Системы управления базами данных субд Microsoft Access

Под базой данных понимается интегрированная совокупность взаимосвязанных данных, организованная с соблюдением определенных законов, отражающих закономерности используемой информации, системы ее хранения в определенней предметной области. Это предполагает отбор однотипной информации, ее формализацию, выделение существенных показателей (атрибутов) и связей между ними.

База данных позволяет:

Накапливать информацию в удобной и экономичной форме;

Использовать модели управления предметной областью;

Проводить анализ информации для различных нужд, в том числе для целей организации и управления;

Ввести в процесс обработки информации логический аппарат, отражающий особенности информации и ее применения;

Стандартизировать и автоматизировать различные процедуры работы с информацией.

Для облегчения работы с базами данных используются системы управления базами данных (СУБД). СУБД – специальные пакеты программ, обеспечивающие ввод, поиск, хранение, пополнение, корректировку данных, формирование отчетов и ответов на запросы пользователей баз данных. СУБД также обеспечивают сохранность и перемещение данных, а также возможность их использования другими программными средствами.

База данных Microsoft Access является одной из наиболее популярных СУБД для персональных компьютеров. Она представляет собой систему обслуживания реляционных баз данных с графической оболочкой. Данные в таких базах оформляются в виде одной или нескольких таблиц, состоящих из однотипных записей. Система обслуживания включает в себя ввод данных в ЭВМ, отбор данных по каким-либо признакам (критериям или параметрам), преобразование структуры данных, вывод данных, являющихся результатом решения задач в табличном или каком-либо ином удобном пользователя виде.

СУБД Access позволяет создавать связанные объекты и устанавливать ссылочную целостность данных. Это обеспечивает при изменении одних объектов автоматически изменять все связанные с ними объекты, находящиеся в других таблицах, обеспечивать защиту от случайных или преднамеренных изменений связанных данных.

Работа пакета СУБД Access обеспечивается специализированными программами (мастерами отдельных функций), каждый из которых предназначен для решения какой-то одной задачи.

После запуска MS Access на экране появляется окно диалога Access с наименованием Microsoft Access в строке заголовка (рис. 26), в котором следует выбрать необходимую операцию (создать новую или открыть существующую базу). В этом окне следует выбрать один из трех предлагаемых параметров: открытие существующей базы данных, создание новой (пустой) базы данных, в которую затем могут быть добавлены таблицы, формы, отчеты или другие объекты или создание базы данных с помощью Мастера.

Если открывается существующая база данных, то ее имя помещается в строку заголовка окна БД. Окно СУБД при создании новой базы показано на рис. Это окно может быть развернуто до размера полного экрана, уменьшено, минимизировано до пиктограммы или закрыто.

В окне базы данных при работе с нею могут быть использованы объекты разных типов.

Таблица – набор данных по конкретной теме. Данные таблицы хранятся в записях (строках), состоящих из отдельных полей (столбцов). В БД MS Access все данные хранятся в виде таблиц.

Запрос позволяет выбрать из БД только необходимую информацию, т.е. ту, которая соответствует определенному условию и нужна для решения определенной задачи.

Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску-формуляр, позволяющую ограничить объем информации, доступной пользователю.

Р ис. 26. Структура первого экрана СУБД Access

Отчет предназначен для печати любого набора данных, оформленного соответствующим образом.

Макрос автоматизирует выполнение конкретной операции БД без программирования.

Таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули – это самостоятельные объекты, сохраняющиеся в общем файле базы.