4. Управление документами и файлами

Управление документами и файлами в приложении WordдляWindowsосуществляется при помощи параметров диалогового окна “Открытие документа”.

Предварительный просмотр файла перед открытием. Содержимое файла перед открытием можно предварительно просмотреть. Если нажать кнопку “Вывод содержимого”, то правая часть диалогового окна “Открытие документа” превращается в экран просмотра, показывающий верхнюю часть документа. Если встать указателем мыши на имя файла и щелкнуть правой кнопкой мыши, то появится контекстное меню, в котором надо выбрать пункт меню “Быстрый просмотр”. Появится окно быстрого просмотра файла.

Просмотр свойств файла. Пользуясь кнопкой “Вывод свойств” диалогового окна “Открытие документа”, можно получить некоторые основные сведения о документе: название, имя автора, шаблон, приложение, число страниц, слов, символов, строк и абзацев. Если щелкнуть в диалоговом окне по имени файла правой кнопкой мыши и выбрать пункт “Свойства” можно получить более подробную информацию о файле. Появится диалоговое окно с вкладками “Общие”, “Документ”, “Статистика”. Это же диалоговое окно можно вызвать кнопкой “Команды и режимы”

Сортировка списков файлов. Сортировать можно по имени, размеру, типу файлов или дате внесения последнего изменения. Для сортировки необходимо произвести следующие действия:

• В диалоговом окне “Открытие документа” нажать кнопку “Команды и режимы”

• Выбрать пункт меню “Сортировка”

• В диалоговом окне “Сортировка” в раскрывающемся списке “Сортировать документы по” выбрать параметр сортировки

Выделение файлов и групп файлов. Чтобы выделить файл, надо щелкнуть по имени файла или, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, щелкнуть по нескольким именам. Если необходимо выделить несколько последовательных файлов, щелкните по первому и по последнему нужному файлу, удерживая нажатой клавишу <Shift> .

Копирование и перемещение файлов. Чтобы скопировать выделенные файлы (или файл) необходимо проделать следующие действия:

• Щелкнуть правой кнопкой мыши по выделенным файлам и выбрать команду “Копировать”

• В раскрывающемся списке “Папка” выделить устройство или папку, где надо разместить копию.

• Щелкнуть правой кнопкой мыши по устройству или папке и затем выбрать команду “Вставить”.

Если надо скопировать на дискету, пользуйтесь командой “Отправить”. Процедура перемещения аналогична копированию, только вместо команды “Копировать” надо пользоваться командой “Вырезать”

Переименование файла.Для этого надо выделить файл, щелкнуть по нему правой кнопкой мыши, в появившемся контекстном меню выбрать пункт “Название”.

Удаление файлов. Для этого надо выделить один или несколько файлов, щелкнуть по ним правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать пункт “Удаление”.

Поиск файла. Осуществляется в диалоговом окне “Открытие документа”. Файл можно искать по имени, по типу, по дате последнего изменения, по свойствам файла.

5. Редактирование документа

Необходимо усвоить один из основополагающих принципов работы с Word для Windows: сначала нужно что-то выделить, а потом с ним что-то сделать.

