5. ТЕХНОЛОГИЯ И ТЕХНИКА УПРАВЛЕНИЯ

5.1. Управленческая информация ее виды

Технологией управления называют комплекс методов по обра-

ботке управленческой информации с целью принятия, фиксации и реализации управленческих решений.

Под информацией понимают совокупность сведений, определяющих уровень наших знаний о процессах, явлениях, событиях, фактах и их взаимосвязях. Информация необходима в любой деятельности человека. Управленческая информация это совокупность сведе-

ний, характеризующих состояние, поведение, результаты де я- тельности и перспективы развития объекта управления, окруж ающей среды и самой подсистемы управления. Информа-

ция существует в виде данных, представляющих собой набор конкретных значений, количественных и качественных параметров, характеризующих тот или иной объект. Данные становятся информацией, когда они являются новыми для получателя, позволяют устранять неопределенность сложившейся ситуации, необходимы для принятия решения (другими словами, когда данные приняты, поня-

ты и признаны полезными для дела). Процесс управления реали-

зуется через информацию . Работу аппарата управления можно рассматривать как совокупность процессов преобразования и движения информации. Ценность управленческой информации определяется степенью влияния ее на функционирование и развитие объекта управления.

Информационный процесс включает получение, хранение, поиск, передачу, обработку, отображение, выдачу информации. В

информационном процессе используются различные технические средства, которые значительно расширяют возможности человека по выполнению информационных операций. В результате обработки информации меняются ее содержанке, объем, форма представления,

носители. Наиболее важным и сложным процессом обработки

информации является принятие управленческого решения. Информация является предметом, частью средств, результа-

том управленческого труда. Поскольку информация требует затрат труда, то она может служить и предметом купли-продажи.

Управленческая информация может быть классифицирована

по ряду признаков:

а) по форме представления: документированная, закрепленная в определенных документах, являющихся носителями информации; недокументированная – устная информация, хранимая в памяти человека;

56

б) по продолжительности использования различают постоян-

ную информацию, служащую в течение нескольких циклов управления (различные нормы и правила, информация о кадрах, основных фондах и т. д.) и переменную (разовую) информацию, применяемую лишь в одном цикле управления;

в) по степени полноты различают информацию полную, достаточную для принятия тех или иных решений, неполную, когда ее не хватает, и избыточную, когда имеется излишняя информация;

г) по достоверности информацию делят на достоверную, пра-

вильно отражающую реальные факты, ошибочную, когда в данных встречаются непроизвольные ошибки, обусловленные неисправностью выдающего информацию прибора, недостаточной внимательностью человека, нечетким оформлением документа, и ложную, когда денные преднамеренно искажаются с целью обмана;

д) по степени обработки информация бывает первичной, фор-

мируемой в источнике ее образования (накладная на получение материала, наряд на выполненную работу, путевой лист), и производной, получаемой в результате обобщения первичной информации. Во избежание искажений, правильной организации получения первичной информации, фиксированию ее в документах, безошибочной передаче следует уделять особое внимание;

е) по сфере обращения информацию делят на внешнюю, т. е.

поступающую в учреждение из внешних организаций и отправляемую им же, и внутреннюю, создаваемую и используемую внутри учреждения;

ж) по подсистемам производства, к которой относится информа-

ция, её делят на техническую (технологическую), организационную, экономическую и социальную;

и) по общим функциям управления выделяют информацию: директивную, учетную и отчетную, контрольную, плановую, регулирующую, аналитическую, оценочную;

к) по специальным функциям – о функционировании и разви-

тии производства, о производстве строительно-монтажных работ, о транспорте, о материально-техническом снабжении и т. д. Одна и та же информация может использоваться для реализации различных функций управления.

Значительная часть информации в строительных организациях до-

кументирована. Документ – это носитель информации, рассчитанный на многократное использование. В документах фиксируются все наиболее существенные решения, а также ход их выполнения, наличие и движение денег и материальных ценностей. Документы служат основой для контроля деятельности предприятия, организации, учреждения, правильности расходования материальных, денежных и других ресурсов.

