- •Теория
- •управления
- •Введение
- •1.1. Соотношение понятий «менеджмент» и «управление»
- •1.2. Сущность управления организацией
- •1.3. Профессия - менеджер
- •ЗНАЧЕНИЕ МЕНЕДЖМЕНТА
- •2.2. Значение менеджмента как вида деятельности в современных условиях
- •3.1. Методология и основные методы науки управления
- •3.3. Исследование систем управления и их проектирование
- •3.4. Современная парадигма управления и принципы менеджмента
- •4.1. Периодизация развития управленческой мысли: донаучный и научный периоды
- •4.2. Первые документальные источники
- •как составной части философии
- •4.4. Развитие науки управления в составе экономической теории
- •Ф. У. Тейлор и его последователи
- •5.3. Формирование классического направления в менеджменте.
- •А. Файоль
- •5.4. Использование психологии в управлении.
- •Школы человеческих отношений и поведенческих наук. Э. Мэйо
- •5.5. Становление и развитие количественной школы
- •6.1. Теория и практика управления в дореволюционной России
- •6.2. Система теории и практики управления в СССР
- •7.1. Становление и развитие менеджмента в США
- •8.1. Понятие организации и ее общие характеристики
- •8.2. Классификация организаций
- •8.3. Современные формы и модели организаций
- •ВНУТРЕННЯЯ СРЕДА
- •ОРГАНИЗАЦИИ
- •И ЕЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ
- •9.1. Понятие внутренней среды и классификация ее факторов
- •9.2. Подходы к выделению параметров внутренней среды организаций
- •10.2. Характеристики состояния внешней среды
- •10.3. Анализ и оценка состояния внешней среды организации
- •11.1. Организационная структура
- •11.2. Производственная структура
- •Глава 12 ТИПОЛОГИЯ
- •12.1. Подходы к классификации организационных структур
- •12.2. Классификация структур управления по наличию и преобладанию связей
- •Глава 13 ПОСТРОЕНИЕ
- •13.1. Принципы построения организационных структур
- •13.3. Тенденции структурных изменений
- •14.1. Понятие функции управления и значение выделения функций для теории и практики управления
- •14.2. Общие функции управления
- •14.3. Конкретные функции управления
- •15.1. Понятие и виды планирования
- •15.2. Этапы функции планирования
- •15.3. Принципы осуществления функции планирования
- •15.4.Стратегическое планирование
- •15.5. Планирование реализации стратегии
- •16.1. Понятие организации как управленческой функции
- •16.2. Этапы функции организации
- •16.3. Принципы осуществления функции организации
- •16.4. Делегирование полномочий как важная составная часть функции организации
- •17.2. Теории мотивации
- •17.3. Принципы мотивации
- •ФУНКЦИЯ КОНТРОЛЯ
- •18.1. Понятие и состав функции контроля
- •18.4. Организация эффективного контроля
- •19.1. Понятие управленческого решения и его особенности
- •19.2. Классификация управленческих решений
- •20.1. Основные этапы разработки и реализации управленческого решения
- •20.2. Принципы разработки управленческого решения
- •20.3. Условия и факторы качества управленческих решений
- •20.4. Организация и контроль исполнения управленческих решений
- •21.1. Классификация методов принятия управленческих решений
- •21.2. Методы прогнозирования управленческих решений
- •21.3. Основные методы анализа альтернатив
- •21.4. Методы обоснования экономической эффективности управленческих решений
- •22.1. Понятие, значение и классификация коммуникаций
- •22.2. Модели коммуникаций
- •23.1. Особенности межличностных коммуникаций
- •23.2. Трудности в осуществлении межличностных коммуникаций
- •23.3. Пути совершенствования межличностных коммуникаций
- •24.2. Формы и методы организационных коммуникаций
- •24.3. Электронные коммуникации
- •25.2. Коммуникативное пространство
- •26.1. Научные основы исследования малых групп
- •26.3. Характеристика формальных групп в организации