Управление отображением документа на экране.WordдляWindowsпозволяет отображать документ в том режиме, который в наибольшей степени подходит.Обычный режимпросмотра подходит для отображения основного текста в том виде, как он будет напечатан (не отображаются поля, колонтитулы и номера страниц, так же, как и все, что связано с точным расположением материала на странице, в частности, заполнение колонок текста змейкой и обтекание текстом закрепленного абзаца или объекта.).Режим просмотра структурыдокумента используется для укрупненного или детального просмотра документа в соответствии с его структурой (в режиме структуры отображаются структурные уровни абзацев документа и появляется вместо линейки специальная панель инструментов “Структура”, на которой имеются кнопки, позволяющие повышать и понижать уровни абзацев и передвигать их вверх и вниз).Режим просмотраразметки страницыпозволяет увидеть страницу в точности так, как она будет, включая колонки, колонтитулы, и номера страниц.Режим главного документаиспользуется для создания и реорганизации очень больших документов (очень большой документ требует большого объема оперативной памяти и пространства на диске, большой документ медленно загружается и сохраняется, особенно если в нем много рисунков и специального форматирования, поэтому целесообразно разделить большой документ на несколько меньших и работать с ними в режиме главного документа, используя мощные средстваWordдляWindowsдля работы с главным документом).Режим просмотра во весь экранпозволяет видеть только сам документ, убрав остальные элементы, обычно присутствующие на экране (этот режим используется, когда нужно максимально увеличить область для отображения текста, выход из этого режима осуществляется по клавише <ESC>). Во всех этих режимах можно вводить, редактировать и форматировать текст. Шестой режим просмотра - этопросмотр перед печатьюсразу нескольких страниц в том виде, как они будут напечатаны, но в этом режиме нельзя редактировать документ (в режиме предварительного просмотра с документом удобно работать с помощью кнопок специальной панели инструментов, которая располагается в верхней части экрана).

Режимы просмотра документа (“Обычный”, ”Структура”, ”Главный документ”, ”Разметка страницы”, “Во весь документ”) можно задать через команды меню “Вид”. Режим “Предварительный просмотр” можно задать через команду меню “Файл, Предварительный просмотр”. Режимы просмотра “Обычный”, “Разметка страницы” и “Структура” можно задать также с помощью кнопок управления режимом просмотра на горизонтальной полосе прокрутки слева.

Отображение документа на экране можно также масштабироватьс помощью команды “Вид, Масштаб”. Изменить масштаб отображения можно также с помощью панели инструментов. Значение коэффициента масштабирования может быть от 10% до 200%. 200% соответствует увеличению в два раза, а 10%- отображению в одну десятую натуральной величины. Можно ввести и произвольный коэффициент масштабирования в окне поля ввода. В “Обычном” режиме коэффициент масштабирования по умолчанию - 87%, а в режиме “Разметки страницы” - 75%. В режиме “Разметки“ можно увидеть одну или несколько страниц сразу (команда “Вид, Масштаб”, переключатель “Целая страница” или “Несколько страниц”)

Перемещение внутри документа. Перемещаться можно с помощью клавиатуры (клавиши со стрелками, <PageUp>, <PageDown>, <Home>, <End>, сочетание клавиш). Но можно перемещаться и с помощью мыши (чтобы переместить точку вставки с помощью мыши, нужно указатель мыши переместить в нужное место и щелкнуть там левой кнопкой, вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки позволяют с помощью мыши очень просто прокручивать документ, чтобы была видна новая область, бегунок при этом показывает положение отображаемого в данный момент экрана относительно полной длины и ширины документа).

Выделение.Выделение можно выполнить как с помощью мыши, так и с помощью клавиатуры. Выделять текст с помощью мыши просто и удобно. Выделить можно любое количество текста, от одного символа до всего документа. Для выделения можно использовать клавиатуру совместно с мышью.Чтобы выделить небольшое количество текста, надо нажать левую кнопку мыши, когда указатель мыши находится в начале выделяемой области, и протащить указатель мыши, удерживая кнопку нажатой, до конца выделяемой области, кнопку отпустить. Чтобы выделить все, начиная от текущей точкивставки до некоторойотдаленной позиции, надо поместить указатель мыши в начало выделяемой области, нажать клавишу <Shift> и при нажатой этой клавиши прокрутить текст до нужного места и щелкнуть мышью в конце выделяемой области. Выделение некоторых элементов текста:

1. слово - двойной щелчок по слову

2. предложение - одинарный щелчок по предложению при нажатой и удерживаемой клавише <Ctrl>

3. строка - одинарный щелчок слева от строки в области выделения (область выделения - это пустая область слева от основного текста) (<Shift>+с помощью клавиатуры)