57

В соответствии с назначением документы могут быть: 1) распорядительными, предназначенными для фиксации и передачи воздействий на управляемую систему (приказы, распоряжения и т. д.); б) информационно-справочными, предназначенными для обмена информацией между органами управления: служебные письма (запросы, ответы, просьбы, напоминания, заявки, информационные письма), служебные, докладные и объяснительные записки, акты, объявления, сообщения; в) исполнительными, в которых отражаются результаты выполнения планов, приказов, распоряжений (это все виды отчетов); г) претензионными, выражающими претензии к смежным предприятиям по поводу невыполнения ими своих обязательств по договорам и т. п. (рекомендательные письма, исковые заявления и др.); д) регламен-

тирующими.

Служебными называют документы, которые составляются от

имени предприятия, организации, учреждения и подписываются их полномочными представителями.

Деятельность по оформлению документов и выполнению всех операций, обеспечивающих движение документов в процессе управления, называется делопроизводством. В РФ создана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), которая устанавливает общие правила оформления документов и организацию работы с ними. Важное место в совершенствовании делопроизводства занимает унификация и стандартизация форм документов. Под документооборотом понимается процесс последовательного выполнения операций над документами с момента их создания или получения до исполнения или отправки.

5.2. Техника управления

Техника управления – совокупность различных технических средств, предназначенных для оснащения умственного труда. Она должна способствовать освобождению управленческого персонала от рутинных трудоемких операций, ускорению прохождения информации и, в конечном счете, создавать условия для наиболее полного использования интеллектуальных способностей человека в системе управления.

Существо использования техники управления состоит в преобразовании информации. Обработка информации в процессе управления проходит в несколько этапов. Возможность и эффективность применения техники на различных этапах не одинакова.

На этапах получения, хранения и передачи роль информации вспомогательная и носит технический характер. Логическая обработка информации, необходимая для принятия решения, в меньшей степени поддается механизации, но техническая ее обработка для этих целей в

58

принципе может быть полностью автоматизирована. Средства меха-

низации и автоматизации управленческого и инженерно- технического труда называются оргтехникой.

Технические средства управления обеспечивают механизацию и автоматизацию информационных процессов, создают благоприятные условия для их выполнения. В состав технических средств входят:

аппаратура диспетчеризации и связи, организационная техника и вычислительные машины.

Аппаратура диспетчеризации и связи предназначена для пере-

дачи информации (распоряжений, данных оперативного учета), для контроля и регулирования производства, проведения селекторных (телефонных) совещаний. Эффективность работы аппарата управления зависит от того, какими техническими средствами он располагает для выполнения возложенных на него функций. Уровень развития и состояния средств связи – условие и показатель эффективности всей системы оперативно-производственного управления.

К средствам связи предъявляют следующие требования: до-

стоверность, определяемая степенью соответствия принятого сообщения переданному; надежность, характеризуемая отсутствием отказов оборудования при передаче оперативной информации, а также ряд специальных требований; оперативность, характеризуемая скоростью установления связи с минимальной затратой времени; возмож-

ность проведения в трестах и строительных управлениях диспетчерских совещаний с участием ответственных исполнителей, находящихся непосредственно на рабочих местах; приоритетный принцип соединения, обеспечивающий внеочередное вхождение в связь абонента высшей инстанции и др.

Классификацию средств связи в строительстве можно провести по техническому критерию с делением на два вида: проводная и беспро-

водная.

С точки зрения производственного назначения средства оперативной связи в системах управления строительством классифицируются на следующие группы: оперативно-производственную общего пользования; диспетчерскую; директорскую. Причем, одна и та же техника может применяться в различных по назначению системах связи. Отличие состоит в принципах построения, компоновке технических средств, условиях функционирования и других признаках, обусловленных спецификой того или иного вида связи.