- •26.4. Процесс формирования команды
- •26.5. Особенности неформальных групп
- •26.6. Взаимовлияние личности и группы
- •26.7. Межгрупповое взаимодействие в организации
- •26.8. Повышение эффективности деятельности групп
- •ЛИДЕРСТВО И РУКОВОДСТВО
- •27.1. Понятия лидерства и руководства
- •27.2. Стиль руководства и элементы, его определяющие
- •27.3. Подходы к изучению и улучшению стиля руководства
- •ВЛАСТЬ И ВЛИЯНИЕ
- •РУКОВОДИТЕЛЯ
- •28.2 Формы власти и влияния
- •28.3. Харизма
- •ПОНЯТИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ
- •УПРАВЛЕНИЯ
- •29.2. Показатели эффективности управления и подходы к их определению
- •29.3. Определение факторов роста эффективности управления в современных условиях
- •30.1. Понятие самоменеджмента и его основные функции
- •30.2. Управление карьерой
- •30.3. Управление своим временем
- •30.4. Организация личного труда
- •30.5. Управление стрессом
- •30.6. Имидж менеджера и способы его формирования
- •Глоссарий
- •Литература
- •Оглавление
24.2. Формы и методы организационных коммуникаций
При выборе вариантов коммуникаций ме неджеры должны избегать «чрезмерных перегибов», т.е. предос тавления людям такого количества информации, что они не смо гут справиться с ее восприятием в полном объеме. Но они долж ны быть очень осмотрительны и не скрывать информацию ради своего статуса или власти. Следует также проявлять осторожность и не разглашать информацию, которую необходимо держать для себя или определенного уровня управления в организациях.
К числу наиболее распространенных форм организационных коммуникаций относятся следующие формы передачи инфор мации:
•устная;
•письменная;
•электронная.
Устная форма передачи информации. Определив, кому и что необходимо знать, менеджер должен выбрать самые подходящие средства передачи информации. Устная форма коммуникации предлагает большой выбор. Возможности включают организаци онную структуру, собрания, инструктаж, общение один на один или устную презентацию в группе.
Общие принципы успешной устной коммуникации
Среди конкретных требований, предъявляемых к устным коммуникациям, следующие [39]:
1) цели устного общения. Хорошо уясните свою цель—«что я хочу достигнуть?» —информировать, вызвать ответную реакцию, убедить, продать, проконсультировать, решить. Цель будет вли ять в большой степени на содержание и стиль презентации;
2) подготовка:
• соберите материал из многих источников, насколько это возможно, включая ваши собственные знания, знания других людей, книги, документы и т.д.;
• отсейте материал. Оставьте существенные и относящиеся к делу факты и убедитесь, что все факты и цифры достоверны;
3) организация. Постройте презентацию посредством отбора основных вопросов с дополнительными данными и расположите их в логической последовательности;
4) наглядные пособия. Подготовьте наглядные пособия. Ис пользуйте их для поддержания внимания; чтобы помочь служа щим усвоить сложную информацию; чтобы подтвердить свои ар гументы. Наглядные средства должны быть хорошо «видимыми». Ничто не раздражает больше, чем наглядные средства, которые нельзя прочитать или которые содержат слишком много инфор мации. Они также должны относиться к теме и развивать ее;
5) тренировка. Попросите какого-нибудь друга посмотреть, как вы практикуетесь в проведении презентации, и установите с ним положительную обратную связь. Используйте видеозапись, если это возможно, отметьте любые отвлекающие внимание ма нерности и постарайтесь избавиться от них. Обратите внимание на то, как вы выглядите. Тот, кто осуществляет презентацию, по тенциально является лучшим наглядным пособием;
6)презентация. Проверьте все заблаговременно. Стремитесь
кясности, краткости и простоте. Поддерживайте зрительный контакт со слушателями. Управляйте своими чувствами, поощ ряйте обратную связь.
