из электронной библиотеки / 826237646862865.pdf

практики позволяет выявить имеющиеся в ней недостатки и противоречия, ликвидация которых требует применения новаций.

Следующим этапом является поиск новшеств, использование которых позволит разрешить то или иное противоречие в производственном процессе. В этих целях ведется, прежде всего, выявление новшеств, уже имеющихся в практике. На основе изученного материала намечаются библиотеки, в которых будет проводиться дальнейшее углубленное изучение новшества.

Важным этапом инновационного процесса в библиотеках является создание новшеств, связанное с понятием «передовой библиотечный опыт». Главное содержание передового опыта составляют новые практические способы и средства преодоления противоречий в библиотечной практике. Однако понятие «новое» и «передовое» неравнозначны, ибо далеко не все новое является передовым. Передовым может быть назван лишь такой новый опыт, который отражает более эффективные способы использования условий и средств библиотечной работы, направленные не только на создание ее ранее неизвестных форм и методов, но и на совершенствование уже известных и давно применяемых или возобновление незаслуженно забытых.

Из данного определения функций передового опыта вытекает важное методологическое положение о поисковом характере изучения библиотечной практики.

Специфическая особенность библиотечной практики заключается в сложности, многообразии деятельности библиотеки, что определяет необходимость дифференцированного подхода к ее изучению. При этом ее многосторонние явления тесно связаны между собой, обусловливают друг друга. Поэтому важным методическим положением является принцип выделения для изучения определенной части \ библиотечной практики, которая не изолировала бы исследуемую сторону от всей \Х\ совокупности сторон деятельности библиотеки.

Сложность библиотечной практики заключается также в том, что она непрерывно меняется. Отсюда другое важное методологическое требование - изучать новшества в динамике и развитии. Изучение библиотечных новшеств должно быть систематическим, то есть проводиться через определенные периоды с целью получения сопоставимых данных. Исследование начинается со сбора фактического материала. Важнейшим методом изучения библиотечных новшеств является наблюдение. Различают два типа наблюдения: непосредственное и косвенное. Полнота и ценность материалов будет выше, если библиотекарям, опыт которых изучается, заранее дать задание по самонаблюдению и учету результатов использования того или иного новшества.

Наряду с изучением естественного хода работы библиотеки применяется эксперимент. Планомерное накопление фактического материала о выявленном библиотечном

новшестве - это лишь первый этап изучения. Затем следуют анализ и обобщение полученных фактов. Нужно иметь в виду, что факты библиотечной практики без их теоретического обобщения не представляют ценности и не могут быть предметом рассмотрения. При этом общий вывод делается на основе использования индуктивного метода.

Анализ и обобщение фактов, полученных в результате изучения библиотечного новшества, позволяют получить его объективную картину, показать методы, которыми библиотека достигла успехов в результате его применения, раскрыть его содержание. Заключительным этапом изучения новшества является его изложение.

Вот некоторые типичные недостатки, встречающиеся в описаниях новшеств и их причин: повторяются общеизвестные истины, отсутствует конкретность, слабо раскрываются методика и результаты работы. Методисту важно решить вопрос о правильном соотношении в изложении общего, особенного и конкретного (частного). Ему необходимо исходить из следующих основных положений:

-изложение должно быть конкретным, с тем, чтобы новшество могли освоить другие библиотеки;

-оно обязано отражать специфику (особенное) в работе библиотеки, опыт которой

описывается;

-эта специфика не может быть оторвана от всей деятельности библиотеки.

-Важно достижение правильного соотношения в изложении положительного и отрицательного.

-Основные методологические требования к описанию новшеств таковы:

-отражать действительно новое, передовое в работе библиотек;

-давать анализ и обобщение фактов, раскрывающих ценность и значение излагающегося новшества;

-характеризовать содержание работы библиотеки путем показа наиболее типичных фактов, отражающих особенности, отличающие ее от работы других библиотек;

-раскрывать методику работы;

-освещать пути применения новшества в практической деятельности других библиотек;

-показывать условия, в которых работала библиотека-новатор;

-отражать трудности и пути их преодоления.