В настоящее время на строительных объектах используются следу-

ющие средства оперативной связи:

А) телефонная связь остается одной из основных и обеспечивается обычно включением в единую автоматизированную сеть связи страны. Ведомственная телефонная связь может быть осуществлена путем установки местной АТС небольшой емкости (до 500 номеров) для

59

обслуживания абонентов в пределах помещения, занимаемого органом управления строительной площадки, населенного пункта. Современ-

ные аппараты снабжены рядом устройств, повышающих их потребительские качества, в том числе:

автонабор – программа, позволяющая ввести до 60 постоянных номеров;

громкое воспроизведение телефонных разговоров, позволяющее слышать переговоры лицами, находящимися в данном помещении;

временная задержка в переговорах для ответа второму абоненту с сохранением связи;

идентификация входящего номера позвонившего;

автоответчик, позволяющий оставить сообщение в случае отсутствия владельца на месте;

включение двух аппаратов по схеме «директор-секретарь»; беспроводная трубка телефона – одно из наиболее удобных

устройств для линейного работника при работе на небольшом объекте, где он может пользоваться им в радиусе не более 200–250 м от места установки аппарата; связь трубки с аппаратом обеспечивается встроенной антенной; для более качественной слышимости и максимальной дистанции действия в США используется выносная антенна на 5–6 м трубе-мачте, закрепляемая на офисе-трейлере;

факсимильная связь через телефонные линии позволяет передавать на любое расстояние документальные сообщения: чертежи, письма, заявки, сводки, таблицы и т. п.

комбинированные аппараты связи соединяют в одном агрегате телефон, факс, сканер и принтер;

сотовые радиотелефоны различных марок, действующие через сети ретрансляционных антенн, охватывающих большую часть территории страны. Этот вид связи стал преобладающим за счет повсеместного распространения и невысокой стоимости Отдельные модели имеют дополнительные устройства: встроенная фотокамера, идентификатор входящего абонента, автонабор, устройство для соединения с компьютером;

спутниковые радиотелефоны обеспечивают связь с территориями, не обеспеченными радио трансляторами (малонаселенные районы Сибири и Севера); недостаток этого вида – высокая стоимость использования;

воки-токи радиотелефоны – принцип действия заключается в выделении каждой радиостанции определенной фиксированной волны УКВ-диапазона; этот вид связи наиболее удобен в пределах стройплощадки; основное достоинство – в постоянной доступности абонентов и экономии времени;

связь через интернет осуществляется в основном, посредством электронной почты – обмена письменными сообщениями (E-mail), но

60

в ближайшей перспективе может стать конкурентом телефону. Большие возможности преобразования и обмена информации предоставляют дополнительные устройства: сканер для считывания текста, принтер, факс-модем и др.;

Б) средства диспетчерской связи предназначены для обслужива-

ния ограниченной части производственного персонала – лиц диспетчерского круга, куда входит руководство строительством, работники, относящиеся непосредственно к строительному производству, и сами диспетчеры.

К диспетчерской связи предъявляются специальные требова-

ния: возможность прямой связи через коммутатор со всеми абонентами диспетчерского круга; связь по соединительным линиям с городскими и международными абонентами; выход на радиостанции для связи с абонентами; выход на радиотрансляционный узел для командно- поисковой связи; удержание абонентов на линии; ведение переговоров с группой абонентов или всеми сразу поочередно или циркулярно (одновременно); передача ведения совещания руководителю; запись на магнитофон отдельных разговоров и совещаний; переход к телефонной связи на громкоговорящую (усиление) при переговорах с внутренними и внешними абонентами; простое и быстрое соединение (голосом, снятием трубки и т. п.)

Для диспетчерской связи используется телефон, радио, громкоговорящая связь и звукозапись, а также весь комплекс производственной связи общего назначения.

Телефонная диспетчерская связь организуется установкой у диспетчера отдельного коммутатора. Схема связи с абонентами может быть лучевой или избирательной. При лучевой схеме ко всем абонентам от коммутатора необходимо проводить отдельные линии связи. При избирательной схеме все промежуточные пункты одного абонентского круга включены параллельно в одну пару проводов. Специальное устройство (селектор) позволяет при необходимости осуществить избирательный вызов, т. е. соединиться с одним из абонентов.