Водной из английских компаний при назначении нового ме неджера была достигнута 5%-ная экономия (80 тыс. фунтов стер лингов в год) благодаря внедрению системы общения. Персонал стал понимать суть проблемы, чего он хочет добиться, какая про блема, по мнению менеджера, должна быть решена, какова роль персонала вдостижении положительных результатов. При этом он знал, насколько успешно продвигается к личным целям [46].
Письменные средства передачи информации. Слово в письмен ной форме имеет некоторые преимущества [20]:
• его можно прочитать, когда реципиент захочет; таким обра зом, оно представляет собой хорошее и доступное средство для очень занятых людей;
•оно может содержать сложную информацию, так как оно может быть прочитано несколько раз, чтобы помочь восприятию;
•оно поможет более глубокому усвоению темы, потому что оно может передать больше частных подробностей и сложностей;
•его можно передавать тем людям, контакт с которыми в дру гом варианте бьшо бы трудно осуществить;
•оно может быть гибким в отношении объема и отдельных частностей, так что количество информации может быть опреде лено в соответствии с потребностями разных участников;
•оно позволяет использовать постоянную запись;
•оно может вызывать меньше эмоциональных реакций, чем разговор. Это средство хорошо подходит для изложения разум ных доводов или аргументов.
Правила успешной письменной коммуникации [23] 1. Тщательное изложение. Особое внимание нужно уделить:
а) цели —знайте точно, какие требуются результаты, и варьи руйте стиль, тон, расположение материала;
б) читателю —какие у него отношения с пишущим? Как это будет влиять на изложение и стиль? Что предпочесть в отноше нии:
•языковых средств;
•длины и рамок документа;
•тона изложения (сообщение, продажа, подготовка реше
ния);
•удобств для читающих.
2. Структура и содержание. Обратите особое внимание на ло гическую композицию, точные доводы и относящуюся к делу ин формацию, так как недостатки быстро становятся очевидными для внимательного читателя. Как и в разговоре, в письменной форме коммуникации должны быть начало, середина и конец. Подкрепите аргументы иллюстрациями, диаграммами, статисти ческими таблицами и т.д., которые относятся к делу, точны, хоро шо сделаны и просты для понимания.
3. Языковые средства. Ясно выраженная мысль не может быть непонятной. Вы никогда не сделаете ошибки, если будете ис пользовать доступные и точные слова для выражения своих мыслей.
4. Изложение. Читающий должен захотеть взять этот доку мент и прочитать его, потому что его содержание хорошо изложе но и этот документ выглядит привлекательно.
Методы письменного общения [23] 1. Письма. Они обычно используются для личных сообще
ний, для подтверждения, например, деловых встреч, повышения по службе, изменения оклада.
2.Докладные записки. Обычно применяются для более об щих вопросов, они распространяются между рядом людей, каж дый из которых получает свою собственную копию.
3.Доска объявлений. Обычно используется для сообщений и анонса извещения, которые могут влиять на большое количество
людей. Если нужно, чтобы доска для объявлений была полезной, необходимо, чтобы кто-то за нее отвечал. Она должна привлекать внимание и часто меняться.
4. Внутренние журналы и газеты —средство передачи сообще ний, представляющее общий интерес, также можно использовать для постоянного информирования одной части организации от носительно другой. Чтобы быть эффективными, они должны профессионально издаваться, иметь живой стиль изложения и публиковаться достаточно часто, чтобы их содержание остава лось актуальным.
5. Руководства и справочники. Они используются, чтобы дать ориентиры по корпоративной политике и системам, чтобы стан дартные процедуры применялись в определенных видах деятель ности по всему предприятию.
6. Ежегодный отчет. Многие организации осознают, что у них есть ответственность перед своими служащими, так же как перед акционерами, заключающаяся в том, чтобы информировать их о ежегодных успехах компании и распределении получаемого до хода.
7. Видеокассеты. С их появлением некоторые компании го товят ежегодный отчет на пленке, которая затем используется в качестве части процесса инструктирования на всех уровнях орга низации. Такое представление информации должно осущес твляться на высоком профессиональном уровне, потому что ее неизбежно будут сравнивать с уровнем профессионального теле видения.