Библиотеки, методические центры и службы наряду с выявлением и распространением заимствованных новшеств ведут и научно-исследовательскую работу по управлению нововведениями.

Этот процесс включает в себя несколько этапов:

-обнаружение потребности в новшестве;

-разработку идеи, экспериментальное внедрение опытных вариантов

-корректировку новшества с учетом библиотечной практики;

-разработку методических рекомендаций о содержании новшества и порядке его применения;

-распространение новшества среди библиотек;

-освоение новшества в массовой библиотечной практике.

Важной задачей является содействие развитию рационализаторского движения в библиотеках. Заключительным этапом инновационного процесса выступает освоение нововведения, когда новшество становится обычной нормой ее деятельности библиотеку.

Под управлением нововведениями следует понимать комплексный процесс целенаправленного воздействия на внедрение, распространение и освоение новшеств, полученных в результате научно-исследовательской, методической, рационализаторской, практической деятельности библиотек.

Учитывая, что библиотеки имеют право самостоятельно решать, какие новации использовать в своей работе, методический центр должен стремиться обеспечивать широкое информирование библиотекарей о новшествах. Нужны экспериментальная проверка и экспертная оценка новшеств, которые проводятся методистами. Используются экспериментальные методы проверки гипотез на базе опорных библиотек. На основе эксперимента методический центр разрабатывает рекомендации по внедрению новшеств в практику (методические указания, инструкции, схемы, задания и другие материалы).

Одновременно с разработкой рекомендаций по внедрению, методические центры организуют в опорных библиотеках обучение новшествам библиотечных кадров.

Ознакомлению с новшествами содействуют устные рекомендации, обмен опытом, используется и печатная пропаганда.

Дальнейшее развитие методов рекомендации новшеств средствами печати, повышение качества изданий требуют углубления работы по изучению, анализу и обобщению библиотечной практики, совершенствования методики изложения новшеств, расширения круга рекомендующих изданий, более широкого использования местной периодики. Наряду с устными и печатными методами, для распространения новшеств используются разнообразные средства наглядной пропаганды: кабинеты, уголки, выставки, стенды, плакаты, альбомы, отчеты, фотографии. Наиболее удачной формой сочетания устной и наглядной пропаганды новшеств является использование богатейших возможностей

телевидения и кино. Также практикуется размещение информации о новшествах в Интернете на сайтах библиотекметодических центров.

Анализ библиотечной практики свидетельствует, что наибольший эффект дает не рассказ о новшестве, а его практический показ. Поэтому наряду с ознакомлением библиотекарей с новациями одновременно организуется их обучение. Одной из наиболее распространенных форм практического показа новшеств является организация семинара на базе библиотеки, его применившей, что дает возможность другим изучить его с тем, чтобы использовать в своей работе. Другой формой являются также экскурсии в библиотеки. Индивидуальную работу проводят школы и творческие лаборатории передового опыта библиотечной работы.

Система организационно-методической работы по внедрению новшеств включает ряд последовательных этапов:

-выбор новшеств для внедрения;

-постановку опыта;

-разработку и распространение рекомендаций по внедрению;

-пропаганду новшества, обучение библиотечных кадров методике его применения;

-оперативно-методическую помощь библиотекам в его использовании;

-контроль за освоением новшества.

Организация управления нововведениями - это проблема не только научно-ор- ганизационная, но и социально-психологическая.

Эффективное использование новшеств предполагает планомерное проведение широкого круга мероприятий по их выявлению, изучению, обобщению и распространению, в которых должны принимать участие все библиотеки и методические центры.

Здесь, прежде всего, следует выделить принцип комплексности. Достижение комплексности при управлении нововведениями неразрывно связано с принципом плановости и непрерывности.

Внедрение новшеств должно носить оперативный характер. Главное, что способствует эффективности работы библиотек, - это не внедрение, а освоение новшеств. Важно добиться, чтобы они применялись не по форме, а по существу. Задачей методических центров является организация сравнительного изучения эффективности применения того или иного новшества в различных библиотеках в целях его дальнейшего совершенствования.