Диспетчерская производственная громкоговорящая связь (ЛГС) необходима для поиска, вызова и связи с производственным персоналом, перемещающимся по территории строительства, передачи команд, распоряжений, объявлений и другой информации одновременно многим лицам, находящимся на своих рабочих местах. Системы этой связи могут быть с центральными усилителями, позволяющими вести лишь одностороннюю передачу, и с абонентскими, обеспечивающими двусторонние громкоговорящие переговоры. Абонентские системы производственной громкоговорящей связи циркулярного типа предусматривают параллельное включение всех абонентов в одну линию. В отличие от циркулярных избирательные системы позволяют старшему группы вести переговоры с абонентскими постами, а последним – между собой. Очевидно, что абонентские избирательные системы более совершенны.

61

Основным оборудованием производственной громкоговорящей связи являются типовые радиотрансляционные узлы, в качестве динамиков используется специальная аппаратура, а также обычные бытовые динамики.

Прямая диспетчерская радиосвязь состоит из приемопередаю-

щих радиостанций, антенных сооружений и источников питания. Производственные радиостанции различают: 1) по роду работы –

дуплексные, которые обеспечивают одновременную работу приемника

ипередатчика (на разных частотах), и симплексные, требующие попеременного включения «Прием» – «Передача»; 2) по диапазону рабочих частот – коротковолновые, применяемые для связи на расстоянии более 250 км, и ультракоротковолновые (УКВ), используемые в радиусе до 50 км; 3) по конструктивному решению – стационарные (для центральных пунктов), мобильные (на автомашинах, кранах, экскаваторах

ит. д.), носимые, портативные и переносные абонентские;

В) директорская связь, являясь разновидностью диспетчерской, отличается лучшим техническим оформлением и меньшим числом абонентов. Директорская связь может обеспечиваться отдельным коммутатором (на 5, 10, 20, 40 номеров), телефонными комплектами местной связи (ТКМС), громкоговорящими установками и другими средствами.

Звукозаписывающие устройства (магнитофоны, диктофоны,

магнитофонные приставки) используют для записи распоряжений, отдаваемых устно, записи совещаний, подготовки материалов для дальнейшей печати на машинке. Магнитофоны, установленные в диспетчерской, рассчитаны на дистанционный и местный режим работы. При местном режиме управление осуществляется диспетчером, а при дистанционном – из помещения оперативных совещаний. Во время их проведения ведущий включает магнитофоны для записи решений или обязательств того или иного исполнителя. На следующем совещании исполнители отчитываются в выполнении предыдущих решений согласно сделанной записи.

Организационная техника. Оргтехника подразделяется на следу-

ющие группы: средства составления текстовых документов; сред-

ства копирования и размножения документов; средства обработки документов; средства хранения, поиска и транспортирования документов; средства административно-произ- водственной связи и сигнализации; мебель и оборудование для служебных помещений.

Средства составления текстовых документов по способу могут быть рукописными, машинописными и акустическими.

Рукописный способ до недавнего времени преобладал на первом этапе создания документа (черновик, оригинал) и при заполнении мно-

62

гочисленных стандартных форм плановой, снабженческой, бухгалтерской, исполнительной и прочей документации.

Сейчас повсеместно применяются машинные способы изготовления документов: персональные компьютеры, пишущие машинки, в т. ч. с электронным оборудованием.

Акустический (звукозаписывающий) способ создания докумен-

тов – один из наиболее современных методов, экономящих время и труд составителя. При этом способе применяются диктофоны или обычные магнитофоны. Их использование экономит время составителя и машинистки.

Средства копирования и оперативного размножения докумен-

тов. Управление, основанное на широком разделении труда, требует многочисленных операций и большого объема работ по размножению документации. Вовремя и в нужном числе экземпляров размноженный доклад позволяет рационально организовать собрание: не тратить время на заслушивание заранее разосланного участникам доклада, а сразу приступить к обсуждению. Если же также заблаговременно разослан проект решения, заседание пройдет еще более организованно и оперативно.