4. несколько строк - перетаскивание указателя мыши по области выделения

5. абзац - двойной щелчок в области выделения рядом с абзацем

Выделенный текст можно удалить, переместить, скопировать. Удалить выделенный текст можно либо нажав клавишу <Del>, либо команда меню “Правка, Удалить”.Принцип перемещения заключаетсяв том, что выделенный текст или объект “вырезается” из того места, где оно находится, а затем “вставляется” в новое место. Операцию перемещения можно осуществить следующим образом: с помощью команд меню “Правка, Вырезать” или кнопки на панели инструментов “Стандартная” “Удаление в буфер” поместить выделенный фрагмент в Буфер обмена, затем переместить точку вставки в то место, куда надо переместить выделенный фрагмент, выбрать команду “Правка, Вставить” или нажать кнопку на панели инструментов “Стандартная” “Вставить из буфера”. Выделенный фрагмент появится в новом месте.Копирование подобно перемещению. Разница состоит в том, что исходный фрагмент остается на месте, а в новое место вставляется его копия. Только используются команды меню “Правка, Копировать”, кнопка на панели инструментов “Копировать в буфер”, все остальное аналогично перемещению. Копировать и перемещать выделенные фрагменты можно не только в пределах одного документа, но и в другие документы.

Копировать и перемещать можно и с помощью контекстного меню, используя правую кнопку мыши.

Команды перетаскивания и копирования с помощью мыши. Эти команды выполняются при помощи мыши и позволяют одним движением мыши сделать то, на что потребовалось бы много нажатий клавиш. Например, для перемещения выделенного текста, нужно всего лишь выделить текст, поместить указатель мыши в выделенную область, нажать левую кнопку мыши и перетащить выделенную область в нужное место. Команда копирования выполняется точно также, только при нажатой клавишеCtrl. Эти команды устанавливаются по следующей цепочке (“Сервис, Параметры, Правка”, флажок “Использование перетаскивания текста при правке”, если этот флажок установлен, то эти команды срабатывают, в ином случае они не работают)

Перенос слов. Перенос слов позволяет выровнять правую границу текста и уменьшить пробелы между словами в абзацах, выровненных по ширине. Команда “Сервис, Расстановка переносов” позволяет автоматически расставить необязательные переносы по всему документу. При этом анализируется первое слово в каждой строке и, если это слово может быть перенесено, то в него вставляется необязательный дефис. После этого первая часть слова переходит на предыдущую строку. Необязательные переносы печатаются только тогда, когда они появляются в конце строки при фактическом переносе слов.

Отмена правки.Если при редактировании была допущена ошибка, то последнее действие можно отменить с помощью команды “Правка, Отменить”. Например, вы ошибочно удалили объект. Тут же надо выполнить команду “Правка, Отменить”. Ошибочное действие будет отменено.

Буфер обмена. Фрагмент текста или графики, к которому применены команды перемещения и копирования, загружаются в специальную область памяти, называемую Буфер обмена. Буфер обмена хранит свое содержимое, пока в него не будет помещено новое содержимое с помощью команды копирования или перемещения. С помощью Буфера обмена можно перемещать и копировать текст и графику как внутри документа, так и в другие приложенияWindows.

Перемещение текста. Фрагмент текста или графическое изображение “вырезается” из того места, где оно находится, а затем “вставляется” в новое место. Операцию перемещения можно произвести с помощью команд меню, комбинаций клавиш или панели инструментов.

Копирование текста. Копирование подобно перемещению. Разница состоит в том, что исходный фрагмент остается на месте, а в новое место вставляется его копия.

Разбивка документа на страницы. По умолчаниюWordдляWindowsразбивает документ на страницы после каждого изменения.Wordопределяет, сколько текста поместится на страницу, и вставляет мягкий разрыв страницы, который выглядит при обычном режиме просмотра как тонкая пунктирная линия, а в режиме просмотра разметки страницы как край страницы. Это средство называется фоновая разбивка на страницы (“Сервис, Параметры”, вкладка “Общие”, флажок “Фоновая разбивка на страницы”).