8.4. Краткий словарь документов

Организационно-распорядительные:

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основании коллегиальности, а также правительственными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях решения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания постановления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом – ПОСТАНОВЛЯЕТ, например:

В целях повышения собираемости налогов Руководство строительных компаний

ПОСТАНОВЛЯЕТ: …

Приказ – распоряжение руководителя, основной распорядительный служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. В деятельности организации различаются приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу. Приказы оформляются на специальном бланке. Бланк можно определить как лист бумаги с воспроизведенными на нем типографским способом постоянными реквизитами или их частями. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Заголовок, обязательный реквизит приказа, должен быть кратким и четко отражать основное содержание документа. При этом строится заголовок по схеме «о чем?», например:

О поощрении

Затем идет распорядительная часть документа, которая делится на две части.

В первой части распорядительного документа указывается основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица и начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами, без разрядки, с новой строки, от края левого поля. При этом пункты, которые включают управленческие действия распорядительного характера, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию в составе …

2. Назначить Н.Н. Иванова председателем комиссии.

Если же задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Директору управления по нанотехнологии г. Петрову М.И. подготовить предложения по составу группы сотрудников создаваемого подразделения.

2. Бухгалтерии управления открыть расчетный счет.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Например:

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Или: контроль за исполнением приказа возложить на первого заместителя директора Быкова А.И.

Образец приказа.

Министерство образования и науки Российской Федерации

Воронежский государственный архитектурно-строительный университет

П Р И К А З

От 10.05.11. №123-Б

О поощрении профессорско-

преподавательского состава

В соответствии с представлениями

ПРИКАЗЫВАЮ:

За активную научную работу наградить грамотой

Иванова Бориса Алексеевича, ст. преподавателя кафедры органической химии;

Косыгина Александра Ивановича, доцента кафедры теоретической механики.

Ректор университета И.С.Суровцев

Информационно-справочные документы:

Акт – документ, содержащий запись о каком-либо юридическом факте. Составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей. В вводной части акта указываются распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившие причиной составления акта, его номер и дата. В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения.

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Акты составляются при передаче материальных ценностей; списании пришедшего в негодность имущества; в случае несоответствия заявленных в сопроводительных документах ценностей, документов и их наличия, при проверке работы организаций и служб и т.д. Например:

АКТ НЕСООТВЕТСТВИЯ

21 декабря 2010 г. г. Воронеж

Настоящий акт составлен на основании того, что при вскрытии бандероли, отправленной 11 декабря с.г. из Липецкого авиастроительного объединения «Полёт» в Воронежский архитектурно-строительный университет, не обнаружено приложение 2 («Чертежи на 6 листах»).

В связи с вышеизложенным просим Вас выслать недостающее приложение 2.

Старший уполномоченный делопроизводства (подпись)

Делопроизводитель (подпись)

Справка – документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки могут содержать сведения служебного характера, например, о начислении заработной платы, информацию о предъявителе, чаще всего выборочные анкетные данные (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, стаж работы в последней должности, сведения об образовании и т.д.).

Как и любой документ, справка включает определенный набор реквизитов, оформляемых соответствующим образом. Наименование документа оформляется заглавными буквами посередине листа на два интервала ниже углового штампа организации. Основной текст излагается с соблюдением определенных правил последовательности, с использованием типовых моделей: Дана (фамилия, инициалы или полные имя и отчество) в том, что...,

Сведения об организации, для которой выдана справка, размещаются на один интервал ниже основного текста:

Выдана для предъявления в отдел кадров

Сведения о сроке годности справки размещаются на один интервал ниже сведений об организации:

Справка действительна в течение 10 дней. Или:

Справка действительна в течение 2011 года.

Реквизит «Подпись» включает должность, личную подпись. Подпись заверяется печатью организации.

Служебная записка – документ, который адресован руководству и в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов служебных записок: докладные, объяснительные, обзорные, информационно-статистические.

В докладной записке кратко освещаются конкретные служебные вопросы, раскрывается их действительное состояние. Приводимые факты дополняются кратким анализом их содержания.

Главное содержание информационно-статистических записок составляют цифры, данные, располагаемые наиболее наглядным, удобным для восприятия образом (в форме таблиц, графиков и т.п.). Служебная записка, как правило, состоит из заголовка, сведений об адресате и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика.

Образец служебной записки:

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Исполнительному директору

г. Боровому Н.И.

15 марта 2011г.

Корректировка штатного расписания на 2011 г.

Согласно Вашим указаниям от 20 февраля с.г., мною проведен анализ эффективности работы сотрудников отдела снабжения в III квартале прошлого года (приложение 1 к настоящей «Записке»).

Результаты анализа подтверждают необходимость увеличения штатных сотрудников хозяйственного управления в связи с расширением объема транспортировки товара.

Расчет обеспечения работников мобильными средствами связи дан в приложении 2.

Расчет-обоснование подготовлен и может быть передан Вам после соответствующего распоряжения.

Старший консультант отдела

правового обслуживания Ю.М. Михайлов.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Например:

Декану строительного

факультета

проф. Мешкову М.Н.

студента группы 145

Воробьева Ю.Л.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

В течение 10 дней я отсутствовал на лекциях по истории архитектуры в связи с отъездом домой по семейным обстоятельствам

Телеграмму из дома прилагаю.

Подпись Ю.Л. Воробьев

Деловое письмо – документ, используемый для передачи информации на расстояние, служащий средством общения между учреждениями, а также между учреждениями и частными лицами. Переписку, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятия, принято называть деловой корреспонденцией. Письма, составленные при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения, относят к коммерческой корреспонденции (письма-запросы, письма-претензии и ответы на эти виды писем).

