету «00». Сальдо, конечное по дебету и кредиту вспомогательного счета «00», должно быть нулевым. Если остатки введены правильно, то дебетовый оборот счета «00» будет равен кредитовому обороту. Для анализа ошибок мож­но воспользоваться отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету».