- •06.09.2012 История развития секретарского дела
- •13.09.2012 Требования предъявляемые к профессии секретарь.
- •27.09.2012 Нормативно-методическая база работы секретаря
- •Основные законодательные акты
- •Нормы времени на секретарско-референтские работы
- •09.10.2012 Раздел: административные и организационные функций секретаря
- •23.10.2012 Планирование рабочего времени секретаря и руководителя
Литература
Бойкова И.Ю. настольная книга стр. 155-156 секретаря-референта Москва 2006
Галахов В.В. секретарь-референт высокой классификаций стр. 69-77 (организация секретарского дела)
Делопроизводство и другие аспекты работы секретаря стр. 28-36 Касьянов.
Михайлов Ю.М. секретарь руководителя (универсальный справочник)
Рогожин М.Ю. помощник руководителя
Журнал секретарское дело
д/з кто такие актуариусы и фискалы
сообщение о секретарях петра1 екатерины2 николая2.
06.09.2012 История развития секретарского дела
Выявить основные этапы развития секретарской деятельности
Определить роль секретаря в структуре ДОУ.
Постепенно сформировались виды управленческих документов;
Сложилась определенная система регистрации документов, основы справочного аппарата;
Зародилось архивное дело;
Складывается определенный слой людей для которых документ становится основным компонентом работы.
Взамен приказному делопроизводству появились 12 коллегий;
27.02.1720 можно считать датой рождения секретарской должности на
В 1802 г. Вместо коллегий были созданы 8 министерств. Было более четкое разграничение органов исполнительной власти.
Разнообразные местные органы власти имели свои канцелярии и многочисленный штат секретарей.
Первые секретари стали работать в 1840 г. У директоров Путиловского и Невского машиностроительных заводов в Петербурге.
1886 г. В Харькове были впервые основаны курсы по подготовке профессиональных секретарей. С 1884 г. В России издавались 8 спец. Журналов, освещавших вопросы конторского и секретарского труда. «Стенограф», «Вестник контор и канцелярий»,..
В 1921 г. Состоялась первая Всероссийская конференция по научной организаций труда и производства.
Впервые были поставлены задачи научной организации управленческого труда и работы с документами, а также создания в стране органов, координирующих и направляющих эту работу.
В 1926 г. Был создан государственный институт техники управления.
Вопросы совершенствования управления, делопроизводства, архивного дела обсуждались на высшем правительственном уровне.
Выдвигались требования, чтобы секретари руководящих работников советских учреждений в основном выполняли:
Творческие функций,
Были консультантами директоров,
Следили за качеством подготовки служебных документов,
Помогали руководителям в приеме посетителей,
Постоянно занимались самообразованием и стремились к профессиональному росту
В 1932 г. Было принято разделить секретарей на 2 группы: высшую (с более высокими окладами) и низшую (с гораздо меньшей зарплатой)
В годы ВОВ
Делопроизводство велось в ограниченных масштабах
Во фронтовых и армейских штабах осуществлялось регулярная военно-канцелярская работа
В июле 1963 г. Выходит постановление совета министров СССР №829 «О мерах по улучшению архивного дела в СССР».
Был создан Всесоюзный НИД документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)
Одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).
В начале 70х в стране действовали единые правила подготовки и оформления документов.
13.09.2012 Требования предъявляемые к профессии секретарь.
Категорий секретарей (базовый уровень образования, профессиональные знания и навыки)
Основные деловые качества секретаря
Личностные качества
Основные функций по ДОУ и функций по бездокументальному обслуживанию руководителя.
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Должность |
основные функций |
квалификационные требования |
Машинистка |
Печатанье документов |
Владение машинописью курсы машинописи или делопроизводства |
Оператор на телефоне |
Прием звонков и соединение с нужным абонентом |
Коммуникабельность, среднее образование |
Секретарь-машинистка |
Печатанье документов под диктовку, ведение документаций, ответы на телефонные звонки, отправка и получение корреспонденций |
Знание делопроизводства, знание ПК, оргтехники, владение машинописью, средне-специальное специальное, курсы секретарей |
Секретарь в приемной |
Прием писем и факсов, отвечать на телефонные звонки на русском и иностранном языке, встречать посетителей, переадресация звонков в отделы или сотрудникам |
Знание делопроизводства, ПК, оргтехники, свободное владение ин-яз, коммуникабельность, высшее образование, среднее профессиональное образование, учебные центры, колледжи |
Помощник руководителя |
Координация действий одного или двух руководителей, самостоятельное составление документов, ответы на письма, распоряжения, подготовка материалов для совещаний и переговоров, владение ин-яз, подготовка командировок руководителя, |
Знание делопроизводства, ПК, оргтехники, свободное владение ин-яз, коммуникабельность, высшее образование, среднее профессиональное образование, учебные центры, колледжи |
Секретарь офиса |
Прием почты, отбор необходимой корреспонденций, контроль исполнения заданий, телефонные звонки, |
Знание делопроизводства, машинописи на русском ПК, оргтехники, свободное владение ин-яз, коммуникабельность, высшее образование, среднее профессиональное образование, учебные центры, колледжи |
Секретарь-референт |
Составление писем и заданий, контроль исполнения документов, составление графика рабочего дня руководителя, обзор и подготовка информаций для шефа, подготовка и обеспечение переговоров, владение скоростной машинописью, ин-яз |
Высшее, среднее, уч. Центры, колледжи |
Референт |
Обработка и распределение корреспонций, реферирование информаций, подготовка отчетов статей для шефа, участие в разработке стратегий и тактике работы |
Делопроизводство, скоростная машинопись, 2 языка, высшее, окончание специализированных секретарских школ, подготовка по профилю организации |
Офис-менеджер |
Обеспечение деятельности офиса, решение административных вопросов, внедрение новых форм организаций труда, участие в разработке стратегий фирмы, представительское полномочия, подбор руководства и подчиненного персонала |
Высшее, спец. Школы, знание машинописи, ин-яз, коммуникабельность, стажировка зарубежом, скоростная машинопись |
Основные характеристики деловых качеств
Профессиональные навыки:
Высокий уровень базового образования
Умение работы на ПК
Хорошее знание русского и иностранного языков
Скоростная и грамотная машинопись
Отличное знание офисного оборудования
Организация работы руководителя
Способность выполнять несколько заданий одновременно
Организационные качества:
Умение организовать свою работу и работу офиса
Способность выполнять одновременно несколько заданий, не теряя самоконтроля
Рациональное ведение делопроизводства
Умение организовать приемы, презентаций, поездки руководителя
Ответственность и надежность:
Может работать самостоятельно
Оформление и составление документов
Организация приема посетителей
Не разглашать информацию, имеющую закрытый характер
Правильно хранить документы
Инициативность и творчество:
Умение принимать самостоятельное решение
Умение организовать свое рабочее место
Рационально спланировать работу
Обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач
Пункуальность и исполнительность:
Своевременное и точное исполнение поручений и документов
Своевременная информация о встречах, переговорах, совещаниях
Умение хранить тайны организаций:
Чувство причастности ко всем делам фирмы
Направленность всей работы на процветание фирмы
Умение проявлять такт и осторожность
Не разглашать сведения конфиденциального характера
Личностные качества секретаря:
Трудолюбие
Коммуникабельность и артистизм
Добросовестность
Аккуратный внешний вид
Доброжелательность
Любознательность, новаторство
Про-активность-работа на опережение, умение предвидеть ситуацию, универсальность, умение адаптироваться к быстро меняющейся ситуаций, знание невербального общения, информационная логистика (управление информацией, умение анализировать проблему и предложить несколько вариантов решений).
Ценные качества секретаря:
Грамотность
Коммуникабельность
Стрессоустойчивость
Имидж
Хорошая память и реакция
Умение расставлять дела в порядке приоритета
Исполнительность и аккуратность
Корпоративность (корректное отношение к коллегам)
Повторить основные пункты должностной инструкций