6.5. Добавление вычисляемых выражений в отчеты

Для выполнения добавления вычисляемых выражений в формы и отчеты:

1. Откройте отчет в режиме Конструктора.

2. Выберите кнопку Поле (группа Элементы управления).

3. Выберите мышью пустое место в любой области отчета (например, область примечаний).

4. Для появившегося нового поля укажите необходимые свойства: откройте окно свойств поля (группа Сервис кнопка Страница свойств); для свойства Данные введите начиная со знака «=« нужное выражение, заключив имена полей БД в квадратные скобки. В качестве выражения может быть использована как встроенная функция (например, «=DATE()» - системная дата), так и любое действие над значениями полей с использованием арифметических или других операций; для свойства Формат поля выберите из списка тип вычисляемых данных.

В случае необходимости вставьте рядом с полем элемент Надпись и заполните его нужным текстом.

5. Перейдите в режим Отчета.

6.6. Добавление в отчет вычисляемых и итоговых полей

Как уже говорилось, с помощью Конструктора отчетов можно создавать отчеты, содержащие вычисляемые и итоговые данные.

Для этого:

1. Откройте отчет в режиме конструктора.

2. Перетащите вниз нижнюю границу области примечания.

3. На панели Элементы управления в вкладке Конструктор щелкните на кнопке Поле, а затем щелкните в области примечания группы.

4. Щелкните правой кнопкой мыши на новом объекте и выберите в контекстном меню команду Свойства.

5. В списке свойств раскройте вкладку Данные и введите в строку свойства Данные нужное выражение. Например, для расчета суммарной стоимости работ каждого сотрудника достаточно ввести выражение =Sum([Стоимость работ]):

Рис.6.8. Диалоговое окно Свойства поля

6. Щелкните два раза на надписи нового поля и введите текст.

Для создания итогового поля необходимо новое поле поместить в область примечания отчета, а все остальные шаги аналогичны приведенным выше.

Если ваш отчет уже содержит итоговые поля в примечании группы, скрыть область данных можно следующим образом.

1. Откройте отчет в режиме конструктора.

2. Щелкните правой кнопкой мыши на области данных и в контекстном меню выберите команду Свойства.

3. В списке свойств раскройте вкладку Макет.

4. Поменяйте значение свойства Вывод на экран на Нет.

5. После выполнения этих действий область данных отчета в окне предварительного просмотра будет скрыта.

6.7. Отчет по выборке

Если вы хотите создать отчет, в котором необходимо отобразить не все, а только выбранные на основании некоторого условия записи, то в вашем распоряжении несколько способов.

Если эти условия постоянны, создайте отчет на основе запроса, в котором определены необходимые условия отбора.

Если условия отбора изменяются, создайте запрос с параметрами, а на основании этого запроса — отчет.

Откройте таблицу, примените к ней фильтр и сохраните ее. Затем создайте для данной таблицы отчет. Однако этот метод имеет свои тонкости: перед созданием отчета требуется активизировать фильтр.