Все перечисленные этапы освоения новшеств, безусловно, обязательны для всех библиотек. Конкретное новшество изменяется и совершенствуется в процессе его использования в практике работы. В результате возникает новый опыт, заслуживающий широкого распространения в сети библиотек. Он отличается от старого более высокой эффективностью. Так, осуществляется непрерывный инновационный процесс, который дает возможность постоянно поднимать уровень работы библиотек, распространять передовые достижения отдельных коллективов на всю систему.

Проводя инновационную работу в библиотеке, следует учитывать классификации библиотечных инноваций. Так, Н. Т. Чуприна предлагает следующий вариант классификации:

-организационные: направлены на установление внешних коммуникаций библиотеки, адаптацию в окружающей среде, формирование региональной библиотечной политики, изменение структуры библиотеки;

-маркетинговые: ориентированы на расширение ассортимента услуг, продвижение их в общество;

-методико-технологические: связаны с разработкой и использованием новых методик внутренней работы библиотеки, библиотечных услуг, техники и технологий;

-управленческие: направлены на непрерывное образование сотрудников библиотеки, реализацию творческого потенциала каждого.

В качестве примера возьмем вузовскую библиотеку. На основе перспективного, или стратегического, плана развития вуза составляется программа инновационного развития библиотеки. Так, в НТБ НТУУ «КПИ» составлена программа развития библиотеки, которая

предусматривает: закончить информатизацию НТБ и обеспечить постоянное пополнение ее информационных ресурсов необходимыми учебными изданиями и документами, научной литературой, создать условия для вхождения НТБ в сеть Интернет и обеспечения для студентов, преподавателей, научных сотрудников доступа к библиотечным информационным ресурсам всего мира;

-создать библиотеку изданий на электронных носителях информации;

-внедрить информационно-производственную систему образования с такими компонентами: «Доуниверситетская подготовка», «Абитуриент», «Деканат», «Студгородок», «Библиотека», «Отдел кадров», «Студент»;

-реализовать лозунги «Высшее образование - каждому, кто желает» и «Образование на протяжении всей жизни».

На основании этой программы библиотека составила свою «Программу инновационного развития до 2010 года», конкретизировав эти пункты и добавив другие.

Как отмечает Н. С. Карташов, в жизнедеятельности библиотеки выделяются три режима: становление, функционирование и развитие. Режим становления продолжается от создания проекта, модели библиотеки до ее открытия. Управление функционированием ориентировано на настоящее, а управление развитием на будущее. Управление развитием библиотеки наращивает ее потенциал и повышает уровень его использования, а объектом выступают инновационные процессы.

Работа по внедрению инноваций осуществляется как на административном, так и на общественном уровнях. В крупных библиотеках общее руководство работами по программе осуществляет Совет по развитию, возглавляемый директором либо его заместителем. Совет по развитию библиотеки, руководители программ, координаторы и ответственные исполнители образуют целостную структуру управления. Во многих библиотеках введены должности заместителей директора по развитию, новым информационным технологиям и инновационной деятельности.

Так как инновационная деятельность есть составная часть работы научно-мето- дического отдела, в нем должен быть выделен сотрудник, который вместе с заведующим отделом осуществлял бы все процессы и этапы работы по изучению и внедрению инноваций. Этой работой должны постоянно заниматься дирекция библиотеки и заведующие отделами (службами) на основании оперативных и стратегических планов развития и программы инновационного развития библиотеки.

Подводя итоги, следует еще раз подчеркнуть, что управление нововведениями нацелено на выявление, совершенствование и создание новшеств, широкое внедрение в массовую библиотечную практику результатов научных исследований, новых технологий и передового библиотечного опыта и является эффективным средством совершенствования деятельности библиотек и научной организации труда. Этой деятельностью библиотекам необходимо заниматься повседневно, то есть управлять инновациями оперативно, используя принципы комплексности, плановости и непрерывности.