Служебное письмо

Инициативное Ответное

письмо-запрос ответ на запрос

письмо-предложение письмо-извещение

письмо-приглашение письмо-подтверждение

письмо-рекламация письмо-отказ

письмо-напоминание

письмо-рекомендация

гарантийное письмо

благодарственное письмо

сопроводительное письмо

Охарактеризуем некоторые виды деловых писем.

Письмо-запрос – это документ, содержащий просьбу дать необходимую информацию, прислать образцы товара и т.д. Такое письмо может быть составлено от 1-го лица множественного числа или от 3-го лица единственного числа. Содержательные аспекты запроса раскрываются с помощью устойчивых языковых моделей. При составлении письма-запроса могут быть использованы следующие стандартные выражения:

Просим выслать нам предложение на поставку…

Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы…

Будем весьма признательны, если Вы сообщите нам…

Мы хотели бы знать, когда…

Желательно, чтобы поставка была произведена в течение…

Образец письма-запроса

01.01.2011. №20-345/281 ЗАО «Подшипник»

О запросе предложения

на подшипники

Уважаемые господа!

На основании Торгового соглашения, заключенного в г. Воронеже 04.12.2010, просим прислать нам Ваше предложение на 500 подшипников марки… с поставкой в течение 1 квартала 2011 г. ежемесячно.

Поставка должна быть произведена на условиях ________________

Заранее благодарим,

директор по коммерции И.И.Степанов.

Письмо-ответ – это документ, содержащий решение (принятие или отказ от предложения, поступившего ранее). В случае отказа в начале письма должна быть приведена корректная мотивировка:

В связи с недостатком времени (продукции на складе)…;

К сожалению, в настоящее время не представляется возможным…;

Просим Вас отложить решение вопроса до…

Гарантийное письмо – документ, в котором подтверждаются обещанные условия оплаты, поставок товара, сроки проведения работ и т.д. Если речь идет о финансовых обязательствах, гарантийное письмо подписывают руководитель ответственной организации и главный бухгалтер. На гарантийное письмо должна быть поставлена основная печать организации. Возможные модели предложений:

Университет гарантирует оплату по безналичному расчету;

Гарантируем проведение указанных работ в следующие сроки.

Сопроводительное письмо – документ, который подтверждает факт отправки документов в случае, когда требуется пояснить, с какой целью направляется основной документ, какая работа должна быть с ним произведена и в какие сроки. Сопроводительное письмо должно быть кратким и начинаться со слов: «Направляем Вам…». Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о приложении. Приведем примерный текст такого письма:

Направляем Вам предварительно согласованный договор о сотрудничестве между нашими учебными заведениями.

Просим подписать, заверить печатью и выслать нам один экземпляр.

Приложение: на 2 листах в 2 экз.

Частные деловые бумаги:

Заявление – служебный документ личного характера, который регламентирует отношения отдельного гражданина с должностным лицом или организацией. Заявление содержит узкую, личную информацию, которую составитель доводит до сведения должностного лица. Назначение заявления – обеспечить физическим лицам реализацию их гражданских прав. В тексте заявления просьба, как правило, представлена предложением «Прошу разрешить мне (посещать занятия) или (досрочную сдачу экзаменов).

Образец заявления:

Декану механического факультета

проф. Панасенко Н.К.

Труфанова С.С., студента 1-го

курса, группы – 111

заявление.

Прошу разрешить мне досрочную сдачу экзаменов в связи с тем, что в июне я буду работать в строительном студенческом отряде.

Подпись 10 мая 2011г.

(Документы, подтверждающие заявление, прилагаются)

Доверенность так же, как и заявление, относится к документам личного характера, но имеет свои содержательные и структурно-языковые особенности. Доверенность – это документ о предоставлении доверенному лицу права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).

Служебная доверенность составляется от имени юридического лица, она должна быть подписана руководителем (или уполномоченными должностными лицами) и заверена печатью организации. Доверенность должна содержать регистрационный номер. Если срок доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение одного года со дня выдачи.

Личная доверенность составляется физическим лицом, она должна быть удостоверена в нотариальном порядке.

Образец доверенности:

Д О В Е Р Е Н Н О С Т Ь

Я, студентка 1 курса строительного факультета Воронежского ГАСУ, Сергеева Светлана Викторовна (паспортные данные), доверяю в получении стипендии за сентябрь 2011 года старосте группы Петровой Анне Петровне (паспортные данные).

Подпись 01.09.2010 г.

Подпись Сергеевой С.С. удостоверяю

декан строительного факультета

Трутнев В.В.________________________

Дата

Печать

Автобиография – это документ, содержащий социально значимые сведения из жизни автора. Основная функция этого документа – предоставление полной информации о физическом лице при приеме на учебу или работу.

Автобиография включает в себя следующие реквизиты:

1. Наименование документа;

2. Текст документа, содержащий сведения о составителе (фамилия, имя,отчество, полная дата, место рождения), сведения об образовании (когда, в каких учебных заведениях учился или учится, когда закончил учебу); сведения о местах работы с указанием времени и названий учреждений; сведения о составе семьи (Ф.И.О., год рождения, место работы матери и отца); сведения о собственной семье; домашний адрес составителя, телефон.

3. Подпись;

4. Дата.

Текст документа достаточно развернутый, свободный по форме. Такой

текст характерен только для автобиографии. Он может быть написан от руки, излагается от первого лица в произвольной форме, причем информация о себе сообщается в хронологической последовательности.