Машины, используемые для размножения документации, условно делятся на две группы: средства копирования и размножения. Первые используются для получения небольшого числа копий, получаемых непосредственно с оригинала. Средства размножения предназначены для получения значительно большего, практически неограниченного числа копий, которые получают не непосредственно с оригинала, а со специально создаваемого промежуточного носителя: шаблона, трафарета, кальки, клише и т. п. Разнообразные варианты копировально- множительной техники используют процессы свето- и термокопирования, микрофильмирования и электрографии.

Оперативная полиграфия – методика и технология издания в короткие сроки по упрощенному типографскому технологическому циклу документации в условиях самой организации или в фирме печатного сервиса. Метод применяется на верхних уровнях управления для тиражирования ведомственных документов (приказов, инструкций, нормативов, технической информации и т. п.) с использованием типографских машин небольшой мощности

Средства обработки документов – машины и устройства для сор-

тировки документов, скрепления бумаг, склеивания конвертов, штамповальные и адресовальные машины используются в учреждениях с большим объемом документооборота.

Средства поиска, хранения и транспортировки документов

включают различного рода картотеки, поисковые системы и средства транспортирования документов.

63

Мебель и оборудование для служебных помещений – один из основных элементов рациональной организации рабочих мест. Последнее время имеется достаточный ассортимент специальной мебели и оборудования для оснащения рабочих мест с учетом требований эргономики.

Существуют и специальные средства оргтехники в оперативном управлении.

К средствам оргтехники диспетчерской службы, широко при-

меняемым в строительстве, можно отнести различные устройства, преобразующие сигналы в удобную для восприятия форму – информацию представления.

Наиболее простыми из таких средств в условиях строительства являются различные электрические световые табло, которые отображают изменение состояния путем высвечивания букв, знаков и других символов.

Для обмена информацией между диспетчером и руководителем может быть использовано телемеханическое световое информаци-

онное табло, состоящее из выносной панели со световыми индикаторами и пульта управления с блоков набора информации, передающего и приемного блоков телемеханического устройства.

Наглядный показ хода выполнения строительных работ может быть осуществлен на диспетчерском операционном графике (стационар-

ном или подвижном), причем наиболее эффективен подвижный график, на котором легко изменить показатели: достаточно переставить условные фишки или флажки.

В строительных организациях применяют также механические графики показателей работы (динопланографы), дающие нагляд-

ное представление о плане и фактическом ходе работ. По мере выполнения той или иной работы цветные ленты или условные фишки перемещаются диспетчером на панели с графиком. Диспетчер быстро может определить, имеется ли отставание от плана, и принять соответствующие меры.

Вычислительная техника. Электронные вычислительные машины (ЭВМ) являются автоматами по математической и логической обработке информации и выполняют наряду с арифметическими операции по классификации, сравнению, выбору следующей операции в зависимости от результата предыдущей. В настоящее время расширяется производство и применение ПЭВМ, мини- и микро- ЭВМ, обладающих малыми габаритами и большими вычислительными возможностями. Выведенные на дисплей тексты можно сокращать, дополнять, вставлять, снимать, заменять. Принтеры могут автоматически печатать созданные, отредактированные или вызванные из памяти документы. ЭВМ могут также распределять задания, контролировать их исполнение, подготавливать материалы для отчетов. ПЭВМ находят применение для автоматизации составления организационно-распоря- дительной, плановой, технологической и других видов документации.

64

Дальнейшим шагом в автоматизации процессов управления являет-

ся создание автоматизированных рабочих мест (АРМ), ориентиро-

ванных на выполнение определенных функций управления. Процесс автоматизации средств связи и переход к средствам электронной коммуникации («электронная почта») дает возможность объединить интеллектуальные АРМы в многоступенчатые системы, охватывающие все уровни управления, и принципиально по-новому организовать работы по получению, регистрации, распределению документов для принятия управленческих решений, доведению их до исполнителей и контролю исполнения.