РАЗДЕЛ II. БИБЛИОТЕЧНЫЕ ФОНДЫ

Тема 4. Технология формирования библиотечных фондов

В отличие от теории, которая дает целостное представление о закономерностях и связях документного фонда, синтезирует накопленный практический опыт деятельности по его формированию в виде обобщенных положений, идей и принципов, технология описывает способы его производства.

Технология формирования документного фонда — это совокупность средств, методов, процессов создания, сохранения и преобразования документного фонда в соответствии с поставленными перед ним целями. Иными словами, технология отвечает на вопросы: из чего, при помощи каких средств и ресурсов, кто, что и как должен сделать, чтобы в конечном итоге получить результат, соответствующий заданным параметрам.

Так, цель технологии формирования документного фонда состоит в том, чтобы создать целостное, жестко структурированное собрание документов, состав и объем которого соответствуют задачам библиотеки/информационной службы и профильным информационными потребностями пользователей.

Предметом труда в технологии формирования фонда являются документные ресурсы общества, поскольку из них черпается материал для создания фонда. Они представлены различными документными массивами, принадлежащими организациям и частным лицам, и в потенциале все могут стать источниками документов для фонда. Однако чаще всего поставщиками документов для фондов библиотек и служб информации являются документные собрания, временно образующиеся в организациях, специализированных на распространении документов в обществе, например, в предприятиях торговли документами разных видов.

Для преобразования некоторого объема документов в целостный документный фонд необходимо наличие ресурсов и средств. Прежде всего, это материальные ресурсы, к которым отнесены:

• сооружения — здания, помещения для содержания фонда; оборудование и технические средства: технические коммуникации, системы

охранной и пожарной сигнализаций, средства связи и транспортировки, обеспыливания, переплета и реставрации документов, вычислительная и копировально-множительная техника, аудио- и видеотехника ит. п.;

•лицензионное программное обеспечение: операционные системы, офисные программы и специализированные прикладные программы;

•производственный и хозяйственный инвентарь: стеллажи, шкафы, рабочие столы, различная «бланковая» продукция (учетные формы, формуляры, карточки, ярлыки штрихкодов и др.), а также канцелярские и хозяйственные принадлежности и др.

Кроме того, обязательным видом ресурсов являются финансовые средства, необходимые для приобретения документов, поддержания материально-технической базы

иоплаты труда сотрудников.

Формирование документного фонда невозможно без кадровых ресурсов, т. е. работников, которые являются исполнителями производственных процессов формирования документного фонда. В соответствии с выполняемыми работами к ним предъявляются некоторые требования по квалификации, состоянию здоровья, личным качествам и т. п. В производстве документного фонда участвуют почти все сотрудники библиотеки/информационной службы: комплектаторы, каталогизаторы, хранители, переплетчики и реставраторы, программисты и инженеры по обслуживанию технических средств, административно-технический персонал, а также работники по обслуживанию пользователей и др.

В производстве документного фонда активно используются информационные ресурсы. Они представляют собой документированную информацию, необходимую для качественного осуществления процессов формирования документного фонда. Информационные ресурсы формирования документного фонда Должны содержать сведения о вновь выходящих документах, состоянии документного рынка, об информационных потребностях, об удовлетворенном и неудовлетворенном спросе пользователей, об изменениях, происходящих в составе документного фонда и тенденциях в его использовании и т. д.

Современная технология формирования документных фондов не может существовать без лингвистических средств. Они применяются для описания профиля документного фонда (рубрикаторы, классификаторы и пр.), для обработки больших массивов информации и выявления профильных документов для фонда, для структурирования документного фонда и создания поисковых образов документов, используемых при удовлетворении информационных запросов и др. В технологии формирования документного фонда, помимо естественного языка, находят применение

язык библиографического описания, дескрипторные языки (язык предметных рубрик, ключевых слов и др.), классификационные языки, лежащие в основе ББК, УДК и других систем классификаций, объектно-признаковые языки (языки описания данных) и т. д.

