3. Основные типы документов

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.

Деловая переписка делится на внутреннюю и внешнюю. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной.

Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов. Ниже приводится таблица видов документов.

Таблица 3

Виды документов

Организационно-распорядительные	Информационно-справочные	Частные деловые бумаги
Закон Постановление Приказ Устав Положение	План Акт Протокол Отчет Деловое письмо	Автобиография Расписка Заявление Доверенность Характеристика

Документы должны оформляться и составляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). Вид документа должен соответствовать данной ситуации и компетенции учреждения. Форма документов разных видов унифицирована.

Многие документы состоят из отдельных элементов – реквизитов, набор которых определяется видом и назначением документа.

Таблица 4

Перечень реквизитов

Комментарий

Адресант Адресат Дата Наименование документа Подпись

Наименование отправителя документа - наименование учреждения в форме именительного падежа (ч т о?) - указание должности лица в форме дательного падежа (к о м у?) - фамилия, имя, отчество лица в форме дательного падежа (к о м у?) Записывается арабскими цифрами из 6 знаков: число, месяц, год (например: 03. 06. 95 г.) Пишется посередине строки с прописной буквы на любом виде документа, кроме служебного письма, без точки

В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой – выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Для облегчения восприятия информации рекомендуется начать документ с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями.

Некоторые документы могут состоять из одной части: заявление, приказ, письмо.

Документы неоднородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляют документы, в которых единообразной является не только форма, но и типовое содержание, например паспорт, дипломы и аттестаты об окончании учебных заведений, бухгалтерские счета и т.д. Эти документы важны по содержанию и назначению, имеют массовое распространение и длительное действие.

В другую группу входят документы более частного характера, с ограниченной областью применения и кратковременным действием. Эти документы имеют унифицированную форму, но вариативное содержание, то есть могут значительно различаться по имеющейся в них информации. Некоторые виды таких документов указаны в кратком толковом словаре.