Применение современных электронных средств для обработки информации дает возможность создавать базы данных, на основе которых организуются многоуровневые автоматизированные архивы рабочих мест, подразделений и аппарата управления в целом. На основе АРМ, баз данных и «средств электронной почты» появляется возможность создавать новые системы автоматизации управленческого труда – «электронные конторы», выполняющие все операции информационного процесса управления в едином технологическом потоке, построенном на основе электроники и вычислительной техники.

Современной тенденцией в компьютеризации управления является создание интегрированных компьютерных систем управления,

т. е. комплекса программ и технических средств, позволяющих полностью автоматизировать сбор, переработку, хранение всего объема информации, необходимой и достаточной для деятельности производственной организации с обеспечением доступа к ней всех заинтересованных участников строительства.

Составной частью системы являются банки данных (БД) – информационный массив централизованного хранения данных и коллективного пользования ими. В состав БД входят одна или несколько баз данных и прикладные программы. Базы данных – совокупность информации, записанной на физические носители (дискеты, СД), организованные по определенным правилам, обеспечивающие принципы и процедуры описания, хранения и манипулирования данными.

Технология системы предусматривает получение входящей информации через интернет, по факсу или ввод любого письменного документа (чертежа, спецификации, табеля учета, рапорта, счета к оплате, фотографии, письма, и т. п.) посредством сканера в файл, соответствующий принятой системе кодирования. Эту процедуру, обязательную для любого входящего (исходящего) документа, выполняет клерк. У него же можно ознакомиться при необходимости с оригиналом документа.

В компании составляется перечень пользователей системы с указанием их прав и обязанностей. Заинтересованные лица и организации могут пользоваться необходимой информацией в любое время в главном офисе, на своем рабочем месте или, при необходимости, дома.

65

Система минимизирует требования к пользователям в части знаний компьютера и работы с программами и базами данных.

Функционирование программ, их поддержка и модификация обеспечивается специалистами-программистами консалтинговой фирмы.

Распечатывание необходимых документов выполняется на принтерах на рабочих местах. С внедрением системы сокращается необходимость в громоздких хранилищах файлов, для хранения используются

CD-ROM.

Система оказывает положительное влияние на всех членов команды, усиливая чувство единства, подотчетности и ответственности. Специалисты на линии, в офисе, подрядчики, проектировщики, поставщики и другие могут постоянно быть в курсе дела, работать с чертежами, файлами и даже с видео в любое время без ограничения в пространстве, без проволочек, потерь времени, что способствует более качественному исполнению своих обязанностей, ускоряет выполнение проекта и повышает эффективность управления.

Автоматизированные информационные системы различаются по виду решаемых задач: информационно-поисковые обеспечивают поиск информации в библиотеке; информационно-справочные выдают информацию по разовым запросам; информационно- советующие выдают варианты возможных решений; информацион- но-управленческие обеспечивают реализацию конкретных функций управления, их называют также автоматизированными системами управления. Различают два основных вида автоматизированных систем: а) организационного (административного) управления и б) управления технологическими (АСУ ТП), транспортными и другими производственными процессами.

Автоматизированные системы организационного управления

создаются в трестах (АО) для автоматизации процессов по реализации определенных функций управления производством, связанных с обработкой большого количества информации. Наибольшее распространение автоматизация процессов обработки информации получила в перспективном и текущем планировании, в учете, контроле, оперативном управлении производством, подготовке производства, управлении материально-техническом снабжением и комплектацией, транспортом, кадрами и др.

Автоматизированные системы управления технологическими процессами – это системы, в которых на основе ЭВМ и других средств автоматизации осуществляется обработка производственной информации с целью обеспечения оптимального управления этими процессами, например, процессами приготовления бетонной смеси, термообработки железобетонных изделий. Здесь объект управления – орудие труда (машина, комплекс машин).

Широкое применение находят системы автоматизированной обработки информации при проектировании строительных объектов (САПР).

66