Конечным результатом формирования документного фонда является сам документный фонд, соответствующий заданным параметрам, характеризующим его способность удовлетворять в оптимальных пределах профильные информационные потребности, т. е. качество фонда. Гарантированное достижение цели и получение продукта с желаемыми свойствами обеспечивают регламенты технологии формирования документного фонда. К ним относятся государственные нормативно-правовые акты, стандарты, нормы и нормативы, организационная и технологическая документация. Они устанавливают правила осуществления деятельности, регулируют последовательность и время выполнения процессов и операций, ограничивая их определенными пределами — нормативами, определяют однозначные требования к процессам, исполнителям, к используемым средствам, промежуточным и конечным результатам. Строгое следование технологическим регламентам должно обеспечить качественные свойства документного фонда и эффективность деятельности по его формированию.

Наиболее важным компонентом любой технологии, характеризующим ее специфику, выступают технологические процессы. Технологические процессы формирования документного фонда представляют собой сложно выстроенную систему. При этом каждый процесс выполняет свою целевую функцию, внося свой «вклад» в общесистемную цель — сформировать такой документный фонд, который может максимально полно и оперативно удовлетворять поступающие профильные информационные запросы.

Рассмотрим процессы формирования документного фонда с точки зрения их роли в достижении общей технологической цели.

1)Моделирование документного фонда. Сущность процесса моделирования состоит в создании идеального (желаемого) образа документного фонда. Поскольку фонд представляет собой сложно структурированный продукт, требующий содержательного отбора документов, перед началом его формирования требуется четкое представление о том, что в нем должно быть и в каком объеме. Поэтому целевая функция процесса моделирования в технологии формирования фонда — определение границ документного фонда по величине, составу, экземплярности, проектирование его структуры, оптимальной для тех условий, в которых функционирует данный фонд.

Постановка задач, определение профиля фонда осуществляются в процессе управления. Созданные в результате модели задают параметры конечного состояния фонда и являются ориентиром для всех остальных процессов формирования документного фонда. В свою очередь, на моделирование в большой мере оказывают влияние процессы комплектования и использования фонда: первый отслеживает внешние документные потоки, а второй — потоки реальных запросов потребителей. Эта информация необходима для разработки и корректировки моделей.

2)Комплектование документного фонда. Суть процесса комплектования — составление «комплекта» (от лат. completus — полный), т. е. полного набора документов в рамках определенного профиля. Целевая функция процесса комплектования в технологии формирования документного фонда — поддержание соответствия между реальным фондом и его моделями за счет пополнения фонда и исключения документов из фонда. Модели становятся для комплектования регламентом, который задает детальные требования к конечному результату процесса. Результаты следующего процесса формирования фонда — учета — помогают оценить, достигнута ли цель процесса комплектования. В процессе управления анализируются полученные результаты, выявляются отклонения и предпринимаются регулирующие действия.

3)Учет документного фонда — это регистрация документов, фиксирование сведений об их наличии, местонахождении и движении, т. е. поступлении и выбытии из

фонда или отдельных подфондов. В результате создаются реальные модели документного фонда, отражающие его нынешнее состояние. Целевая функция процесса учета — отображение реального состояния документного фонда и его подфондов, наличия отдельных документов. Учет тесно связан с процессом комплектования, поскольку все поступающие и выбывающие из фонда документы подвергаются обязательному учету. Инвентарный номер документа, присуждаемый ему в ходе учета, переносится на документ в процессе его обработки. В процессе управления задаются параметры учета, ведется анализ полученных учетных данных, на основе которого принимаются решения по регулированию фонда.

4)Фондовая обработка документов. Сущность процесса обработки состоит в подготовке документов к хранению и использованию. Данный процесс имеет двойную целевую функцию в технологии формирования фонда:

1)закрепить принадлежность документа к фонду и/или под-фонду с помощью специальных реквизитов (штемпеля, ярлыка, наклейки штрих-кода, инвентарного номера, шифра хранения, формуляра и т. п.). Данная цель достигается в процессе библиотечной (технической) обработки;

2)установить поисковый адрес документа, в качестве которого, как правило, выступает полочный индекс, и связать его со справочно-поисковым аппаратом (например,

скаталогом). Эта цель достигается в процессе библиографической (аналитикосинтетической) обработки документов.