Среди дополнительных организационных мер, оказывающих неоценимую помощь в организационных коммуникациях, явля ются информационные бюллетени начальника, рассылаемые всем служащим, включая руководство. Особенно важна частота и регулярность выхода информационного бюллетеня. Кроме того, недостаточное количество экземпляров или бюллетень, приколотый к доске объявлений, —это сомнительная экономия [94].
Людям необходимо знать, в какой степени они соответствуют данной организации, какой вклад их труд вносит в общее дело. Они хотят знать, как работает компания и какова в этом их роль. Они также интересуются планами компании и тем влиянием, ко торое они, вероятно, могут оказать на собственную работу. Если служащие чувствуют себя полноправными участниками, они в
курсе всего того, что происходит, то, по всей вероятности, они бу дут нести большую моральную ответственность не только за свою работу, но и за организацию в целом [69].
На практике это означает, что отдельный служащий должен знать следующее:
1) о собственной работе: цели, нормативы и краткосрочные задания; успехи, как они оцениваются; обучение, возможности для совершенствования; положение в последовательности рабо чих заданий и взаимосвязь внутри и вне отдела; оплата и условия труда, факторы, влияющие на безопасность труда и здоровье;
2)о собственном отделе: цели, планы и успехи, связи с более крупной организацией, работа начальника и его коллег;
3)о компании в целом: цели компании, ее основная деятель ность, успехи, главные люди в компании, структура компании, изменения, особенно те, что влияют на служащих; будущие пла ны и их потенциальное воздействие на служащих.
Слишком легко предположить, что коммуникация означает приказание подчиненным что-то сделать. Она также предпола гает умение слушать. Менеджеры высшего звена должны по нимать, что происходит в низших подразделениях организа ции. В противном случае трудно знать, какие успехи достигнуты на пути к целям, и вся система планирования и контроля разру шается.
Эффективная вертикальная коммуникация важна и по дру гим причинам. Она помогает главным менеджерам оценивать мотивацию и моральные установки людей, находящихся на ни зовых ступенях организации, их вероятное реагирование на воз можные изменения. Она также важна потому, что знания, идеи, творчество и умения не ограничиваются только одной частью организации. Все таланты необходимо выявлять, поощрять, развивать и использовать так эффективно, как это только воз можно.•*
Приоритеты в процессе общения До того как будет решен вопрос о выборе средства информа
ции, должно быть принято одно важное решение. Не каждому нужно знать все. Слишком много сообщений также неэффектив но, как и слишком малое их число. Приоритеты в коммуникации должны быть определены посредством следующих вопросов:
• что должны люди знать —существенную информацию?
•что людям следует знать - информацию, которую они хотят знать?
•что могли бы люди знать - интересное, но относительно не важное [46]?
Поскольку информационный процесс охватывает все подраз деления и все стороны деятельности организации, то естествен но, что ее деятельность в значительной степени зависит от эффективности коммуникационного процесса. На всех участках управления необходимо проверять, как работает общение, насколько действенна система коммуникаций.
Эффект недостатка коммуникаций Проводимые исследования эффективности коммуникаций
дали ошеломляющие результаты — совпадение понимаемых проблем рядовыми сотрудниками и руководителями составляет менее 1/3 [41].
Что я делаю |
Что я делаю |
X |
по мнению |
на самом |
) |
шефа |
д е л е ^ / |
Эффективность обмена информацией достигается только в том случае, когда одна сторона передает информацию, а другая — правильно ее воспринимает. В последнее время под эффектом коммуникации понимают изменения в поведении получателя, которые происходят в результате приема сообщения [41].
Эффект коммуникации Существуют три основных типа результатов коммуникации
•изменения в знаниях получателя;
•изменения установок получателя, т.е. относительно устой чивых представлений индивида;
•изменение поведения получателя, т.е. действия и поступки индивида.
Эти три типа изменений обычно, но не всегда, происходят в описанной последовательности: изменения в знаниях предшест вуют изменению установок, в свою очередь установка влияет на изменение поведения.