Процесс обработки тесно переплетается с процессом учета, поскольку маркировка документа и простановка на документе инвентарного номера как операции первичной обработки документа осуществляются одновременно с операциями по учету. Результаты процесса обработки необходимы для следующего процесса формирования фонда — размещения, поскольку упорядочение документов в фонде осуществляется в соответствии

сшифрами хранения, присужденными документу в процессе его обработки. В процессе управления принимаются решения по корректировке реквизитов документов, проставляемых в процессе обработки и необходимых для оптимизации процессов размещения, хранения и использования фонда.

5)Размещение документного фонда. Под размещением фонда понимается пространственное упорядочение документов в хранилищах. Процесс размещения выполняет две целевые функции:

1)обеспечить оперативность и удобство поиска документов в фонде при оптимальной его защите;

2)обеспечить рациональное использование помещений для содержания фонда.

В процессе размещения выделяются два подпроцесса:

•территориальное выделение подфондов (пространственное структурирование

фонда);

•расстановка документов на стеллажах.

Оба подпроцесса участвуют в выполнении обеих целевых Функций, поскольку и решения о выделении тех или иных подфондов и выбор способа расстановки определяются задачами Рационального размещения и поиска документов.

На «входе» процесса размещения — обработанная партия документов с установленными реквизитами, позволяющими относить документ всегда к одному и тому же подфонду и расставлять на одно и то же место на полке. Результаты процесса размещения обеспечивают эффективность процессов хранения и использования документного фонда. В процессе управления принимаются стратегические решения по размещению фонда — по выделению тех или иных подфондов, по выбору способов расстановки документов, а также корректируются состав и взаимосвязи между подфондами.

6) Хранение документного фонда. Сущность процесса хранения состоит в обеспечении физического наличия документов и недопущении повреждений их

материальной основы, препятствующих считыванию информации, записанной в документах. Иными словами, смысл хранения состоит в создании условий, при которых все свойства и качества документа могут оставаться неизменными в течение того промежутка времени, когда данный документ представляет интерес для потребителей. Целевая функция процесса хранения — сохранение целостности документного фонда. В противном случае его потребительские свойства будут утрачены.

Процесс хранения тесно связан с процессом размещения фонда, в ходе которого обеспечивается оптимальная защита документов от расхищения и порчи. В процессе использования оценивается результат усилий по хранению документного фонда. Процесс управления корректирует взаимосвязи фонда с внешней средой с позиции его защиты от вредных воздействий.

7)Использование документного фонда. Сущность процесса использования заключается в предоставлении документов по запросам пользователей. Отнесение использования документного фонда к процессу его формирования не является однозначно принятым фондоведами, поскольку традиционно данный процесс рассматривался в структуре библиотечно-информационного обслуживания. В некоторых работах Ю.Н. Столяров, впервые включивший использование фонда в процессную структуру формирования документного фонда, заменяет его другим процессом — доставкой документов из фонда. Доставка документов требует серьезной технологической проработки в крупных документных фондах, однако не решает главного вопроса - оценки качества конечного результата формирования — самого документного фонда. Целевой функцией процесса использования в технологии формирования документного фонда является получение информации о востребованности данного фонда и удовлетворенности конечного потребителя его качественными характеристиками. В процессе управления анализируется спрос на различные документы, принимаются решения по оптимизации документного фонда. Полученные данные о потребительском спросе используются в процессе моделирования документного фонда, где на их основе происходит детализация в описании профиля фонда и корректировка экземплярности документов. В процессе хранения обеспечиваются наличие и целостность документов, способствующие удовлетворению запросов на документы и информацию.

8)Управление документным фондом. Сущность процесса управления фондом состоит в целенаправленном воздействии на развитие фонда, поддержании оптимальных режимов его функционирования и корректировке взаимосвязей внутри фонда и при его взаимодействии с внешней средой. Предметом дискуссии долгое время оставался выбор термина «управление документным фондом» или «управление формированием документного фонда». В первом случае речь идет об управлении качественными характеристиками документного фонда как информационного продукта. Во втором случае объектом управления становится технология формирования документного фонда, требующая своевременного регулирования и совершенствования с позиций ее большей эффективности. Очевидно, что оба объекта нуждаются в управленческих усилиях, однако нельзя не признать их тесной взаимозависимости, поскольку технологические решения обусловлены в первую очередь целью создания конечного продукта с заданными параметрами, а качество документного фонда становится недостижимым при недостаточно проработанной технологии.

Функциями процесса управления в системе технологии формирования фонда являются целеполагание, планирование, организация и контроль за протеканием всех технологических процессов, а также оценка качества получаемого в результате документного фонда и его соответствия поставленным целям. В этой связи процесс управления является единственным процессом, который взаимосвязан со всеми остальными процессами формирования документного фонда. Это позволяет решать задачи по оптимизации взаимодействий между ними, контролировать и корректировать ритмичность протекания каждого из технологических процессов, предупреждать и

ликвидировать сбои на различных участках, устранять повторы, технологические петли, рационализировать деятельность участников процессов через квалификационное и функциональное разделение их труда.

Итак, все процессы формирования документного фонда последовательно и непрерывно выполняют общесистемные задачи. Все технологические процессы взаимосвязаны друг с другом, выпадение хотя бы одного из них лишает смысла все остальные процессы и делает невозможным достижение общей технологической цели. Поэтому изменения в одном из процессов неизбежно повлекут за собой подстройку всех остальных и соответственно изменения во всей технологической системе формирования документного фонда.

Это следует учитывать в ходе модернизации технологии формирования документного фонда на базе новых информационных технологий. Внедрение новой технологии, как правило, происходит в течение длительного времени, поэтому технологические процессы формирования фонда преобразуются постепенно один за другим, тогда как оставшиеся технологические участки функционируют в традиционном режиме. Однако переход хотя бы одного процесса на новую технологию влечет за собой неизбежную адаптацию всей системы процессов формирования фонда. Поэтому для решения этих задач требуется технолог, призванный выстраивать оптимальные технологические взаимодействия в постоянно изменяющейся, трансформирующейся технологической системе.

Тема 5. Методы управления библиотечной отраслью

Методы осуществления целенаправленного воздействия на производственный коллектив или на его отдельных членов называют методами управления. Они представляют собой способы осуществления управленческой деятельности. Через них реализуются задачи управления. Из всех элементов системы управления методы являются наиболее подвижными и наиболее сложными.

В современных условиях постоянного повышения качества и эффективности обслуживания читателей трудно, а иногда и невозможно найти приемлемый способ реализации поставленных перед библиотекой целей и задач, опираясь лишь на интуицию, опыт работы, коллективный разум аппарата управления библиотеки. Возникает задача овладения новыми методами управления, отражающими уровень развития библиотечного дела в стране и за рубежом в связи с современными требованиями, предъявляемыми к вузовским библиотекам. Оно базируется на всестороннем, глубоком и системном анализе состояния управляемого объекта — библиотеки, ее структурных подразделений, функций и структуры.

Методы меняются под воздействием внешних и внутренних факторов по мере роста объема работ. Они многообразны, непрерывно развиваются и совершенствуются на основе критического анализа практики, выступают в единстве, в тесной взаимосвязи. В конечном итоге все методы направлены на благо человека, носителя социальных отношений.

В зависимости от масштабов управленческой деятельности, различают методы, общие для всех библиотек, и локальные, применимые в конкретной библиотеке, отделе. При этом каждый локальный метод реализуется в рамках общего.

По характеру принимаемых решений выделяют три вида методов: единоличный, коллегиальный, коллективный. В управлении библиотекой необходимо использовать административные (организационно-распорядительные), экономические, социально-пси- хологические методы

Административные методы управления осуществляются посредством обязательных для исполнения директив, приказов, других предписаний. Они подчеркивают специфику взаимоотношений между аппаратом и сотрудниками в процессе совместного труда, служат для реализации организационного единства системы управления библиотекой, обеспечивают совместное целенаправленное развитие всех ее элементов с целью улучшения деятельности.

Это — способы воздействия аппарата управления на коллектив и отдельных сотрудников с целью координации и согласования их действий для успешного решения задач, стоящих перед библиотекой. Данные методы относятся ко всем сторонам деятельности библиотеки и могут быть направлены на управляемую подсистему (структуру библиотеки), управляющую подсистему (аппарат) и на библиотеку как систему в целом.

Организационные методы воздействуют на структуру библиотеки, принципы ее построения, устройство аппарата управления, определение прав и обязанностей каждого сотрудника, уровень централизации и децентрализации, процессы управления, подбор, расстановку, подготовку кадров, внедрение НОТ, механизации и автоматизации, обеспечение устойчивого единства всех подсистем библиотеки и т.д.

Формами проявления этих методов являются текущие и перспективные директивы и приказы вышестоящих органов, устные и письменные распоряжения ректората, дирекции, заведующих отделами, Правила трудового внутреннего распорядка работы — для сотрудников, Правила пользования библиотекой — для читателей, Положения о библиотеке, отделах, секторах, методсовете и др., должностные инструкции и инструкции на отдельные технологические процессы; нормативы по определению структуры и штатов библиотеки, установлению окладов сотрудникам; нормы на основные производственные процессы и операции, методические указания по составлению годовых планов и отчетов, индивидуальных планов работы; разработка и внедрение элементов НОТ, ведение дневников учета работы, устные указания и задания сотрудников аппарата управления библиотеки, выполнение которых обязательно. Все это эффективно тогда, когда регулируется четкими правовыми нормами, юридически оформлено.

Аппарат управления должен оперативно и повседневно воздействовать на работу библиотеки, ее структурных подразделений. В этом ему помогают составные компоненты управленческих методов: организационное воздействие, регламентирование, нормирование и распорядительное воздействие, дисциплинарное воздействие, а также подбор, расстановка и аттестация руководящих кадров отделов, обеспечение внедрения ГОСТов системы "СИБиД", пропаганда и организация передового опыта и рацпредложений, ввод в

действие нормативов, норм времени, численности, выработки, управляемости, обслуживания, приказы, распоряжения, указания администрации, инструктирование (ознакомление, предостережение, объяснение, разъяснение, совет), контроль за исполнением. Они создают основу для организации процесса управления.

Организационное воздействие реализуется комплексно. Оно распространяется на библиотеку в целом и на ее структурные подразделения, но воздействует на них периодически, по мере возникновения изменений в работе, выдвижения новых задач или условий, установления внешних и внутренних связей. Организационное воздействие влияет на эффективную кооперацию и разделение труда в библиотеке. Оно отражает статику управления и имеет целью формировать оптимальные для данных условий управляющую и управляемую системы. Их организационное построение должно быть заранее спроектировано. Это отражается в структуре управления библиотекой, модель которой, так же как и каждого структурного подразделения, составляется исходя из типовой структуры, рекомендуемой для вузовских библиотек. Эта модель фиксируется в сборнике "Структура отдела, библиотеки".

Регламентирование, нормирование и инструктирование оформляются в виде официальных актов, рассчитанных на длительное использование: правил, положений, нормативов и норм, методических разработок. Основной их целью является использование возможностей для улучшения работы путем выбора, формирования и регулирования, оптимального в данный момент строения и взаимодействия всех звеньев библиотеки.

Регламентирующие акты, как правило, разрабатываются на основании типовых или примерных документов. Но типовые документы не могут учитывать специфику работы каждой библиотеки, поэтому необходимые документы разрабатываются в библиотеке